Une GTA boostée par une planification intelligente pour le commerce : l’expérience Coopérative U de Neuville-aux-Bois

À la suite du déploiement de TIMESQUARE, les équipes partagent leur retour d’expérience. Une gestion des plannings et des temps unifiée qui concilie performance opérationnelle et transparence RH.

Mise en relation avec M. Deshayes

Extraits de la vidéo ci-après.

3 points de vente, un projet de gestion des temps et une centralisation des processus

La gestion des la planification et des temps, un enjeu sectoriel de plus de 40 ans

Avec une multitude de métiers (du boulanger à l’hôtesse de caisse jusqu’à l’employé administratif) l’organisation est soumise à une grande amplitude horaire : 5h00 le matin à 20h00 le soir.

TIMESQUARE, la suite logicielle GTA tout en un

L’écosystème : 3 points de vente, 1 GTA

• Le magasin historique (Neuville-aux-Bois) : 4 800 m², plus de 145 collaborateurs, ancré dans le territoire depuis plus de 40 ans.
• Le second point de vente : 1 600 m², une quarantaine de collaborateurs, situé à 10 kilomètres.
• Le troisième point de vente (U Express) : 600 m², 10 collaborateurs, ouvert depuis 6 ans.

Le projet : En finir avec la dispersion pour unifier les processus GTA de A à Z

Timesquare, la solution pour centraliser les processus de GTA

Avant le déploiement de la solution de Holy-Dis, la gestion des plannings rimait avec hétérogénéité et risques d’erreurs, un grand classique de la grande distribution.

« Notre première motivation était d’avoir un seul et même outil, et non plus des tableurs Excel enregistrés à de multiples endroits avec un outil de planification d’un côté et un outil de gestion du temps de l’autre. C’était un peu comme ça qu’on fonctionnait avant : il y avait des disparités et il pouvait y avoir des erreurs. Aujourd’hui, avec un seul et même outil, on fait tout de A à Z, de l’intégration du collaborateur à la réalisation de son planning, puis à la gestion des absences qui remonte directement en paie, sans ressaisie de données ni sources d’erreurs. »

Edouard Deshayes, PDG des magasins U

Pour la direction, la force de TIMESQUARE réside également dans son adoption par l’ensemble des équipes grâce à une interface conviviale et ergonomique, partagée par les employés, les managers, la responsable RH et le chef d’entreprise.

Une organisation bien huilée : Du prévisionnel au réalisé

Le processus de gestion des temps du groupement Coopérative U suit un cycle hebdomadaire rigoureux et collaboratif, qui redonne de l’autonomie au terrain tout en centralisant le contrôle.

La GTA doit répondre à une vision de terrain propre aux commerces et grande distribution

Le rôle clé des managers et de la validation RH

Aujourd’hui le manager de rayon crée le planning initial sur TIMESQUARE, l’ajuste, puis l’édite pour diffusion à la semaine. Une fois la semaine de travail écoulée, le planning est signé par le collaborateur avec les corrections à apporter. Ce sont les delta de temps travaillés en « plus » et en « moins » liés aux retards ou aux heures non prévues. C’est à ce moment-là que Florence, Responsable RH, intervient pour la clôture :

« Tous les lundis matin, je récupère les plannings qui ont été vérifiés par les collaborateurs et corrigés par le responsable. Je modifie tout cela dans « le réalisé » sur TIMESQUARE, puis je valide. Ce qui est important, c’est que le collaborateur peut voir en temps réel ses « plus » et ses « moins ».

Du côté RH, c’est extrêmement pratique : nous avons la possibilité de personnaliser entièrement le tableau de suivi de la gestion des temps. On y intègre ce que l’on veut pour obtenir un visuel immédiat des informations capitales pour l’équipe. »

— Florence, Responsable RH

Ligne de caisses : Concilier équité des équipes et optimisation des VHD

En ligne de caisses, la planification doit s’aligner précisément sur les flux clients tout en garantissant une équité parfaite dans la répartition des contraintes.

Aujourd’hui, nous lançons nos plannings depuis TIMESQUARE. Cela nous permet de couvrir, chaque jour, le nombre exact de personnes dont nous avons besoin. Le tout en respectant l’équité : les jours travaillés en demi-journée ou les jours de repos programmés sont scrupuleusement respectés. Cela nous permet d’optimiser au maximum notre planning horaire et nos VHT. C’est un outil sur lequel on peut véritablement tabler.

— Nadia, Responsable Caisses

Au Drive : La réactivité au cœur de la gestion des pics de commandes

La flexibilité offerte par l’outil se traduit concrètement sur le terrain, notamment au pôle Drive lors des opérations commerciales où les volumes de commandes explosent.

Avec l’application TIMESQUARE, nous pouvons suivre nos horaires et prévoir si nous pouvons moduler notre temps de travail. Par exemple, lors de la récente opération « les 10 % », nous avons fait face à un afflux massif où nous sommes montés à plus de 170 commandes. Grâce à l’application, nous avons pu vérifier qui commençait plus tard le vendredi pour voir si l’on pouvait avancer des horaires, et ainsi réaffecter les collaborateurs sur des plages horaires plus adaptées pour absorber l’activité.

— Océane, Préparatrice de commandes au DRIVE

Sécurité juridique et adaptabilité : Les clés du succès d’un projet GTA avec TIMESQUARE

Pour conclure, Edouard Deshayes rappelle qu’un projet de GTA réussi repose avant tout sur une bonne phase de préparation en amont et sur l’adaptabilité du logiciel aux règles de l’entreprise.

Avec TIMESQUARE, vous allez gagner en légalité, notamment grâce au contrôle automatisé des amplitudes horaires. L’outil simplifie les processus et évite les oublis ou les erreurs de saisie depuis le planning jusqu’à la paie.

Ce qui est hyper important, c’est de bien préparer son projet en définissant clairement ce que l’on veut. L’avantage d’Holy-Dis, c’est que la solution s’adapte précisément à l’organisation de l’entreprise et à son fonctionnement.

— Edouard Deshayes, PDG des magasins