Pourquoi planifier sur Excel n’est pas forcément gratuit et sans impact ?

Au cœur de l’activité du centre d’accueil téléphonique, le contact entrant est par nature difficile à prévoir. Alors comment planifier les agents avec les bonnes compétences au plus près des besoins ? Excel est l’outil le plus répandu dans les centres d’accueil téléphonique alors que les enjeux sont importants et la planification des RH tout aussi contraignante que chez les outsourcers par exemple. Chez Holy-Dis, des experts conçoivent et développent des solutions complètes pour optimiser le calcul des besoins, des plannings et des horaires.

Le choix idéal, c’est celui qui permettra de mobiliser des effectifs adaptés, en compétences et en nombre, sur des tâches et activités aux volumes variables, tout en respectant les objectifs de qualité de service et de rentabilité sans oublier l’individu et ses droits qui sont aujourd’hui incontournables.

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Optimiser les emplois du temps avec Excel ?

Le casse-tête des horaires de travail est insoluble sous Excel à moins d’être un génie du tableur ! La maîtrise d’Excel prend du temps et le DIY  a ses limites. En effet, créer des formules et des macros peut vite devenir très complexe et hasardeux surtout lorsque l’on manipule des données très sensibles (RH, business, contraintes légales, accords, contrats, absences, compteurs, etc).

Excel versus une solution de planification RH

Alors quelle solution choisir ? De nombreux centres d’accueil téléphonique ont fait le choix de solutions, des services et de l’accompagnement professionnel de Holy-Dis. L’outil calcule, pour chaque agent, le meilleur planning possible et diffuse automatiquement des horaires conformes aux contraintes légales & structurelles et répondant aux charges de l’organisation. L’accompagnement et les logiciels de gestion des plannings et des temps comportent certes un coût. Ce n’est pas gratuit mais le retour sur investissement est rapide voire quasi immédiat dans le cadre d’une offre SAAS où la facturation est de quelques euros par mois / personne gérée… c’est l’équivalent de quelques heures mal ou pas utilisées !

Holy-Dis adresses les problématiques, parfois inconnues, des centres d’accueil téléphonique et de GRC. C’est sur cette relation de confiance que se basent les utilisateurs d’outils de gestion des horaires et des temps :

Structurer et mécaniser les processus RH avec une application dédiée

Anticiper, prévoir l’activité est un exercice délicat, l’exercice le plus critique d’ailleurs. C’est pourquoi Holy-Dis développe des applications de gestion des plannings, des horaires et des temps qui répondent aux problématiques des acteurs de l’accueil téléphonique et de la relation clients :

• Anticiper les BESOINS en ressources
• Contrôler des PRÉSENCES et absences
• Assurer la conformité LÉGALE des horaires
• ENGAGER vos collaborateurs
• Fiabiliser les variables de PAIE
• Mieux SERVIR vos clients
• Gagner du TEMPS dans la planification
• Maîtriser les COÛTS en permanence

Pour qui ? A partir de quelle taille d’effectifs ?

Holy-Dis équipe des structures allant de 15 à plusieurs milliers de collaborateurs, et ce, dans de nombreux secteurs d’activités. Aujourd’hui, près de 400 centres de contacts optimisent les horaires de travail grâce aux solutions de Holy-Dis.

Holy-Dis au Forum des Fournisseurs du SIST 2019

Jérôme Chesnier et Frédéric Bourniche, experts Holy-Dis, seront présents le 14 mars 2019 pour animer une conférence sur la gestion des plannings et des temps.

Aujourd’hui, plusieurs adhérents du SIST¹ ont déjà fait le choix de s’équiper de solutions Holy-Dis. Autour de son cœur de métier, la Planification RH sous contraintes, Holy-Dis a intégré des fonctionnalités complémentaires pour faciliter, professionnaliser et accélérer la gestion de vos équipes (compétences, formation, télétravail…).

Absys, un centre de contacts qui s’affranchit de ses contraintes, pour servir ses clients

La planification optimisée c’est aussi pour les petites structures – Zoom sur l’expérience de Méditel

¹ Le SIST : Chambre professionnelle des métiers de l’accueil téléphonique

Le SIST est la Chambre Professionnelle des Services Intégrés du Secrétariat et des Télé-services, Syndicat Professionnel régi par le livre IV du Code du Travail sur les Syndicats professionnels. Ses adhérents sont des entreprises qui exercent une activité d’accueil téléphonique, de relève de standard, de télé-secrétariat ainsi que toutes prestations de services utilisant les N.T.I.C.

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