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PODCAST – Piloter un projet de Gestion des Temps c’est avant tout concilier les besoins de chaque métier

PODCAST – Piloter Un Projet De Gestion Des Temps C’est Avant Tout Concilier Les Besoins De Chaque Métier

Nous recevons aujourd’hui Stéphen Lozano, Consultant – Chef de projet AMOA Gestion des Temps et des Activités chez Temps d’Avance. Le déploiement d’un logiciel de planification et/ou GTA est un projet qui transforme l’entreprise.  Depuis le projet jusqu’à la mise en production, les facteurs clefs de succès sont multiples et ce type de projet est structurant pour l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Par ailleurs, les enjeux sociaux et la performance de l’entreprise sont intimement liés.

Zoom sur les étapes d’un projet de planification et gestion des temps avec Temps d’Avance.

Choisir, paramétrer et déployer la solution de planification RH et/ou de gestion des temps qui répond aux besoins de l’organistion

Temps d’Avance

Temps d’Avance est un cabinet indépendant, spécialisé sur l’aide au choix de progiciels de gestion des temps et planification. Découvrez comment ce cabinet peut vous accompagner dans votre projet de Planification / Gestion des Temps : Conseil, chaier des charges, AMOA, formation…

Le Temps d’une pause ! Thé ou café ?

Bienvenue sur notre série de podcasts Thé ou café ? qui met en lumière l’actualité de notre écosystème. Découvrez une série d’entretiens avec des experts de l’efficacité organisationnelle : SiRH, Relation Clients, management, solution paie, conseil, éditeur de logiciels.

Extraits du podcast ci-après.

Avant même la naissance du projet, quelles sont les questions à se poser du point de vue de l’organisation ?

Prioriser les objectif du projet de planification et gestion des temps

La première chose, c’est déjà de définir et prioriser les objectifs du projet de gestion du temps et de planification planification.

  • Est-ce qu’il s’agit d’outiller les RH parce que il n’y a pas encore d’outil de GTA ou un outil qui est obsolète ?
  • Est ce qu’il s’agit de fiabiliser des traitements, des process ?
  • Est ce qu’il s’agit de réduire les coûts, d’uniformiser, de faire un espèce de core model dans le cadre d’un rachat ?
  • Est-ce un objectif d’unification de plusieurs entités, plusieurs sociétés ou plusieurs établissements ?
  • Est-ce qu’il s’agit aussi de recenser les règles de gestion, de déterminer les process ou encore de recenser les usages et les besoins opérationnels en amont ?

En effet, il ne faut pas uniquement se focaliser sur un point de vue direction. Il ne faut pas prendre trop de hauteur au niveau des RH. Il faut bien prendre en compte les usages et les contraintes du terrain, des opérationnels. Ce sont les premiers utilisateurs des solutions de gestion des temps et de planification.

Mesurer les risques et les bénéfices pour cadrer l’approche opérationnelle

Ensuite, il faut bien mesurer l’ensemble des risques et l’ensemble des bénéfices dans le cadre de ce projet. Alors déjà ce qu’il faut savoir c’est que la GTA et la planification sont sans doute les briques du SiRH qui offrent le ROI le plus évident et le plus rapide du domaine.  L’optimisation des plannings et des ressources ça permet de maîtriser les coûts, d’anticiper ou même de réduire aussi des litiges par rapport à la réglementation.

Au final, tout est bien cadré, on autonomise les collaborateurs, on responsabilise les managers et les collaborateurs. Ça facilite aussi la mobilité, ça permet une projection des salariés dans leur propre planning personnel. Donc on a un ROI très rapide et très évident.

Intégrer, communiquer et informer sur le projet

Au niveau des risques, on peut dire qu’une communication insuffisante est le gros talon d’Achille de ce type de projet SiRH. Ce n’est pas lié uniquement à la GTA mais c’est très fortement présent dans un projet de Gestion des Temps. Étant donné que c’est la brique la plus transversale du SiRH, qui est utilisée par absolument tout le monde, il faut impérativement en parler très tôt pour susciter une implication des utilisateurs. On parle régulièrement de l’expérience collaborateur, là c’est l’expérience utilisateurs. Donc il faut bien prendre en compte les besoins et les usages des opérationnels, des personnes qui vont réellement utiliser au quotidien les outils.

Avec ou sans badgeuse / outil de pointage ?

Par exemple, quand on met en place une badgeuse, il faut expliquer la démarche. Pourquoi est-ce qu’on met en place une badgeuse ? On entend dire souvent que c’est un outil de flicage. Et bien, mine de rien, c’est une ancienne vision des choses qui n’est plus vraiment le cas aujourd’hui. En effet, on comprend bien que c’est un outil qui permet d’avoir une traçabilité, une véritable équité entre les personnes. S’il y a déjà des tensions dans l’ entreprise, mettre en place une pointeuse ne peut qu’apporter du positif.

Mais dans tous les cas, il faut impérativement communiquer, anticiper, c’est aussi l’accompagnement au changement et d’autant plus dans tout projet particulièrement agité.

Pour limiter les risques sur un outil aussi structurant, il faut avant tout communiquer, anticiper, accompagner le changement.

Quels conseils pour les entreprises qui cherchent à mettre en place un logiciel de GTA ?

Impliquer les managers et référents RH

Oui et je vais revenir plus en profondeur sur un sujet critique. Il faut impliquer les managers et les référents RH locaux. Et ce, dès la genèse, dès le cadrage, dès les prémices du projet. Parce que c’est là qu’on va pouvoir découvrir les spécificités, les usages du terrain, les besoins et les contraintes opérationnelles. Cela permet de ne pas être devant le fait accompli au moment des formations.

Typiquement, c’est souvent là, voire au mieux, au moment de la recette où l’on se rend compte « ah mince, en fait, c’est pas tout à fait comme ça qu’on fait sur le terrain ». Donc, dès le début il faut intégrer tous les acteurs et tous les utilisateurs dans le projet pour anticiper. Ensuite, il faut se dire que ce qui est évident pour soi, ne l’est pas pour les autres. L’un des plus gros écueils c’est aussi les interprétations et les croyances. Il faut bien aller au fond des choses.

Aligner le référentiel entre RH et opérationnels. Qu’est-ce que l’activité pour chacun ?

Encore une chose : entre usage et réglementaire, il y a souvent un gouffre. Il y a aussi bien la vision RH que la vision des opérationnels. Pour un même terme et ce qu’il implique, ce n’est souvent pas la même chose.

Par exemple, la notion d’activité pour les RH, c’est quoi ? Je travaille, je ne travaille pas, je suis en formation, je suis en délégation. C’est plutôt ça, souvent, dans l’esprit des RH, qu’est une activité.

Une activité pour les opérationnels,  c’est quoi ? Je vais être sur telle ou telle caisse, je vais être sur tel type d’appel, je vais aller sur les lignes de production, je vais faire de l’emballage. Ça, c’est de l’activité opérationnelle. Ce qui n’est pas du tout la même chose.

Donc, il faut bien faire attention aux interprétations ou terminologies qui sont bien différentes.

La recette, phase de tests : une phase critique

Et enfin, s’il y a bien un moment qui est chronophage mais hyper important dans un projet, c’est la recette. J’en ai vaguement parlé tout à l’heure, mais en fait la recette c’est quoi ? C’est la phase de tests. Une fois que l’outil a été mis en place, et bien, il faut vraiment passer du temps pour aller au fond des choses. C’est souvent sous-estimé, la charge est sous-estimée et du coup il n’y a pas assez de ressources humaines pour faire cette recette. Un manque sur cette phase, que ce soit en ressources ou en temps, le résultat c’est que c’est bâclé et puis en production les utilisateurs essuient les plâtres.

Au final donc c’est impliquer, expliquer, tester. Chaque solution chaque éditeur propose donc sa vision sa réponse aux problématiques de gestion des temps.

Quel est votre audit de Holy-Dis et ses solution de gestion des temps et planification ?

Holy-Dis, c’est l’Expert avec un grand E en termes de planification et des enjeux. Après, la particularité de Holy-Dis, à mon sens, c’est qu’elle a une véritable conscience de la société. Et ça, ce n’est pas comme chez les autres éditeurs, qui, souvent, eux, ne vont faire que de répondre à des besoins de marchés. Et là, chez Holy-Dis, je le disais tout à l’heure, il y a notamment la notion du social planning. Ça, c’est une conscience de la société, de se dire il faut prendre en compte les besoins des collaborateurs dans les plannings.

Quand on parle des besoins, c’est les besoins de la vie privée. C’est leur permettre de s’échanger des horaires, c’est prendre en compte les contraintes de la vie. En plus, là, c’est exacerbé avec la crise actuelle. Mais tout le monde a des contraintes, entre les enfants, la vie sociale, les activités sportives et culturelles, etc. Tout ça, en fait. Chacun a besoin d’avoir une vie. Et que chacun soit traité avec équité au sein de l’entreprise, c’est important, mais avoir une équité aussi entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Et ça, Holy-Dis en a vraiment pris conscience, l’a pris à bras-le-corps. Et, avec ce terme social planning que Holy-Dis a brandi, c’est vraiment exceptionnel.

Autre chose, Holy-Dis a une conscience du marché bien au-delà de la planification. Lors de la célébration des 30 ans, Holy-Dis a invité des start-ups du domaine SiRH à un concours de pitch mais qui n’ont rien à voir avec la planification. Alors, on peut toujours trouver des ramifications, etc. Mais il n’y a pas de lien immédiat, direct. C’est simplement que Holy-Dis a une conscience du marché bien au-delà de son domaine d’expertise qui est la planification. Et Holy-Dis souhaite aider et développer tout le secteur du SiRH. Et ça, sincèrement, c’est quelque chose à saluer.

Les entreprises sont en pleine marche forcée pour digitaliser leurs processus. Il faut faire confiance aux utilisateurs

Avant tout, il ne faut pas oublier l’humain. Il faut (ré)apprendre à faire confiance aussi en l’expertise des utilisateurs. En effet, tout n’est pas automatisable ou n’a pas lieu d’être automatisé dans un système de gestion du temps et de planification.

Aussi, il ne faut pas prendre pour une généralité un cadre exceptionnel. Par exemple, si l’on est dans une période de crise, il ne faut pas modéliser la situation actuelle par exemple (crise sanitaire). Cela revient à se dire « bon, on va pérenniser ». Ce n’est pas du tout le cas. Il faut accepter que parfois on se retrouve dans une succession d’exceptions.

Par exemple, j’ai pu voir des clients qui avaient du mal à modéliser leur activité parce qu’il y a eu l’impact des gilets jaunes, il y a eu des campagnes marketing (difficilement quantifiables), il y a aussi le cadre de la météo pas toujours fiable. Finalement, il faut faire confiance au rôle du planificateur pour fiabiliser les prévisions d’activités et les modéliser dans l’outil et ainsi prévoir au plus près des besoins. […]

Les utilisateurs connaissent leur métier. L’outil est à la disposition des utilisateurs et non pas l’inverse. L’outil n’est pas là pour remplacer l’utilisateur.

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