Restaurant, café, boulangerie… Tout commence par une gestion intelligente des emplois du temps

Jean Marc est rassuré, manager responsable de l’ouverture de son restaurant ce jeudi, il sait que son équipe est au complet. La particularité du jeudi, c’est le jour de la livraison des matières premières qui serviront à produire et vendre les différents plats de la carte et ceci jusqu’à la prochaine livraison le lundi suivant.

Il est 7h00, les premiers employés (pour la plupart polyvalents) arrivent et vont pouvoir mettre en place les outils de production et faire briller le restaurant afin d’accueillir les clients dès l’ouverture, à 11h00. Le manager débriefe son équipe. Le sujet, c’est le rush du midi : en 2 heures il faut assurer une bonne partie du chiffre d’affaires (CA) prévu de la journée. Pour réussir ce challenge, Jean Marc distribue les rôles en s’aidant de son linéaire (planning quotidien) sur lequel sont planifiés les différents équipiers avec leurs horaires mais également les tâches qui leur sont attribuées dans le détail :

• 2 personnes au grill, pour la mise en place et le contrôle du bon fonctionnement des différents appareils permettant la production, pour la vérification des dates de péremption des matières premières (méthode HACCP), la préparation des salades, des hors d’œuvres, des pâtisseries et la mise en place des emballages des produits.
• 1 personne en ‘ouverture caisse’, pour la mise en place de la ligne de caisse, mais aussi le Drive, les différents accessoires à distribuer aux clients, les boîtes des menus enfants, les boissons dans les réfrigérateurs.
• 2 personnes en livraison, contrôle et rangement et à 10h00, après sa pause, une personne pourra vérifier que la salle et l’aire de jeux sont propres, sans oublier les sanitaires et les extérieurs.

Une fois les rôles distribués, Jean Marc peut s’occuper de l’ouverture ‘administrative‘ de son restaurant et vérifier le bon déroulement des différentes tâches attribuées à son équipe.

Il est 10h15, le Manager accueille les autres membres de son équipe et les débriefe, ce qui permet aux premiers arrivés de prendre leur pause.

A 11h00, le restaurant est prêt, les premiers clients ne vont pas tarder à arriver, et un collègue Manager vient prêter main forte à Jean Marc afin d’assurer le service du midi. Ils se répartissent les rôles, l’un va gérer la production et l’autre la vente. Pas d’inquiétude, Jean Marc qui a également la responsabilité des plannings de son restaurant, sait qu’il a prévu le nombre de personnes suffisant pour assurer le chiffre d’affaires budgété par son Directeur, ce qui lui a permis de répartir ses équipiers, quart d’heure par quart d’heure, en fonction des compétences de chacun, mais aussi en fonction de la charge de travail de chacune des tâches nécessaires à la réalisation du chiffre d’affaires prévu.

PLANNING | En plus de la production et de la vente, il a également planifié une personne en salle, une hôtesse d’accueil, une personne en plonge de 12h00 à 14h00, afin d’assurer un service irréprochable. Et ceci en respectant sa charte horaire, soit un ratio d’environ 1/3 de son chiffre d’affaires prévisionnel.

Jean Marc et son collègue vont pouvoir pleinement s’occuper du ‘terrain’ et manager leur équipe pendant le coup de feu tout en étant confiants quant à la suite de la journée, car la transition entre l’équipe du matin et celle du soir est prévue, planifiée, éditée et cela pour les 3 semaines à venir…

Vous l’aurez compris, le manager ne peut consacrer des heures et des heures à bâtir les plannings. Il doit pleinement se consacrer à son rôle opérationnel.

Le recours à un logiciel de planification optimisée des ressources humaines est incontournable.

Des plannings à la carte du jour !

La restauration est un secteur difficile à planifier où les impondérables sont récurrents et les contraintes nombreuses : fluctuation importante de l’activité, polyvalence, tâches multiples, types de contrats, grande amplitude des horaires d’ouverture…

Quel est le menu ?

• Gestion du personnel
  Planifier c’est piloter son personnel et anticiper sur la paie (informations administratives, contrats, matricules paie, respect des budgets …). C’est aussi éviter la rotation des effectifs, négative pour l’image de l’entreprise.
• Définition de la charge de travail
  Différentes activités sont nécessaires pour réussir un service, assurer son rush ou faire face au ‘coup de feu’. Elles doivent être quantifiées.
  Comment ? Avec un historique et la productivité connue de ses équipes il est possible de prévoir ses besoins pour chacune de ces tâches.
  L’objectif ? Une fois que l’on connaît la charge de travail on peut adapter les besoins nécessaires en Ressources Humaines, le nombre d’heures (les contrats, les recrutements, les extras), les compétences (ou polyvalence) qui doivent être planifiées au moment le plus opportun.
• Législation du travail et planification
  Comment respecter les jours de repos, gérer les congés, prendre en compte les ‘plages’ de planification (desiderata des employés, les temps partiels) tout en optimisant la couverture des charges (besoins) par activités (tâches) ?
• Diffusion des emplois du temps
  Il est obligatoire d’afficher les emplois du temps sur le site d’activité, mais aussi de communiquer les plannings à l’équipe sur support papier, mais pourquoi ne pas profiter des nouveaux moyens de communication comme les e-mails ou encore les SMS pour les diffuser ?

L’addition s’il vous plaît ?

• Baisse du nombre d’heures complémentaires, de la rotation des effectifs (turn over), du stress généré par le casse-tête des plannings
• Moins de modifications des plannings
• Plus de temps pour la gestion de terrain pour les responsables d’équipes
• Plus de visibilité des emplois du temps pour les collaborateurs mais aussi les managers, l’inspection du travail…
• Plus d’anticipation sur le recrutement, les extras, les avenants aux contrats
• Satisfaction du client au rendez-vous, car le service est optimisé.

La formule gagnante : un outil de planification garantissant un retour sur investissement rapide (ROI) et non « une échelle à monter les blancs en neige ».
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