E.Leclerc de Thiverny ou les ingrédients d’une organisation adaptée : un logiciel opérationnel et un pilote éclairé pour une planification réussie

Le centre E.Leclerc de Thiverny-Montataire a fait le pari de recruter un expert et de s’équiper d’un outil de planification pour optimiser et améliorer le placement de ses équipes afin de répondre aux fluctuations de l’activité. Mme Romano, responsable caisses, est à la tête d’une équipe de 45 personnes. Elle n’est pas uniquement en charge des 24 caisses de l‘hypermarché, elle doit aussi gérer un manège à bijoux, une cafétéria, un point presse, une station-service, et l’accueil de l’enseigne.

Chiffres clefs
45 collaborateurs (Equipe Accueil)
4 200 M2 de surface
24 caisses en ligne
Amplitude d’ouverture : 8h45 – 20h (lundi-samedi) et 9h – 13h (dimanche)
Planification : Planexa®  (Holy-Dis)
Système d’encaissement : Evolutel
Site : www.leclerc-thiverny.fr

Etat des lieux : Dysfonctionnements sévères et une fréquentation en baisse

Equipé de Planexa®, ce point de vente rencontre courant 2009 des problèmes d’efficacité opérationnelle sur la ligne de caisse. Pour y pallier la direction recrute Cecilia Romano, une planificatrice expérimentée, pour réorganiser l’équipe caisses.

Quand Mme Romano prend la tête de l’équipe caisses fin 2009, elle est confrontée à une gestion des plannings faite sur le pouce avec des charges peu maitrisées et non-alignées sur les données d’historique enregistrées. Ce point de vente enregistrait alors de nombreuses disparités et dysfonctionnements nuisant au bon fonctionnement du magasin :

• Trop de présences en milieu de journée (temps faibles) ;
• Des manques de personnel les matins et l’après-midi (temps forts) ;
• Une productivité basse en partie due à l’organisation ;
• Une forte inégalité dans l’attribution des horaires nocturnes ;
• Une concentration de caisses ouvertes au centre de la ligne ;
• Un recours aux heures supplémentaires systématique.

Tout au long de l’année 2008, cela engendre alors un allongement progressif des files d’attente en caisse lors des périodes de plus grande activité. Au final, le magasin voit sa clientèle fondre tout comme son chiffre d’affaires alors que Planexa® n’était plus exploité pour optimiser les emplois du temps. Une remise à niveau était donc nécessaire pour améliorer l’efficacité de la ligne de caisses.

(Ré) Organiser la ligne de caisses pour optimiser la gestion des effectifs

Ce constat sans appel entraine alors une réaction de la part de la direction. Il faut réinjecter les compétences nécessaires pour remettre à niveau l’équipe caisses. La décision est prise de remplacer le responsable caisses démissionnaire par un profil confirmé et de s’appuyer sur une formation dédiée pour repartir sur des bases saines. Mme Romano, ancienne responsable planification dans le secteur de la restauration, répond présente. Dès le premier jour elle observe des pistes d’amélioration possibles et avec le soutien de sa direction entreprend progressivement la réorganisation de l’équipe sans tomber dans le changement immédiat et abrupt, souvent source de conflits.

Identifier les pics d’activités sur chaque tâche pour répondre au besoin

Afin de parer au plus urgent, elle a fait en sorte de limiter les heures de manque pendant les pics d’activité et les fermetures ; grâce à Planexa® elle a pu ainsi dégager les tendances et privilégier la présence des équipes aux moments critiques. Cela a été d’autant plus difficile que sur les données d’historique, le Chiffre d’Affaires de chaque activité du magasin était alors indifférencié dans Planexa® ! Cet effort de redressement et de réorganisation est donc compliqué mais avec le concours du consultant-formateur de Holy-Dis, la remise à plat des poids et pénalités permet de mieux optimiser le calcul des plannings suivants.

Définir les profils et contraintes à respecter

Depuis cette période de turbulences, « nous avons bien renseigné les compétences de chaque collaborateur sur les tâches et postes afin de mieux définir les priorités d’attribution des horaires de travail. Cela nous permet aujourd’hui de mieux définir les profils de chaque collaborateur tout en renseignant aussi leur type de contrat (horaires fixes ou variables, CDI, mi-temps, contrats étudiants) et les contraintes à respecter correspondantes » explique Mme Romano. Par ailleurs Planexa® permet de consolider un ensemble de données pour le calcul des emplois du temps mais en tenant compte des desiderata de chacun.

Les polyvalences sont donc désormais bien renseignées et les différents collaborateurs sont toujours affectés sur les postes de travail en fonction des impératifs de couverture de la charge.

Affiner la granularité pour être le plus précis possible : 15 min.

« Avec une granularité au quart d’heure il est plus simple d’accompagner les niveaux d’activité au fil des journées et de bâtir un prévisionnel plus précis. Nous sommes donc très fins et optimisons la planification de nos hôtes de caisses au plus près des besoins constatés tout au long des périodes d’ouverture du magasin », détaille-t-elle. Pour mieux définir les niveaux d’activité prévisionnels, Cecilia Romano réalise des imports des données d’historique, tels que le Chiffre d’Affaires au quart d’heure, le panier moyen ou encore le nombre de clients réalisé, depuis le logiciel d’encaissement Evolutel. Cela permet de prévoir les périodes de plus forte affluence et donc de mieux dimensionner les équipes présentes.

ROI – Des résultats tangibles en quelques semaines

L’optimisation du processus de planification et les initiatives prises ont notamment permis de créer des plannings qui collent à l’activité sans avoir recours à des heures supplémentaires systématiquement tout en réduisant les frais personnel. Le compteur d’heures supplémentaires a d’ailleurs été considérablement réduit (- 50%) en quelques semaines suite à la mise en place de la nouvelle organisation.

Les emplois du temps produits offrent alors une couverture de charge très satisfaisante et alors que l’on constatait un manque constant de ressources, le magasin affiche désormais un léger surplus sur tous les créneaux horaires. Grâce à ces ajustements, la productivité en ligne de caisse a donc été nettement améliorée. Désormais les hôtes de caisses comptent moins de temps d’inactivité ce qui confirme une meilleure gestion des temps forts et surtout des temps de plus basse activité. Par ailleurs, Mme Romano a pu constater une nette amélioration lors de ses calculs de charges.

Je conseillerai sans sourciller Planexa® aux autres magasins de la grande distribution alimentaire !  conclut-elle.

La suite logicielle Planexa® et la distribution alimentaire

Plus largement la suite logicielle Planexa® est plébiscitée par la grande distribution alimentaire et les équipes de plus de 1 600 hypers/supers, dont 100 % du Top 100 des hypermarchés français, parmi lesquels des magasins des enseignes Auchan, Carrefour (intégrés/franchisés), Centre E.Leclerc, Géant Casino, Intermarché, Système U, Leader Price…

Demandez la cartographie des 432 magasins E.Leclerc utilisateurs des logiciels de planification RH de Holy-Dis et leurs témoignages, comme ceux des magasins de Cernay, Gonesse, La Ville aux Dames ou du Drive de Rennes.