HR Path vous accompagne dans l’amélioration de la performance de votre fonction RH. Nos experts en transformation RH et digitale interviennent tout au long de l’évolution de votre organisation et de ses impacts sur votre SIRH.
PODCAST – Gestion des plannings, processus GTA, AMOA et transformation : Comment faire les bons choix ?
Nous recevons aujourd’hui Directrice de la practice conseil en transformation GTA et Agnès Ricoux, Consultant de la practice conseil en transformation GTA. Au cœur de sa mission de conseil, HR Path assure à ses clients le déploiement de processus et solutions SiRH / GTA performants. Le cabinet HR Path propose une expertise Métier (Solutions de Conseil) et une expertise Produit.
Comment concevoir et planifier un projet d’équipement en Planification et GTA ?
La démarche de projet SiRH GTA par objectifs est un gage de réussite. Lors de ce type de projet structurant il faut aligner l’investissement des individus et des équipes sur les objectifs stratégiques de l’organisation. En effet, le capital humain est le principal facteur clé de succès d’une entreprise sur son marché.
L’AMOA (Assistance à maîtrise d’ouvrage) est l’un des trois piliers qui interviennent dans la gestion des projets informatiques avec la MOE (Maîtrise d’Œuvre) et la MOA (Maîtrise d’OuvrAge).
Le Temps d’une pause ! Thé ou café ?
Bienvenue sur notre série de podcasts Thé ou café ? qui met en lumière l’actualité de notre écosystème. Découvrez une série d’entretiens avec des experts de l’efficacité organisationnelle et de la digitalisation : SiRH, relation clients, management, solution paie, conseil, éditeur de logiciels, cloud.
Le texte qui suit est une retranscription du contenu de l’enregistrement.
Une organisation repose sur la bonne suite d’outils GTA & Planification – SiRH
On parle souvent d’AMOA. Le projet SiRH en gestion des plannings et des temps, comment arrive-t-il chez vous ? Et à quels moments de la vie du projet vous parviennent-ils ?
Nous accompagnons nos clients durant toutes les étapes de réflexion autour de la GTA et de la gestion des plannings.
Soit dès la définition de la trajectoire SiRH pour accompagner nos clients à poser la feuille de route de leur SiRH et répondre aux enjeux de transformation de la fonction RH, de la Direction Générale mais aussi aux enjeux business de l’entreprise.
Nos équipes interviennent également durant les phases d’appel d’offre afin de d’aider nos clients à sélectionner le ou les futurs partenaires qui sauront répondre à ces enjeux.
Et enfin, nous pouvons également participer à toutes les phases d’un projet, que ce soit sur les aspects de pilotage ou d’accompagnement méthodologique, mais aussi pour apporter du renfort dans les activités de conception de la nouvelle solution, de tests, de mise en production, et même sur le run une fois le nouveau SiRH déployé.
Le projet est dépendant de l’investissement côté client
Il est important de noter que lorsqu’une entreprise réalise un projet d’intégration SiRH, et plus particulièrement l’intégration d’un logiciel de GTA / planification, l’expérience montre qu’au final la charge côté client est quasiment équivalente à la charge de l’éditeur/intégrateur. Il faut donc trouver les compétences et expertises à mobiliser sur les différentes phases du projet qui aient la disponibilité nécessaire comme nous venons de l’évoquer.
Et ce projet, il est parfois né d’une idée, presque d’un rêve qui projette un résultat attendu. Mais dans la réalité, comment est-il formalisé dans ses ramifications au cœur de l’organisation ?
Dans tous les projets SIRH, il est indispensable de dresser la cartographie des « personae » qui vont être impactés par la transformation, un outil de gestion des plannings et des temps touche toutes les populations d’une entreprise :
- Les collaborateurs (un nouvel outil peut permettre de mieux gérer l’équilibre vie pro /perso, d’assurer davantage d’équité au sein de l’équipe)
- Les managers (via le pilotage opérationnel, les activités, la production)
- La file RH (respect de la légalité, l’alimentation de l’outil de Paie, GRH, formation & compétences)
- La direction générale (pilotage, gouvernance et projection)
Il est donc indispensable d’identifier des référents pour chaque partie prenante :
- Les champions ou sponsors qui portent la vision de l’entreprise
- Les RH (garants du respect du régalien notamment)
- Des opérationnels / managers
- Et aussi bien sur des représentants de la DSI
Ces référents permettent d’embarquer toute l’entreprise dans le projet, ils garantissent que les décisions et validations à venir représenteront l’ensemble des parties prenantes.
Explorer les besoins et attentes des acteurs de terrain
On ne construit pas un outil de planning ou de gestion des temps en restant au siège d’une entreprise. Lorsque nous travaillons les objectifs d’un projet de GTA et planification, nos équipes vont toujours interviewer le terrain (collaborateurs, managers, file RH quand elle est décentralisée) afin de prendre en compte les attentes, les irritants et les contraintes de chacun.
Notre certitude est qu’un tel projet doit permettre in fine de redonner du temps aux opérationnels pour se concentrer sur les activités business. Cela passe par de nouveaux gestes métier, de nouveaux processus, un dispatch clairement défini des rôles de chacun pour simplifier et optimiser le temps passé à la gestion des plannings d’équipes. On peut évoquer par exemple l’installation de badgeuse pour capter les temps réalisés, la mise en place d’un rôle de planificateur centralisé ou la remise à plat des validations entre managers et RH.
AVIS D’EXPERT MARKESS – Vers une gestion des temps hybride et collaborative pour mieux travailler ensemble
Formaliser les étapes et les critères de décisions dans un projet de Gestion des Temps – SiRH
Ce type de projet est structurant et demande une remise en question de son organisation. Donc très souvent cela revient à « sortir » de sa zone de confort pour créer une zone plus confortable ?
La mise en place d’un nouvel outil nécessite de passer par différentes phases. Structurer le déroulement du projet par étapes va permettre de s’assurer une meilleure appropriation et acceptation des nouveaux process et nouveaux gestes métiers. Car dans ce type de projet, même si la cible est effectivement d’apporter du confort et des améliorations, cela passe toujours par des changements d’habitudes et de process.
L’état des lieux pour définir le projet SiRH
La première étape, comme nous l’évoquions tout à l’heure, est la découverte de l’existant : cette phase de collecte passe par des ateliers et des entretiens des référents opérationnels. Pendant cette phase, les intervenants exposent leurs process, les avantages, les inconvénients et leur utilisation des outils actuels. Lors de cette étape, il est primordial de distinguer les routines en place des besoins réels. Un changement d’outil va toujours induire des changements d’habitudes, la cible étant de répondre aux besoins réels, même si le chemin pour y arriver est différent. Cette phase doit permettre également d’établir la liste des priorités.
Respecter le légal est la priorité numéro 1, avoir un bouton dans une couleur bien précise (car c’était la couleur dans l’outil précédent) est beaucoup moins structurant.
Faire des arbitrages et prioriser les objectifs
Une fois les priorités et les besoins métiers identifiés, des choix et des arbitrages doivent être pris pour harmoniser tous les éléments remontés par les référents. Ceux-ci étant différents en fonction du rôle de chacun, il ne sera pas possible de satisfaire toutes les demandes. Il faut alors trouver un consensus pour s’en approcher le plus possible tout en garantissant une cohérence globale.
Les besoins peuvent donc être de différentes natures : pour la hiérarchie c’est :
- la nécessité d’avoir une vue d’ensemble,
- suivre des KPI bien définis,
- et pour certaines grandes organisations, l’uniformisation des pratiques.
Aligner les objectifs aux besoin SiRH opérationnels
A cette vision macro, il va falloir y juxtaposer la vision micro pour répondre aux opérationnels terrains qui peuvent avoir des pratiques qui varient.
A toutes les étapes du projet, la prise en compte des feedbacks est capitale. Les opérationnels doivent se sentir écoutés et si une demande n’est pas possible, il faut apporter des réponses fermes, détaillées et explicites.
C’est pour cela que l’intégration des utilisateurs terrains très tôt dans le projet est un facteur déterminant pour la mise en place de la solution. Cela permet d’identifier les écarts et de pouvoir soit y répondre par des développements spécifiques dans les outils, soit en mettant en place des process particuliers, soit en expliquant les raisons de certains arbitrages pris dans le cadre de la mise en place. C’est pendant les phases de récolte des besoins puis de conceptions des outils et enfin de recettage que les retours des opérationnels vont prendre toute leur importance car ils permettront d’ajuster les process, les paramètres, les configurations, les fonctionnalités tout en posant un cadre pour ne pas faire du sur mesure par entité s’il y a une volonté d’uniformiser les pratiques.
Transformer et adopter de nouveaux usages
Au moment de la prise en main de la solution, la formation et l’accompagnement au changement vont être primordiaux pour que les ends users adhérent aux nouveaux process et prennent en main les nouvelles fonctionnalités. Les opérationnels embarqués dès le début du projet deviendront, au fur et à mesure du déploiement, des ambassadeurs et des relais pour les nouveaux utilisateurs.
HR Path - Des équipes de consultants et conseillers pour mener les projets GTA et planification
Comment choisir telle ou telle solution ? « Best of breed » ou tout intégrée ? Et comment faites-vous la part des choses entre votre rôle en amont et aval du choix de la solution ?
Un point fondamental est qu’il n’y a pas de mauvaises solutions sur le marché. Si c’était le cas, elles auraient disparu depuis longtemps. En revanche, il existe de nombreux outils de GTA / gestion des plannings avec des niveaux de services différents. Il est compliqué sans benchmark préalable de cet écosystème d’identifier quels acteurs et éditeurs SiRH seront effectivement adaptés à tels besoins.
Le meilleur partenaire pour une entreprise sera celui qui répondra à ses enjeux sur le moyen et le long terme. Il est important d’évaluer la capacité de l’éditeur à accompagner les futures évolutions que ce soit en termes d’organisation, de processus métier, d’accords, de réglementaire, d’expansion ou autre.
Pour le client, il faut tenir compte :
- De l’évolution de l’entreprise dans les mois et années à venir (notamment en termes d’effectifs, d’ouverture à l’International)
- Des autres projets du système d’information – SI
- Changements d’autres outils du SIRH (Paie, Talent, Reporting) ou plus largement du SI (annuaire d’entreprise, …)
- Obsolescence matérielle
Ces éléments vont permettre de définir si un outil best of breed ou intégré est préférable et dresser la liste des acteurs (éditeurs / intégrateurs) en capacité de répondre à l’appel d’offre.
La Marketplace Timesquare
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SiRH, GTA et WFM : Une expertise locale dans un environnement global de plus en plus exigeant
HR Path est très présent à l’international, du coup quelle est votre portée internationale et quelles sont vos ambitions ?
HR Path est un acteur global dans le monde des RH. Le cabinet est présent dans 22 Pays et accompagne ses 3000 clients dans tous leurs projets avec des conseils personnalisés.
Notre ambition est de développer nos 3 business lines (Advise – Implement – Run) sur les 3 grandes plaques géographiques (Europe, Amérique et Asie). Notre présence en Europe est déjà forte, c’est pourquoi le groupe se focalise désormais sur les US.
Concernant la branche conseil plus spécifiquement, HR Path Advise c’est plus de 200 consultants et 30M€ de CA. Ces dernières années, nous avons développé nos activités en particulier en Allemagne (via croissance externe), en Espagne et au Portugal (en croissance interne). Nous nous développons également aux US et Canada.
En tant qu’observateur privilégié de notre secteur d’activité, quel sera le prochain must have dans le cadre de la digitalisation RH ?
Embarquer l’IA pour mieux intégrer les attentes de tous les acteurs
L’intelligence artificielle est actuellement dans tous les esprits et au cœur des préoccupations dans tous les secteurs d’activités. Mais alors comment serait-il envisageable d’utiliser cette technologie pour la mettre au service de la planification des ressources ?
En proposant des modélisations de prévisions basées sur des informations passées et à venir. L’intelligence artificielle prédictive, pourrait apporter un gain de temps pour les utilisateurs responsables du calcul de charges et de la définition des besoins.
Automatiser et enrichir le traitement des flux de données
En s’appuyant sur des données statistiques, en anticipant les comportements et en prenant en compte de multiples sources de données tels que les heures d’affluence disponibles dans certains navigateurs, les données météorologiques, des données de flux des différents systèmes de suivi… cette technologie pourrait permettre de calculer et recalculer les charges de travail nécessaires à l’optimisation des plannings. Des algorithmes se relançant régulièrement pour être au plus près de la réalité terrain, permettrait au responsable de disposer de modèles de charges, de tendances, de prédictions des besoins futurs qui serait mis à disposition des managers. N’ayant plus à mener ces actions répétitives, ils se concentreraient alors uniquement sur l’analyse de ses couvertures de charges. Cela permettrait donc de prendre des décisions pour adapter les ressources en fonction des évolutions de la charge.
Normaliser le Social planning
Sans forcément aller aussi loin, l’une des préoccupations majeures des entreprises actuellement est le bien être des employés. Et cela est aussi lié à l’importance de limiter la fuite des talents. Cette tendance est visible au travers de toutes les actions RSE mises en place, dont par exemple la possibilité de travailler des semaines de 4 jours.
Flexibiliser l’accès au Self-Service RH : l’Auto planification
En ce sens, un des leviers est de proposer au collaborateur de devenir acteur de sa planification par le biais des plannings participatifs. Différents éditeurs et notamment Holy-Dis l’a bien compris en proposant de plus en plus de fonctionnalités à disposition des salariés dans My Timesquare. Les collaborateurs sont responsabilisés sur leurs choix et leurs demandes pour équilibrer leur temps pro et perso. Une demande de congés ne se limite finalement plus à simplement choisir le jour et le déposer dans un outil. Avant de poser sa demande, le salarié devra s’assurer quelles sont les périodes les plus adaptées, à la fois par rapport à la charge de travail de l’entreprise et par rapport aux choix de congés déjà formulés par ses collègues.
Le social planning : effet de mode ou lame de fond ?
C'est un esemble de dispositifs humains et participatifs mis en place dans le cadre du processus de planification des horaires des collaborateurs avec pour objectif principal d’améliorer l’équilibre vie professionnelle – vie privée de ces mêmes collaborateurs
Pour finir, comment percevez-vous Timesquare ? Et comment le positionnez-vous dans l’écosystème SiRH ?
L’outil de GTA et planification
Avec toutes les possibilités de paramétrages offertes en standard dans la solution, Timesquare est un outil permettant de répondre à des problématiques de planification respectant les règles légales françaises et également dans de nombreux pays.
Timesquare est un outil très riche, disposant de nombreuses fonctionnalités telles que l’implantation des caisses, le télétravail et le suivi des coûts des plannings. La fonctionnalité de GTA de Timesquare propose un suivi simple mais cela évolue au fil des versions avec de nouvelles fonctionnalités ajoutées depuis quelques années.
L’appropriation renforce la puissance de calcul de plannings
La richesse de cet outil peut en faire un outil complexe à prendre en main par des administrateurs, mais les possibilités de gestion des habilitations permettent de restreindre les accès aux ends users pour en faciliter l’appropriation.
Grâce à ces fonctionnalités puissantes de calcul de charges et d’optimisation des horaires, Timesquare est un outil de référence pour les secteurs d’activités dans lesquels il est capital de s’assurer d’un niveau de service élevé et ainsi de garantir la bonne adéquation des plannings en fonction de la charge de travail.
Un outil disponible 24/7 qui évolue en continu
La Road Map de Timesquare présente des évolutions à venir orientées vers les demandes des utilisateurs et notamment vers un planning participatif des collaborateurs depuis leur accès sur smartphone.
A cet égard, Timesquare est un outil majeur pour la planification des horaires des collaborateurs.
Découvrez d’autres podcasts avec nos partenaires Marketplace
La Marketplace, aujourd’hui, ne se positionne pas uniquement dans une proposition commerciale. C’est pour Holy-Dis et TIMESQUARE, plus largement, un objectif d’apporter des solutions complémentaires qui s’intègrent bien avec nos solutions. Ces solutions proposent une valeur ajoutée, de bout en bout pour les clients et acteurs de l’entreprise.