3 Restaurants, 1 Planification et Gestion des Temps dans le Cloud | Centralisation et automatisation des processus – De la planification à la préparation de la paie

Avec 3 restaurants sous franchise Burger King et Quick dans l’ouest de la France, le gérant mutualise les ressources et modélise les plannings de ses 170 équipiers. Timesquare diffuse les horaires de travail directement sur le smartphone (ou sur un terminal connecté) du collaborateur. Sur place, les équipiers enregistrent leurs arrivées / départs sur des pointeuses et badgeuses. Ces temps alimentent ensuite le module de Gestion des Temps qui permet un calcul automatique et une validation RH centralisée des compteurs paie.

Découvrez le Retour d’expérience du gérant des trois restaurants.

Centraliser la planification pour améliorer la gestion et la planification

Dématérialiser les processus pour fluidifier les interactions

Dès 2015, Timesquare est installé pour centraliser les processus et dématérialiser les outils. « Cette solution, accessible depuis un navigateur web, nous permet de concentrer les paramétrages communs aux trois restaurants. Que ce soient les différents contrats, les types d’absences ou encore les contraintes légales, l’ensemble de ces points sont désormais traités en central par la responsable RH qui gère les 3 restaurants. » explique-t-il.

Chaque responsable planification se connecte depuis n’importe quel PC connecté pour planifier les tâches et les équipiers.

« Au restaurant il est difficile de dégager 5 minutes. Nous sommes toujours dans le feu de l’action. Les responsables sont constamment sollicités et interrompus. Avec cet outil, ils peuvent positionner un créneau de télétravail pour se concentrer sur la gestion des plannings de leurs équipes ! C’est une situation gagnant-gagnant, grâce à Timesquare on gagne beaucoup de temps. Du coup, la société est assurée d’avoir des plannings transparents, justes et légaux » poursuit-il.

Des plannings optimisés et sur mesure pour chaque restaurant

Timesquare modélise l’organisation de chaque restaurant pour calculer les horaires prévisionnels les plus adaptés à l’activité locale.

« La granularité au quart d’heure nous permet de prévoir en compétences et en nombre les équipiers nécessaires sur des périodes très précises. On définit alors les besoins tâche par tâche afin d’établir une charge prévisionnelle sur tous les postes du restaurant. Avec environ 15 tâches différentes, production, frites, drive, caisses, livraisons, entretien machine à glaçon, etc., on est en mesure de déterminer que pour le Burger King de Ploeren. Concrètement Timesquare indique qu’il faudra planifier trois collaborateurs dès 11h30, cinq à partir de 11h45 pour le début du service et une dizaine à 12h pour débuter la période de rush » détaille-t-il.

Grâce à cette planification optimisée, les restaurants sont aussi assurés de produire des emplois du temps légaux et équitables. Ouverts 7jrs/7 et avec une amplitude de présences pouvant aller de 8h le matin jusqu’à 00h, le respect, des règles, des contrats de travail ou encore de la convention collective nationale de la restauration rapide, est critique pour le restaurant. « Timesquare est un garde-fou essentiel pour nous protéger d’illégalités dans les plannings. Il nous permet de respecter toutes les contraintes légales comme :

• l’obligation de respecter une période de repos de 12h minimum entre deux services pour un équipier,
• l’imposition de 2 jours de repos consécutifs,
• le respect d’un minimum de 2 heures de travail par créneau,
• un maximum de 8 jours de travail consécutifs.

 Un Portail dédié pour les échanges responsables / employés

Mais il est parfois nécessaire d’effectuer des changements sur le planning prévisionnel. Les équipiers peuvent avoir des imprévus et le manager doit alors réaménager les emplois du temps prévisionnels. Grâce à un Portail dédié, chaque restaurant centralise les demandes entre les équipiers et leurs responsables. Les aménagements projetés sont alors simplement transposés sur les horaires de travail prévus. Le manager mesure alors les impacts de chaque demande sur l’activité du restaurant. Cette flexibilité offre des conditions de travail plus souples et participatives aux collaborateurs sans avoir un impact négatif sur la productivité au sein du restaurant.

Gestion des demandes de congés

« Nous avons constaté une amélioration de l’organisation y compris en ce qui concerne l’absentéisme. Plus personne ne peut se justifier d’une absence sur une plage de travail prévue par un manque d’information. Chaque collaborateur accède à son planning virtuel depuis son espace dédié. Chaque équipier y fait aussi ses demandes de congés, ce qui accélère les échanges, centralise les demandes et permet au responsable de visualiser l’impact de chaque demande sur l’organisation du magasin ».

Sur l’ensemble des 3 restaurants on constate une réduction des périodes de flux tendus (périodes de vacances par exemple), spécialement lors des pics d’activité saisonniers (vacances ou été).

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 Les 3 restaurants ont aussi accès à la Gestion des Temps intégrée et sont équipés de badgeuses-pointeuses. Ce dispositif contrôle les présences réelles et mesure les écarts entre le prévisionnel et le réalisé. « Chaque équipier pointe quand il débute ou termine son créneau ce qui permet d’inscrire mécaniquement les temps de travail dans la Gestion des Temps. Ce dispositif permet de préparer rapidement les variables de paie – EVP, y compris les heures complémentaires ou les heures de nuit, dans le respect des obligations légales.  Depuis la mise en place de ce dispositif nous constatons moins d’erreurs de saisie / reports. L’absentéisme est mieux maîtrisé et un gain de temps et de flexibilité dans les échanges entre nos salariés et leurs responsables » complète-t-il.