Avec TIMESQUARE, Leroy Merlin structure un projet de planification innovante avec des horaires participatifs, s’inscrivant dans sa culture sociale d’autonomisation et de collaboration
Nouveau Client – TIMESQUARE va équiper l’un des leaders de la grande distribution dans le monde : Leroy Merlin
Enseigne française spécialisée dans le secteur du bricolage s’appuyant sur une plateforme multicanale, Leroy Merlin offre des services physiques et digitaux.
Un an après le choix de TIMESQUARE pour adresser les problématiques de planification des RH et des activités, Muriel Bertin et Jérôme Vigne font le point sur le projet avec Stéphane Chambareau.
Leroy Merlin en 5 chiffres
- 10 milliards de chiffre d’affaires
- 144 magasins en France
- 30 000 collaborateurs
- 10 000 000 de ménages français clients
- 600 000 000 de visites sur le site leroymerlin.fr
« Chez Leroy Merlin, on est convaincu qu’améliorer sa maison, c’est améliorer sa vie. Alors on imagine et on construit les nouvelles façons d’habiter. Pour rendre la maison plus accessible. Plus durable. Mieux adaptée à chaque habitant. Une mission que l’on mène de façon collective : collaborateurs, habitants, partenaires, associations… chacun joue un rôle clé. »
Muriel Bertin, Directrice rémunération et partage. 32 ans chez Leroy Merlin, elle porte entre autres des projets autour de l’organisation du temps de travail qui est une composante essentielle pour les collaborateurs au regard du prisme de l’équilibre vie pro / vie perso. Elle est aussi leader métier sur le changement des outils de Planification et GTA.
Jérôme Vigne, Product Manager. 7 ans chez Leroy Merlin, il travaille sur la digitalisation et les outils qui adressent les problématiques de paie, GTA, planification et identité. Il est très sensible à l’expérience utilisateur.
Stéphane Chambareau, Responsable Marketing Produits. 24 ans chez Holy-Dis, il pilote la road map de la solution logicielle spécialisée dans le SiRH de Gestion des Temps : TIMESQUARE. Avec un ADN très lié à la planification sous contraintes, il est particulièrement attentif aux enjeux sociétaux et économiques de la gestion des horaires.
Leroy Merlin, histoire d’une entreprise de passionnés
L’audace RH et opérationnelle de Leroy Merlin : TIMESQUARE pour une gestion des plannings participative
« Cette volonté de proposer des horaires participatifs est issue d’une idée portée par les collaborateurs lors du processus Vision 2015-2025 (réflexion collaborative visant à construire l’entreprise de demain). Ils ont été rapidement instaurés dans nos magasins qui sont vraiment au cœur de ce projet de rénovation de notre outillage en matière de gestion des plannings et des temps » commence par souligner Muriel Bertin.
Une rénovation audacieuse du SiRH de demain avec un volet majeur sur la gestion des plannings et des temps est lancé en 2022. En 2023, c’est finalement TIMESQUARE qui est choisi à l’issue d’un processus rigoureux et sur lequel Holy-Dis s’est distingué par :
- De larges fonctionnalités en termes de modélisation de l’activité et de planification RH sous contraintes
- Une plateforme SaaS évolutive
- Une approche orientée « co-innovation » avec ses utilisateurs
- Une interopérabilité avec Chronotime Workplace pour la GTA
- Une excellence technologique : sécurité, API, ergonomie…
- Et des valeurs partagées
Leroy Merlin choisit Chronotime Workplace + TIMESQUARE.
Une offre unique sur le marché née de l’expertise de deux leaders : en Planification optimisée avec Holy-Dis et en avec Inetum Software.
La culture du partage de Leroy Merlin est omniprésente dans le pilotage au quotidien et se décline autour de 4 piliers : vouloir, savoir, pouvoir, avoir. Cette approche responsabilise chaque collaborateur, en lui garantissant autonomie, accès à l’information et une vision claire de la stratégie. L’objectif est de lui permettre d’être un vrai entrepreneur dans son domaine et de coconstruire la vie sociale, économique et humaine de son magasin et de son entreprise.
« Quand on choisit un partenaire, au-delà des caractéristiques de la solution logicielle bien entendu, nous sommes sensibles aux valeurs véhiculées par l’éditeur » souligne Muriel Bertin.
« A chaque montée de version, TIMESQUARE s’enrichit et donne un véritable sens à tout ce que nous entreprenons pour fournir les meilleures solutions à nos clients et utilisateurs. La confiance, l’autonomie, la bienveillance sont des valeurs qui nous tiennent à cœur chez Holy-Dis. Elles sont aussi généralement reconnues par nos clients et nos partenaires qui apprécient aussi notre proximité, notre expertise et notre engagement dans les projets » ajoute Stéphane Chambareau.
Les coulisses du changement : pourquoi Leroy Merlin a choisi de changer de logiciel de planification ?
De multiples déclencheurs sont à l’origine de ce projet de Planification et GTA
- Un système RH vieillissant, avec de nombreux développements spécifiques sur les fonctions planification, limitait l’adaptation aux nouvelles technologies et pratiques.
- Un contexte post-COVID où le sujet du temps de travail devient un élément d’engagement et de reconnaissance des collaborateurs ; un vrai pilier que Leroy Merlin souhaite mettre en avant dans le package de rétribution.
- L’accélération de la transformation digitale à tous les étages.
- Un meilleur alignement des plannings aux évolutions de l’offre phygitale et des comportements sociétaux et locaux, pour améliorer la productivité et la qualité du service rendu aux clients.
- Une dynamique à relancer autour des horaires participatifs dans le cadre d’une flexibilité concertée pour tous : clients, magasins, collaborateurs et managers.
« Dans le cadre d’une démarche UX, nous avons mené des enquêtes quali/quanti auprès des collaborateurs et managers. Cette enquête a mis en évidence un décalage entre les besoins couverts et les attentes d’aujourd’hui et de demain » ajoute Jérôme Vigne.
« Notre volonté est d’avoir les outils pour travailler à un meilleur équilibre vie pro / vie perso de nos collaborateurs tout en préservant les équilibres économiques de l’entreprise, le tout au service de la satisfaction de nos habitants… Les bonnes personnes avec les bonnes compétences au bon endroit au bon moment », résume Muriel Bertin.
Leroy Merlin, les défis de la planification des effectifs dans le commerce omnicanal
« Nous avons aussi différentes façons de vendre avec par exemple du libre-service et du mode projet avec rendez-vous. Ce n’est pas la même planification, ce n’est pas le même temps que je consacre et ce n’est pas le même conseil. On a aussi de plus en plus de canaux certes mais qui s’inscrivent tous dans une expérience d’achat tournée vers la simplification. Par exemple aujourd’hui vous pouvez commander sur le site et venir chercher en magasin sans passer par la zone de vente » souligne Muriel Bertin.
- Une offre digitale accessible 24h/24, 7j/7
- Des magasins avec de larges et diverses amplitudes d’ouverture
- Une ouverture le dimanche pour l’ensemble des magasins
- La complémentarité et la continuité entre les services en magasin et les services en ligne
- Convention collective nationale du bricolage (vente au détail en libre-service) du 30 septembre 1991 (IDCC 1606)
- Un effectif moyen de 180 collaborateurs (140 pour le plus petit magasin et plus de 500 pour le plus grand)
Une fréquentation très hétérogène et liée à :
- La typologie de client, par exemple, les professionnels arrivent généralement à partir de 7h le matin et bien avant 9h ou alors tard le soir.
- La zone de chalandise (métropole, urbaine ou rurale), proche de bureaux ou dans une zone d’activité commerciale.
- La saisonnalité très particulière rythmée par des moments qui vont changer les zones d’affluence au sein même du point de vente : le jardin au printemps, le chauffage avant l’hiver.
- Une météo qui peut repousser ou avancer dans le temps l’impact de ces moments sur l’organisation des rayons.
« On a donc une planification qui n’est pas la même pour l’ensemble du magasin » ajoute Jérôme Vigne.
« Aujourd’hui, la planification, elle concerne aussi nos entrepôts et les services internes. Et c’est encore autre chose. Ils ajoutent de nouvelles particularités et contraintes à la planification existante, qui n’est pas la même pour le coup que pour les magasins » renchérit Jérôme Vigne
TIMESQUARE : le bon outil pour répondre aux exigences élevées de Leroy Merlin en matière de planification
Tout d’abord, TIMESQUARE s’est démarqué par sa couverture fonctionnelle répondant aux exigences des métiers chez Leroy Merlin :
- Prévisions d’activité et modélisation de charge de chaque tâche en fonction de leurs spécificités,
- Capacités hybrides de planification avec des algorithmes automatisant l’optimisation et la légalisation,
- Respect du contexte réglementaire et adaptation au cadre de l’annualisation,
- Prise en compte des souhaits des collaborateurs.
La souplesse de l’outil était un critère majeur pour s’adapter aux multiples métiers à planifier et aux contraintes hétérogènes de Leroy Merlin (magasins, entrepôts, services internes). Pour répondre aux transformations et aux opportunités de demain, il fallait aussi s’assurer des possibilités de personnalisation.
« TIMESQUARE nous a paru être l’outil le plus ouvert et capable de s’adapter à nos processus. Sa scalabilité est par ailleurs un atout pour accompagner l’évolution de notre organisation » souligne Jérôme Vigne.
Les niveaux de sécurité et les garanties offertes par TIMESQUARE ont été rassurantes : authentification SSO, respects des règles RGPD, hébergement en France (découvrez KDDI France et TIMESQUARE en podcast >>).
L’interopérabilité au travers d’APIs avec le SiRH a été un élément déterminant. Le choix d’une solution best of breed comme TIMESQUARE nécessite une interopérabilité avec un acteur prédominant de la GTA, en l’occurrence Chronotime Workplace. Les équipes Holy-Dis et Inetum ont travaillé main dans la main dès la phase de consultation pour apporter des solutions unifiées au travers notamment d’un portail collaborateur unique.
L’innovation et la R&D en continu de livraisons de nouveautés en mode agile ont été un facteur prépondérant dans le choix de TIMESQUARE. Avec un minimum de 5 versions de Timesquare livrées par an, Leroy Merlin s’assure ainsi d’une réelle évolutivité de cette brique au sein de son SiRH global.
Usabilité : « En termes d’ergonomie et d’expérience utilisateur (UI/UX), ce n’est pas toujours facile de trouver des outils de planification avec une très grande expertise et des interfaces agréables à utiliser et facilitant l’adoption. » ajoute Jérôme Vigne
« Pourquoi nous avons choisi Timesquare ? Car c’est l’outil qui correspondait au meilleur du marché par rapport à nos exigences fonctionnelles et nos exigences digitales » résume Muriel Bertin
Valeurs communes : le socle d’une collaboration fructueuse entre Holy-Dis et Leroy Merlin
« Au-delà de l’outil et des échanges techniques, avec Holy-Dis, on a vraiment senti une culture d’entreprise et des valeurs qui étaient proches des nôtres. Il y a aussi tout de suite eu une harmonie dans le relationnel entre les équipes, et c’est hyper important. On a vraiment senti de l’écoute et un esprit de construction gagnant-gagnant » souligne Muriel Bertin
« Aller chercher de l’agilité chez un éditeur SaaS, ce n’est quand même pas le concept le plus simple du monde. Et aujourd’hui, c’est ce que nous avons trouvé auprès de Holy-Dis. Nous l’avons ressenti et éprouvé dès les premières étapes du projet ; on collabore avec un éditeur SaaS mais avec une souplesse dans la conception et le paramétrage. C’est intéressant de voir que finalement une méthodologie agile peut s’appliquer sur ce type de projet et solution. C’est aussi motivant de changer notre façon de travailler et d’autant plus sur des projets structurants pour notre entreprise, et d’une certaine ampleur » fait remarquer Jérôme Vigne.
Un projet SiRH ambitieux avec des bénéfices tangibles attendus…
« La finalité est bien d’avoir la bonne personne au bon endroit, au bon moment, et donc de gagner en productivité face aux clients mais c’est aussi in fine de simplifier la vie de l’ensemble des collaborateurs » insiste Muriel Bertin
« Nous travaillons depuis un peu plus de 10 ans sur le concept de Social Planning. Auparavant, nous avons accompagné des clients très progressistes sur la mise en place de préférences horaires, d’horaires libre choix ou encore en îlot. Le but est d’atteindre le graal de la flexibilité concertée ; il existe de multiples dispositifs, fonctionnalités pour y parvenir et les choix dépendent du contexte et de la culture de chaque entreprise. Pour nous, éditeur SiRH, il s’agit de fournir une boîte à outils et d’accompagner nos clients pour qu’ils puissent s’organiser autour de plannings journaliers optimisés. Cette approche offre le meilleur équilibre entre engagement collaborateurs et expérience clients sans faire de compromis sur la performance et le respect de la législation » complète Stéphane Chambareau.
Le social planning : effet de mode ou lame de fond ?
C'est un esemble de dispositifs humains et participatifs mis en place dans le cadre du processus de planification des horaires des collaborateurs avec pour objectif principal d’améliorer l’équilibre vie professionnelle – vie privée de ces mêmes collaborateurs
… et un fort potentiel d’impact
Leroy Merlin voit plusieurs enjeux se dessiner autour d’un projet aussi structurant que la planification et la GTA.
Tout d’abord au niveau de la data qui facilitera la production d’indicateurs pertinents.
Ensuite grâce à la collaboration avec les équipes métier Commerce, les modèles de calcul de charge pourront être constamment améliorés en tenant compte des événements, des tendances et des objectifs. En retour, ils disposeront de données plus fiables pour eux-mêmes améliorer les modèles de vente. « Une boucle vertueuse » souligne Muriel Bertin.
« Bien évidemment, cela devrait favoriser l’engagement des collaborateurs grâce à un équilibre vie pro / vie perso au travers d’une planification plus collaborative, plus concertée et mieux comprise » insiste Muriel Bertin.
Pour finir, des gains plus vertueux sont espérés comme la réduction du turnover et de l’absentéisme… Il y a aussi des enjeux différenciants de marque employeur.
« Ce projet 360 promet une création de valeur s’étendant bien au-delà des objectifs initiaux, avec une meilleure productivité, un pilotage plus fin de la masse salariale et une meilleure adaptation aux évolutions de nos métiers et de nos offres et surtout un vrai plus pour nos collaborateurs et managers » termine Muriel Bertin.
L’importance d’une collaboration étroite dans toutes les phases du projet
- Partage constant avec les opérations sur les besoins métiers qui rythment les étapes du projet.
- Projet orchestré avec une approche de co-construction : à chaque sujet, l’enrichissement des paramétrages permet de valider par l’exemple et tester ainsi au fur et à mesure les orientations prises.
« Je pense que ça a vraiment aidé les équipes Leroy Merlin à se projeter » résume Jérôme Vigne.
- Expertise de l’accompagnement et proximité avec les équipes que ce soit en distanciel et présentiel
- Respect du rétroplanning dans la mise à disposition des environnements, dans la mise en place des ateliers, dans les livrables…
« Les utilisateurs sont désormais impatients d’avoir TIMESQUARE entre leurs mains » conclut Muriel Bertin.
On vous donne rendez-vous dans quelques mois pour un partage d’expérience sur le déploiement de TIMESQUARE dans les magasins Leroy Merlin.
Crédits photo & vidéo : @LEROY MERLIN & @Xavier Renou