PODCAST – Les interfaces PAIE, pourquoi sont-elles indispensables à un SiRH de Gestion des Temps comme Timesquare ?

Nous recevons aujourd’hui Houssem Barhoumi business analyste SiRH chez Holy-Dis. Le développement de nouvelles solutions et fonctionnalités passe aussi par l’intégration avec d’autres solutions SiRH. Timesquare doit assurer son interopérabilité, à tous les niveaux, en soignant tout particulièrement le processus dédié à la solution de paie équipée en parallèle.

Fiabiliser les données et organiser les flux grâce à des interfaces PAIE paramétrables

• La stratégie de Holy-Dis concernant la paie est de faciliter et sécuriser le processus d’échange des données entre Timesquare et les différentes solutions paie qui existent sur le marché. Timesquare s’interface sans difficultés avec les 3/4 des solutions de paie sur le marché. Découvrez notre marketplace dédiée à la paie.
• Holy-Dis développe des interfaces paie qui permettent à ses utilisateurs de transmettre sans biais les absences, les compteurs et parfois les tâches ou les activités vers la solution paie utilisée par le client.
• Timesquare fonctionne aussi sur la base d’exports standards enrichis (CSV) ou via des APIs de compteurs, d’absences et d’activités pour une customisation à 100% par le client.
• Les équipes produits travaillent en étroite collaboration avec les éditeurs de solutions paie pour accompagner leurs clients communs.
• La mise en place d’une interface paie nécessite une phase de paramétrage qui est complexe et peut être délicate en fonction du contexte utilisateur.
• Le coût réduit d’une interface paie permet de couvrir les coûts de développement, d’exploitation et de maintenance pour zéro tracas et une réactivité assurée pour l’utilisateur.

Le texte qui suit est une retranscription du contenu de l’enregistrement.

Objectif : Produire un bulletin de paie fiable sur la base d’un horaire réalisé variable

Pouvez-vous vous présenter et nous introduire à votre rôle en tant que business analyste SiRH ? 

Je suis business analyste SiRH chez Holy-Dis, mais avant d’arriver chez Holy-Dis j’ai occupé plusieurs postes dans les ressources humaines. J’ai occupé des postes tels que chargé de projets RH, gestionnaire paie ou responsable des ressources humaines. Tout au long de mes expériences j’ai pu travailler sur le paramétrage et j’ai été utilisateur de logiciels paie tels que Sage, Navision, etc. 

Pour expliquer mon rôle en tant que business analyste SiRH, j’intègre aujourd’hui l’équipe produit de Holy-Dis. J’ai rejoint l’équipe en 2021 et je travaille principalement sur l’implémentation de nouvelles fonctionnalités dans notre solution de planification et de GTA Timesquare. Tout en suivant la ligne directrice de notre roadmap et les exigences du marché, j’adresse les demandes de nos clients, utilisateurs et prospects. Parmi ces nouvelles fonctionnalités et nouveaux développements, je travaille sur l’interfaçage de notre solution avec les solutions paie qui existent sur le marché. 

Donc vous travaillez sur l’intégration de nos solutions avec l’environnement de logiciel de nos clients, notamment les solutions paie. Quelle est la stratégie de Holy-Dis concernant cette paie ? 

Alors en effet, pour commencer, Timesquare c’est une solution de planification sous contraintes et de gestion des temps et des activités. On commence donc par la construction des plannings prévisionnels des collaborateurs. Une fois que ces plannings sont réalisés, c’est-à dire à J+1, là on commence à parler de la gestion des temps et activités. On aborde alors les tâches, les absences et les compteurs qui émanent de ces plannings.

Vis-à-vis de la paie, d’un point de vue produit, la stratégie de Holy-Dis ce n’est pas de développer sa propre brique paie. On est plutôt dans une démarche produit de faciliter et sécuriser le processus d’échange des données. Et ce, entre Timesquare et les différentes solutions paie qui existent sur le marché et qui sont utilisées par nos clients. 

Pour ce faire, nous mettons en place des interfaces paie pour permettre à nos utilisateurs de transmettre les absences et les compteurs et parfois les tâches ou les activités. Nous traitons donc les EVP (éléments variables de paie) qui sont issus des plannings et de notre module GTA vers la solution paie utilisée par le client. Par la suite, c’est la solution paie qui prend le relai pour traduire ces données en éléments de paie et construire les bulletins de salaire. 

Et comment appliquez-vous cette stratégie au quotidien ? Par quels moyens ? Pouvez-vous nous donner quelques exemples concrets, terrain ? 

Timesquare est une solution qui a une forte interopérabilité avec des solutions SiRH et métier tierces, dans notre écosystème. On communique avec diverses solutions utilisées par nos clients utilisateurs. 

Concernant les solutions paie, aujourd’hui nous avons des interfaces spécifiques avec 16 solutions paie dont ADP, Cegid, Silae, Sage, Nibelis, Payfit et j’en passe… On a donc des interfaces spécifiques avec les solutions paie qui représentent ¾ de part de marché en France. En plus de cela on propose des exports standards. Je parle ici des exports de compteurs, des exports des absences et des activités. Ces différents exports sont disponibles en fichier plat mais également en WebServices. A titre d’exemple, on a des clients qui utilisent ces exports pour assurer la liaison entre Timesquare et SAP. 

Aussi, nous avons lancé notre marketplace en 2022 qui intègre les solutions avec lesquelles nous sommes partenaires dont Payfit, Nibelis et Sopra HR côté paie.

Nous continuons de travailler à l’intégration de nouveaux acteurs, nous explorons continuellement les acteurs SiRH pour proposer une expérience utilisateur de bout en bout. 

Assurer l’interopérabilité des solutions de planification & GTA avec la Paie

Comment travaille-t-on avec ces éditeurs de solution paie pour accompagner nos clients communs ?  

Pour un gestionnaire de paie ou responsable RH, son rôle vis-à-vis la paie, c’est livrer une paie correcte à la fin du mois. Pour y parvenir, il y a un travail en amont. C’est la préparation des EVP et c’est là ou l’interfaçage entre Timesquare et la solution paie intervient pour faciliter cette tâche. 

L’objectif est de faire gagner du temps au gestionnaire de paie en transmettant des données fiables et bien synchronisées. Il s’agit d’assurer la bonne transmission, de chaque donnée avec les bons identifiants et les bons codes rubriques, vers la solution paie. 

Chez Holy-Dis, nous sommes en communication continue avec les éditeurs de solutions de paie. Cela nous permet d’être le plus réactif possible en fonction des retours client et des mises à jour des versions de ces solutions. 

En cas de problème d’interfaçage entre nos deux solutions, parce que par exemple un compteur ne remonte pas bien avec le bon code rubrique ou bien les dates ou le motif d’une absence ne remontent pas correctement, nous communiquons directement avec l’éditeur pour résoudre ce problème. Pour ça on a des interlocuteurs techniques et fonctionnels chez ces différents éditeurs. Cela facilite et accélère nos échanges. On peut également passer directement par le client qui nous met en lien avec son prestataire paie pour résoudre ce genre de problème.  

On a une obligation de résultat, il faut qu’on soit, capable d’injecter les bonnes données dans la bonne base. 

On fixe donc le cadre de base, les règles, pour permettre aux différentes solutions de paie de bien se connecter et ainsi fluidifier les flux ? 

Oui, lors de la phase de paramétrage, on fixe le cadre global de ce flux d’échange de données. 

C’est-à-dire, avec le client et parfois le prestataire du client aussi, qu’on définit les éléments de liaison pour injecter les bons éléments au bon endroit et avec les bonnes valeurs. 

Le premier identifiant clé à déterminer lors de cette phase c’est l’identifiant du salarié qu’on va utiliser pour faire cette liaison. Après, on fait la synchronisation des compteurs, des absences et parfois les activités en utilisant les mêmes codes.  

Pour ce faire, il faut configurer le lien entre le compteur qui est disponible dans Timesquare et la rubrique dans la solution paie. Il faut s’assurer qu’on utilise les mêmes codes dans nos deux solutions. Sinon, on ne parle plus d’interface parce que les données ne remontent pas. Ou encore parce que dans la solution paie on parle en heure centièmes et dans la solution GTA on parle en heures minutes. Dans Timesquare on s’adapte au mode de fonctionnement de la solution de Paie. 

C’est aussi lors de cette phase qu’on va déterminer les éléments à exporter. On aborde ici, par exemple, les congés payés, les RTT, les absences maladie pour ce qui est des évènements. Par ailleurs on va aussi pouvoir exporter les compteurs d’heures supplémentaires, d’heures complémentaires, de jours travaillés, d’heures annualisées, etc. 

Ajuster les processus RH et flux des données de paie au contexte et besoins de chaque client

On ne rencontre donc pas un mode de travail standardisé, parfaitement figé. Quels sont les difficultés et facteurs clés de succès pour bien fiabiliser et sécuriser les processus de Paie ?  

En effet, il n’y a pas une méthodologie de travail standard. Chaque client a sa méthode et surtout son langage quand il s’agit de la paie. Et vu qu’il y a plusieurs parties prenantes qui sont impliquées dans le processus, nous sommes amenés à faire preuve d’agilité que ce soit : 

• nous, l’équipe produit,  
• nos consultants-formateurs et chefs de projet, 
• l’équipe support qui va assurer le suivi et répondre aux questions de nos clients.   

Pour donner un exemple, parfois nous parlons de rubrique et de compteurs pour dire la même chose. Pareil pour les absences qui sont dans certaines solutions paie appelées Evènements. 

Quelles sont les limites que vous avez le plus souvent observées lors de l’intégration d’une interface Paie / GTA ? 

Généralement, on a des soucis pendant la période de mise en place et de stabilisation de l’interface paie. On peut aussi devoir réagir vite dans le cas d’une montée de version de la solution de paie côté client par exemple.  

Concrètement, parfois le paramétrage dans la solution paie impacte directement le bon fonctionnement de cette transmission de données. Et donc ce paramétrage peut être différent d’un client à un autre, et d’un contexte à un autre. Le vrai défi à mon sens est de trouver le bon interlocuteur que ce soit côté client, côté éditeur ou côté prestataire paie pour fluidifier les processus.  

Chez Holy-Dis, nous sommes flexibles dans notre paramétrage afin de répondre et réagir vite à ces différentes contraintes et différents besoins. 

Ces interfaces GTA / Paie sont donc payantes ? Pourquoi ?  

Alors, oui, ce sont des interfaces spécifiques payantes à quelques centimes d’euros par salarié et par mois pour toutes les raisons que j’ai citées juste avant. La mise en place et la maintenance d’une interface paie nécessite d’allouer des ressources que ce soit de l’équipe produit pour la partie conception ou de l’équipe développement pour développer l’interface.  

Il y a également l’intervention de nos consultants qui assurent toute la partie paramétrage et l’équipe services qui répond aux éventuelles questions de nos clients utilisateurs.