PODCAST – Le pointage par QR code localisé, enregistrez les temps de présence à l’aide d’une solution de pointage sans App et respectueuse de la vie privée

Nous recevons aujourd’hui Jérôme Chambard, président de Skiply. L’entreprise édite et produit la solution Ubiqod Key. Elle permet de déployer des terminaux E-paper pour afficher des QR codes cryptés. Preuve de passage, pointage pour acquisition des temps de présence, les applications sont nombreuses et automatisent les processus terrain.

Ubiqod Key, le QR code dynamique infalsifiable qui valorise le travail bien fait

Le texte qui suit est une retranscription du contenu de l’enregistrement.

La pointeuse, la badgeuse déportée : une réalité pour le maillage d’un territoire et garantir un niveau de service homogène

Nos lecteurs recherchent des solutions novatrices pour améliorer l’efficacité de l’organisation. Pouvez-vous leur faire votre pitch de Skiply et Ubiqod Key et comment « valoriser le travail bien fait » ?

Alors pourquoi « valoriser le travail bien fait » ? Nous ne travaillons pas sur du pointage traditionnel tel qu’on le connaît. Par exemple, les pointages dans une usine où chacun a son badge et on enregistre le pointage de 200 personnes par jour. Nous on va plutôt chercher à savoir quand est-ce que les gens sont passés sur un site. Et c’est vrai dans plein de domaines d’activité. Dans l’événementiel, par exemple, on envoie de nombreuses personnes à des endroits différents pour assurer des prestations (vente, ménage, etc.). Dans le domaine de la maintenance ou dans l’industrie aussi on peut s’assurer du passage d’un collaborateur à un endroit définit.

De fait, les applications elles sont très nombreuses. Nous nous assurons que le travail a été bien fait. D’ailleurs c’est l’origine de cette formidable baseline. Et c’est vraiment ce que nous cherchons à faire. De fait, cela nous différencie beaucoup du monde du pointage traditionnel. En effet, nous n’employons pas les mêmes technologies, les mêmes façons de faire et nous ne faisons pas face aux mêmes obstacles.

Droits d’image @skiply.eu

Du coup Ubiqod Key s’adresse plutôt à qui ? Quels sont vos clients ?

Nous avons 2 façons de nous assurer que les collaborateurs ou agents sont bien passés sur site. La première, ce sont les boutons ou pointeuses connectées. Donc, là c’est très simple, les salariés appuient sur un bouton pour dire « je suis passé ». Éventuellement, ils peuvent pointer à l’aide d’un badge.

Avec Ubiqod Key, c’est un peu différent. Nous utilisons la force du QR code. Et donc, l’idée c’est que quelqu’un qui veut signaler sa présence scanne un QR code depuis son smartphone, et depuis le site dédié, renseigne « je suis passé » / « je ne suis pas passé ». Si on le fait avec un QR code traditionnel, il y a une grosse faille de sécurité. Il suffit au collaborateur de prendre en photo le QR code, de l’imprimer à la maison. Après, finalement, il n’est plus obligé d’aller sur site pour pointer.  Il pourrait le faire du camion.

Là, avec Ubiqod Key, nous avons un nouveau type de QR code qui change régulièrement. Donc c’est un petit écran électronique en fait, un e-Paper screen [tablette] très fin. Ainsi, si quelqu’un le copie et essaie de le réutiliser chez lui, ça ne fonctionne pas. Le manager saura donc qui triche ce qui n’est quand même pas génial. Et en plus le pointage et le passage ne seront pas validés.

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Cela permet par exemple de remplacer les fiches d’émargement de service que l’on voit sur site pour notifier du passage d’un agent ?

Oui clairement, le but de ce dispositif c’est d’être le tiers de confiance. Avec un stylo tout le monde peut imiter une signature, c’est très facile. Mais ça pose aussi d’autres problèmes derrière. Il faut quelqu’un qui relèvera cette feuille, qui se déplace pour faire la compilation. C’est vraiment pénible. Donc, en effet, Ubiqod Key peut permettre de remplacer ce processus.

La personne arrive avec son smartphone, elle scanne le code, on s’assure qu’elle, en tout cas ce smartphone-là, était bien à proximité des QR codes puisqu’il est infalsifiable. Donc ensuite l’information remonte dans Timesquare. On va faire économiser beaucoup de temps en fait à tous les acteurs de la chaîne. Du coup ça veut dire aussi que les clients finaux demandent de plus en plus cette approche « de validation, de vérification, de suivi ». C’est un phénomène massif. Mais en même temps, le monde du travail a vraiment évolué. Il est en train de changer drastiquement. Alors, c’est un mouvement de fond mais qui s’est accéléré ces dernières années. Aujourd’hui, c’est dans ces professions où, quelque part, il y a beaucoup d’intérimaires qui sont envoyés sur le terrain pour compenser les absences. Comme si l’entreprise subit un turnover important. Donc c’est extrêmement difficile pour les gens qui gèrent des centaines de sites de savoir si tout se passe bien, s’il n’y a pas de problème. Ces nouvelles formes de travail font que le contrôle fait partie intégrante du processus.

Et d’ailleurs, au passage, les gens font bien leur travail dans l’ensemble et le but du jeu c’est d’identifier ceux qui ne jouent pas le jeu. Finalement on valorise ceux qui font bien leur boulot, et la majorité des gens font bien leur boulot. Mais je le rappelle souvent, parce que sans contrôle, on ne fait que jeter le doute sur le travail des gens qui bossent bien. C’est important de le souligner.

Mieux travailler ensemble c’est aussi construire une relation de confiance avec le collaborateur et le client

La transparence c’est vraiment important dans l’entreprise. Que ce soit entre les acteurs internes et les acteurs externes, commercialement aussi ?

Si vous avez un client à qui vous vendez des prestations de ménage et que vous avez quelques retards, les gens ne retiennent que ça. Ils vont vous dire « mais vous êtes toujours en retard ». En mettant en place une approche transparente et du contrôle, vous allez vous rendre compte qu’en réalité, non. Il y a une moyenne de 3% de retard. Alors, oui, on aimerait bien être à 0% de retard, mais 3% ce n’est pas grand-chose. Ça permet aussi pour l’appel d’offres suivant de dire « OK il y a des problèmes, c’est indéniable, mais regardez. Statistiquement, le travail est bien fait ».

Et quand on parle de smartphone du collaborateur, des données du collaborateur, de l’envoi de données. Pour maîtriser effectivement ce pointage, qu’en est-il au niveau légal, au niveau réglementaire ?

C’est vraiment la chose qui est la plus importante pour nous. Il n’y a en fait pas de collusion entre la vie privée et la vie professionnelle. Et ça c’est une notion qui a de l’avenir, surtout en Europe. Dans d’autres pays ce n’est pas le cas. Mais je pense qu’en Europe on est quand même sur cette ligne. C’est très bien d’ailleurs, les grands acteurs comme Apple aussi jouent beaucoup là-dessus.

Alors, comment ça se traduit concrètement ? Si aujourd’hui on voulait s’assurer avec un QR code standard qu’une personne est présente, il faudrait avoir accès à la géolocalisation par exemple. Pour savoir où est le collaborateur et encore, il y a des moyens de tricher. Mais déjà on rentre dans une sphère qui est discutable. Quand on va demander à un travailleur de prendre un smartphone privé et de partager sa position, qui lui assure qu’il n’est pas ensuite tracé tout le long du processus ?

Donc nous ce qu’on veut c’est éviter cela grâce au QR code tournant. Nous n’avons pas besoin de ça parce que c’est le QR code qui va faire ce travail-là. C’est la première chose. Et la 2ème chose c’est que nous ne demandons pas aux agents de télécharger une app. C’est aussi important, il n’y a pas de droits à donner à une app, c’est juste une page internet qui s’ouvre dans le navigateur, sans position GPS à partager.

Respect du RGPD et de la confidentialité des données

Et dernière chose, il y a 0 cookie. Tout le monde peut s’amuser à tester le système Ubiqod key. J’invite les experts à essayer, il y’a 0 cookies. On n’en a pas besoin, on n’a pas de raison de faire ça. Donc pour le coup, on ne peut nous accuser de tracer les gens et, justement, de déborder sur la sphère privée.

On a aussi cette distinction aujourd’hui dans l’entreprise des différents acteurs qui travaillent entre eux. Des process qui sont bien délimités, par une infrastructure, des systèmes, des logiciels qui viennent structurer les échanges et le « mieux travailler ensemble. » Du coup, du manager, au RH, à la direction, au département des finances, aux recruteurs, etc. il y a de plus en plus cette valeur ajoutée qui vient se construire au sein du SiRH.

Est-ce que vous pouvez nous dire comment Skiply aborde le « mieux travailler ensemble » au sein de l’entreprise ?

Alors c’est assez intéressant comme question, parce qu’on ne vient pas du monde des RH. On ne vient pas du monde de la paie. Concrètement, les données qu’on envoie elles ne sont pas faites pas faites pour faire des paies à la base. Elles sont faites justement pour s’assurer que le processus de travail est respecté. Et d’ailleurs on peut noter que sur une prestation [exemple du ménage], savoir que la personne passe un badge au moment où elle fait le ménage, dans le fond, ce n’est pas nécessaire. Et dans 95% des cas ce n’est pas nécessaire.

Pourquoi ? Parce qu’on sait très bien qui on est censé avoir envoyé sur site. L’information dont on a besoin c’est « est-ce que quelqu’un est arrivé sur le site ou pas ? » Et d’ailleurs, ça peut être parfois pour des problèmes liés à la personne mais ça peut être aussi qu’elle a eu un souci. Pareil quand la personne n’a pas signifié son départ du site, peut-être est-ce un oubli mais elle a aussi peut-être eu un accident.

Il y a des gens qui travaillent à 4h du matin, tous seuls, dans les bureaux. C’est quand même utile de savoir s’ils ont pu sortir ou pas et je pense que c’est aussi ça qu’il faut expliquer aux travailleurs de terrain. C’est sûr que mettre en place une pointeuse à l’ancienne en disant « voilà on va contrôler les heures sont faites, si il y a 5 min de retard », très vite on va se retrouver avec des pointeuses cassées. Ce n’est pas l’idée. L’idée c’est de dire qu’on va fluidifier le processus de travail, on va suivre le travail.

Alors dans certains cas l’identification est absolument indispensable. Mais c’est autre chose. Par exemple, si vous avez plusieurs personnes qui sont sur un même site et qui arrivent au même moment. C’est bien de pouvoir les différencier et de savoir que monsieur machin est passé à telle heure.

Renforcer la sécurité des collaborateurs

Sinon, dans le monde des chantiers, ce type de système permet de savoir si des collaborateurs sont dans un tunnel ou sur site. Parce que la société de sécurité, lors d’une ronde, peut ne pas voir si quelqu’un est resté coincé. Donc là aussi on va donner un identifiant aux gens pour savoir que « lui il est rentré dans le tunnel, il en est jamais sorti. » Il aller voir. On parle de tunnels de plusieurs kilomètres.

Je pense, au final, qu’il faut une réponse « adaptée » à chaque cas. Il ne faut pas vouloir rentrer dans l’hyperflicage qui de toute façon sera mal vécu. D’ailleurs, les gens n’auront pas envie de le faire.

Des outils RH et opérationnels innovants qui s’allient pour améliorer l’efficacité terrain et offrir l’assurance d’une stratégie pérenne

Grâce à la marketplace, Timesquare et Ubiqod key sont directement intégrés pour assurer la récupération des pointages réels depuis le terrain. Expliquez-nous l’intégration de Timesquare et Ubiqod key.

Alors, en fait, ce qui est vraiment intéressant par rapport à la solution Timesquare c’est qu’elle apporte des capacités qui, couplées à nos systèmes, vont permettre de faire des choses vraiment nouvelles. Je pense par exemple à la planification des tournées spécifiques à un grand événement. Nous allons travailler ensemble pour être capables de suivre les gens qui vont travailler sur les différents emplacements de cet événement. Et je pense que là, Timesquare a une expertise vraiment unique. Donc finalement, la donnée qu’on va transmettre, Timesquare, va savoir en faire quelque chose de très opérationnel. Par exemple, « attention, là il faut prévoir un remplaçant » et « Je peux aller automatiquement lui demander peut-être ». Ou « là je suis en retard il faut que le manager passe un coup de fil ». Et c’est toute la solution, toute l’intelligence en fait qui est dans Timesquare qui va donner de la valeur à cette donnée.

Oui, quelque part c’est un peu assouplir le micro-management et lui donner des armes, effectivement, pour être plus précis, pointilleux et surtout très objectif dans la démarche.

Tout à fait. Mais en fait quand on réfléchit bien, aujourd’hui, on n’a pas beaucoup d’outils et de données pour le terrain. On est dans un monde où l’on a beaucoup de choses pour les travailleurs de bureau. En effet, on a des chat, la visio, c’est quand même fantastique. Pour les travailleurs de terrain y a pas grand-chose. Et les solutions qui existent, je pense aux tablettes par exemple, on ne peut pas donner une tablette à chaque agent de terrain. On ne s’en sortirait plus, c’est ingérable. Donc il faut trouver aussi des solutions nouvelles avec des process nouveaux.

Et pour finir Skiply, est un acteur français, de la French Tech, avec un support basé en France, avec des acteurs francophones, des équipes de développement qui sont basées en France, les intervenants qui sont basés en France. Tout ça est un gage de sécurité, de garanties pour l’ensemble de vos clients ?

Oui et non. On croit beaucoup à cette approche localisée. En France, évidemment, parce que c’est notre pays, parce que c’est par là qu’on commence et c’est là qu’on a le plus gros de notre marché. Mais, on l’a dit tout à l’heure, en fait pour que ça fonctionne bien, il faut que les gens soient bien formés. Et ça passe par le fait que quand quelqu’un a besoin d’aide et que l’on répond en français, qu’on comprend culturellement ce qui se passe dans le contexte client, c’est ça qui est très important.

On fabrique 80% de de ce qu’on produit aujourd’hui en France. On est très fier même si ce n’est pas toujours facile. Tout le monde a entendu parler de la pénurie de composants. Mais on y tient, c’est important pour nous de faire vivre tout le tissu local, autour de nous. Et ce, notamment, en région Rhône-Alpes, qui nous concerne. Et oui, tant qu’on pourra le faire, on continuera à le faire.

Du coup, on est ici dans un cas de figure simple, où l’internationalisation vient aussi jouer un petit peu en faveur de votre entreprise ?
Connaissant la codification, les règles et règlements, le légal qui est extrêmement important en France, cela nous permet d’être plus souples et plus à l’aise dans d’autres marchés ?

[Rires] Oui alors c’est sûr que dans le domaine social, quand on performe en France en général, on trouve que les autres marchés sont faciles. On est quand même dans un pays qui est plein de contradictions. Il y a d’une part des contradictions légales, mais qui sont à la limite plus simples parce que les textes sont écrits. Et d’autre part les les contradictions culturelles aussi. Nous avons quand même beaucoup de tabous autour du contrôle du travail chez nous. Ça nous force à nous à nous adapter, à comprendre les autres problématiques et d’y répondre.

On ne peut pas dire « mais non c’est comme ça, tout va bien », ce n’est pas comme ça qu’on peut procéder. Et donc ce travail de pédagogie, quand on arrive sur un autre pays, alors on prend l’extrême inverse qui est les États-Unis, ils ne comprennent même pas pourquoi ce serait un problème de contrôler le travail. Et donc cette partie-là on leur explique. C’est vrai qu’effectivement je trouve que c’est une bonne école dans ce domaine en France.