Arev, juriste d’un éditeur de logiciels en mode SAAS
Le poste de juriste a été créé pour accompagner la croissance de Holy-Dis et l’offre SaaS de Timesquare. Face à de nouveaux enjeux tels que le RGPD, Arev rejoint la tribu en 2018 pour créer un service juridique et soutenir l’effort de croissance de Holy-Dis. Découvrez les besoins et les enjeux juridiques qui structurent l’offre de services des solutions de Gestion des Temps étendue..
Zoom sur son évolution chez Holy-Dis.
Après un Master en droits des affaires et une première expérience concluante, Arev recherche un poste stimulant et riche. En parallèle, Holy-Dis est de plus en plus challengé par un contexte juridique complexe notamment sur les problématiques commerciales, d’hébergement, de SLA ou de sécurité des données. La décision est donc prise d’internaliser le poste de responsable juridique en recrutant Arev. Elle accepte de relever le défi, consciente de la profondeur et des enjeux du poste.
Accompagner la transformation interne de l’entreprise
2018 : L’adoption du RGPD et la protection des données
Dès ses débuts elle doit mettre en conformité RGPD l’organisation selon les prérogatives de la CNIL. C’est d’ailleurs avec cet objectif de structurer les processus, qu’Arev commence à asseoir sa légitimité auprès des équipes. En effet, il fallait positionner cette fonction juridique au sein de l’entreprise. Dès les premiers mois elle assure cette transition en rassurant, en étant proactive auprès des différents responsables de service. Elle co-construit le périmètre et les processus de la fonction juridique tout en intégrant les besoins de chaque équipe.
Si elle craignait s’ennuyer dans un poste trop spécialisé, la profondeur prend le dessus au bout de quelques mois d’intégration. Holy-Dis, éditeur & intégrateur de logiciels RH grandit et se développe rapidement. Cette croissance nécessite d’intégrer une composante règlementaire à tous les niveaux de l’entreprise et de ses interactions internes et externes.
Encadrer l’évolution de l’entreprise et des RH
Au sein d’une PME comme Holy-Dis il est nécessaire de s’assurer que la tribu et les managers sont épaulés dans leur évolution. C’est ainsi que la structuration des entretiens annuels & professionnels a été standardisée grâce à la mise en place de guides dédiés pour bien recueillir les retours terrain.
Afin de maintenir un climat de transparence et de confiance, il est important de continuer d’engager les managers dans ce rôle de Gestion RH. En effet nous n’avons pas de structure RH dédiée et nous avons travaillé en ce sens avec les managers et Bruno, notre CEO. Nous sommes fiers de cette vision managériale agile et de cette proximité entre les collaborateurs et les responsables.
Le cadre permet à l’entreprise d’assurer que chacun a la possibilité de s’exprimer, de se co-construire avec et pour l’entreprise. L’objectif est que les membres de la tribu Holy-Dis puissent « aimer leur boîte ». En parallèle, le contrat de travail, les fiches de poste ont évolué pour que chacun puisse intégrer cette notion d’entraide naturelle chez Holy-Dis, qu’il ait une ancienneté de 30 ans ou de quelques mois.
Structurer et documenter
Le respect des règles pour une gestion des temps collaborative intelligente
On n’attend pas un litige pour réagir, on essaye d’anticiper tous les cas de figure. La responsabilité d’internaliser le juridique demande de travailler avec chaque corps de métier, chaque fonction.
C’est donc animée de cette mission qu’Arev entreprend de travailler tour à tour avec les responsables d’équipe (dont Natacha, Huxi et Stéphane). Que ce soit au niveau des prestations de services, des conditions commerciales ou encore des engagements contractuels, Arev structure et inscrit les obligations et devoirs de chaque partie. En effet, Timesquare est par extension une solution dont l’utilisation devient un garant du droit du travail pour chaque client.
Nous avons l’obligation d’assurer l’interopérabilité avec des systèmes tiers. Nous devons offrir un haut niveau de disponibilité de Timesquare en SaaS. C’est pourquoi nous avons développé des relations privilégiées avec des partenaires et des prestataires critiques pour notre réussite.
En effet, l’hébergement de Timesquare par KDDI France est un facteur clef de succès pour Holy-Dis. Il est donc nécessaire de maîtriser l’ensemble de la contractualisation de nos relations pour accompagner l’évolution constante de notre niveau d’exigence. D’ailleurs, depuis plus de 20 ans Holy-Dis travaille main dans la main avec des partenaires et en 2022 il a été décidé de lancer une Marketplace pour accompagner nos clients dans l’adoption de solutions et outils complémentaires. Arev a donc co-construit de nombreux contrats et accords pour assurer une expérience sans coutures pour les clients et utilisateurs, tout en protégeant les intérêts de chacun.
Contractualiser l’offre de services et les engagements en continu
Mais, oui, tout passe par le client et la relation privilégiée avec nos interlocuteurs. Dans la construction de nos contrats, Arev, s’assure que, de manière standard, nous ayons des seuils définis. Ainsi le contrat fige les attentes, propose des normes pour assurer un cadre de travail pérenne. Cela passe par exemple par le niveau de disponibilité de Timesquare ou encore, le délai de prise en compte d’une demande de support.
La contractualisation de nos obligations et règles d’utilisation de Timesquare est de plus en plus complexe. Aujourd’hui nous nous assurons que tout soit le plus clair possible pour nos clients. Timesquare est un outil de travail, il ne se substitue pas à l’utilisateur, aux compétences et à la maîtrise de notre client.
Aujourd’hui, nous assurons 5 à 6 montées de version de Timesquare par an. Nous avons besoin de les documenter pour que nos clients disposent de la bonne base de connaissances pour travailler efficacement sur Timesquare.
Cette base contractuelle est avant tout la preuve d’un besoin d’avancer ensemble. De co-construire une vision de travail. D’ailleurs, assurer ses arrières ne veut pas dire être méfiant mais bien définir un cadre clair qui sera commun. On s’engage dans une relation, non plus binaire (client/prestataire), mais aussi multi-partite.
Gérer et assurer la bonne résolution de chaque situation
Négocier et ajuster les besoins et attentes de chaque acteur
Quand Arev a intégré le poste, elle avance petit à petit, point par point. Mais dès que les bases ont été établies, elle a dû répondre à de plus en plus de sollicitations. Que ce soit pour négocier des points contractuels avec les clients, partenaires ou prestataires ou assurer la résolution des blocages administratifs, elle a vite été submergée. C’est pour cela qu’elle a accueilli Eugénie pour l’épauler et accélérer le travail.
Sur les dernières années, j’ai aussi beaucoup travaillé avec le Commerce, le Dev et le Marketing sur le Contrat SaaS de notre solution. Le SaaS est très exigeant. Nous sommes victimes de notre succès produit, Timesquare a convaincu pas mal de grands comptes. Mais de mon côté, la veille légale & juridique, le besoin de suivre et de construire une offre en phase avec les attentes et exigences légales et sécuritaires augmentent la charge de travail. Nous devons prendre en compte les risques et notamment annexer les aspects techniques spécifiques au contrat avec les Grands Comptes.
Le changement « c’est tout le temps » mieux vaut bien encadrer les évolutions
Il y a 5 ans, lorsque Holy-Dis a lancé Timesquare v2, il a vite été évident que l’entreprise avait besoin d’un réel raisonnement juridique. L’internalisation de cette fonction et compétences est petit à petit devenue l’assurance de processus clairs qui protègent les clients et leurs droits.
Pour que Holy-Dis assure ses devoirs tout en garantissant la pérennité de ses services et évolutions produit, le service Juridique œuvre quotidiennement pour offrir une vision claire et ‘consciente’ de ce travail.
Arev, un sourire incisif
Wannabe CHO ou Chief Happiness Officer
Chichco – « Amour de ma vie » Une adoption, un regard, un feeling de son instagrammeur canin, complice du quotidien.
ընտանիք : Arev aime sa famille et passe un minimum de 39h hebdomadaires avec sa famille. Wedding planner dans une autre vie.
Loisirs créatifs : Elle passe du (bon) temps dans des ateliers créatifs et est très active aiguille (macramé) ou pinceau (peinture) à la main.
Arev pour ses collègues c’est :
- Elle est « bon public« , une blague et ça repart
- La lettre ou l’esprit de la loi ? coriace 🙂
- Proactive, être attentiste n’est pas son dada
Pour Arev, Holy-Dis c’est
- Le tampon, outil ultime du juridique
- L’art du compromis, dans l’esprit de la loi
- Une pile de contrats « compréhensibles »
2023 : Pour la 4ème année consécutive, nous sommes accrédités Happy at Work®
Crédits photo : @Holy-Dis et Photo de Anna Kolosyuk sur Unsplash