Etude de cas : Timesquare optimise les shifts et gère les temps des équipiers en restauration rapide

Un groupe de restaurants adopte une organisation commune pour planifier les équipiers et assurer une gestion des temps centralisée. Timesquare, outil de gestion des plannings et des temps en SaaS, a été retenu pour succéder et assurer la continuité de la qualité de service obtenue grâce à la Suite Planexa.

Les objectifs de la planification et le suivi des heures des restaurants franchisés

• Centraliser la gestion administrative du groupe avec un même outil : Types de contrats, de profils, de compétences, etc,
• Matérialiser les processus RH communs ou spécifiques à chaque restaurant,
• Maîtriser la planification à court et moyen terme en se basant sur les prévisions de CA,
• Intégrer les étapes de gestion des horaires et de suivi des temps dans une suite d’outils (badgeuse, paie et encaissement notamment),
• D’automatiser les tâches et le calcul optimisé des shifts des équipes

4 restaurants alignent leurs processus pour créer des horaires de travail optimisés

• 1 chef d’entreprise, M. X. Leteux
• 4 restaurants : Dreux, Evreux, Flins-sur-Seine et Mantes-la-Ville
• 8 team encadrement Planification et Gestion des Temps (Directeurs & managers)
• 186 collaborateurs gérés
• 34 tâches planifiées
• Poly / multi-compétences par niveaux

Gestion des Temps : contraintes et spécificités de la restauration rapide

• Ouverture 7j/7
• Large amplitude horaire de présences dans le restaurant (6h30 – 00h00)
• Paramètres de calcul individuels pour tenir compte des contraintes personnelles
• Roulements de prise de congés
• Groupes d’équipiers organisés par structure / rôle / mission
• Historisation des niveaux d’activité et productivité (modélisation selon des périodes de référence)

Le projet : une gestion des plannings et des temps spécifique aux restaurants

Modéliser l’organisation du groupe en tenant compte du contexte de chaque restaurant

Au niveau de la gestion des 4 restaurants, une équipe centralise l’ensemble des processus administratifs et RH. Par exemple, l’équipe du groupe assure l’intégration et la gestion administrative des collaborateurs (profils, contrats, contacts, données, etc.). Au niveau global elle assure le paramétrage et le suivi des règles de calcul qui s’appliquent à tous comme celles liées à la réglementation et aux spécificités Burger King (droit du travail, convention collective restauration rapide). Chaque restaurant dispose ainsi d’une assistance et d’une vision globale de l’organisation.

Les leaders locaux assurent le suivi des spécificités organisationnelles de chaque restaurant (horaires d’ouverture, offres de services, tâches, fréquentation…) ou encore celles des collaborateurs et équipiers (compétences, disponibilités, congés, absences…).

La planification du restaurant : produire les shifts des équipiers au quart d’heure près

Dans un premier temps, l’objectif est d’atteindre une planification de shifts optimisés et donc alignés à la fréquentation. Pour y parvenir, le premier jalon est d’assurer le transfert opérationnel de l’outil précédent vers le nouvel environnement Timesquare. L’équipe de consultants de Holy-Dis a donc paramétré ce nouvel outil de planification en créant les bons profils et rôles : leaders (managers & directeurs) et RH.

Ouverts 7jrs/7, avec une amplitude de présence de plus de 16 heures, le moteur de calcul de Timesquare produit des emplois du temps qui respectent :

• Règles et code du travail,
• Contrats de travail,
• Convention collective nationale de la restauration rapide du 18 mars 1988.

Timesquare protège le restaurant des illégalités dans les plannings. Ainsi le restaurant est assuré de produire des emplois du temps qui respectent notamment :

• Une période de repos de 12h minimum entre deux prises de service sur des jours consécutifs,
• L’obligation de 2 jours de repos consécutifs,
• Un minimum de 2 heures de travail par créneau,
• Un maximum de 8 jours de travail consécutifs,
• Les temps de pause.

Une solution de gestion des plannings et temps pour la restauration rapide

Planifier l’équipier sur la bonne tâche en fonction de ses compétences

Timesquare permet de gérer les compétences des équipiers de chaque restaurant. Le moteur de calcul va construire les plannings en fonction des compétences nécessaires pour effectuer chaque tâche ou action. En associant le niveau de compétence (1 à 3) à chaque équipier, le moteur de calcul optimise le placement de chaque équipier.

L’outil permet donc d’administrer les compétences techniques (salle, friteuse, grill, drive, etc.). Timesquare permet aussi d’organiser les compétences administratives (gestion ouvertures / fermetures, encaissement, etc.).

Gestion des temps du restaurant : Réduire les erreurs de saisie, améliorer la productivité et le bien-être des salariés

Le dispositif de badgeuses-pointeuses permet de suivre l’acquisition des temps de présence et de mesurer les écarts entre le prévisionnel et le réalisé. L’équipier pointe lorsqu’il commence et termine son shift. Ensuite le leader vérifie et valide les pointages afin que la solution calcule le temps de travail réalisé. Timesquare permet ensuite au RRH de compiler et préparer rapidement les variables de paie (EVP). L’outil calcule près de 100 compteurs tels que :

• les écarts d’heures réalisé vs réel,
• les heures complémentaires (majorées à 25% et 50%),
• les seuils d’heures de nuit (10%, 25% et 50%),
• les temps de retard,
• les coupures de X heures,
• heures de récupération à payer (10% et 25%)…

Timesquare, la gestion des plannings pour les chaînes de restaurants