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3 Restaurants, 1 Planification et Gestion des Temps dans le Cloud | Centralisation et automatisation des processus – De la planification à la préparation de la paie

3 Restaurants, 1 Planification Et Gestion Des Temps Dans Le Cloud | Centralisation Et Automatisation Des Processus – De La Planification à La Préparation De La Paie

Avec 3 restaurants sous franchise Burger King et Quick dans l’ouest de la France, le gérant mutualise les ressources et modélise les plannings de ses 170 équipiers. Avec Timesquare® de Holy-Dis, chaque collaborateur reçoit et consulte ses horaires de travail sur son smartphone ou sur un terminal connecté. Sur place les horaires réalisés sont enregistrés grâce à des pointeuses et badgeuses qui alimentent le module de Gestion des Temps qui permet un calcul automatique et une validation RH centralisée des compteurs paie.

Découvrez le Retour d’expérience du gérant des trois restaurants.

Centraliser la planification pour améliorer la gestion et la planification

Dématérialiser les processus pour fluidifier les interactions

Burger King / Quick
3 Restaurants
170 équipiers
15 tâches à planifier
Amplitude de travail sur site : 8h – 00h
Amplitude d’accueil du public :
7jrs/7 | 11h00 – 23h

SiRH – Le dispositif 

Planification RH et GTA : Holy-Dis
Pointeuse – badgeuse : Lecteurs Pyrescom
Paie : Quadra paie

Dès 2015 il  déploie Timesquare® On Demand pour mieux centraliser les processus et dématérialiser les outils. « Cette solution accessible depuis un navigateur web nous permet de concentrer les paramétrages communs aux trois restaurants. Que ce soient les différents contrats, les types d’absences ou encore les contraintes légales, l’ensemble de ces points sont désormais traités en central par la responsable RH qui gère les 3 restaurants. » explique-t-il.

Chaque responsable planification peut donc se connecter depuis n’importe quel PC connecté pour planifier les tâches et les équipiers.

« Au restaurant il est difficile de dégager 5 minutes, nous sommes toujours dans le feu de l’action. Les responsables sont constamment sollicités et interrompus. Avec cet outil, ils peuvent positionner un créneau de télétravail pour se concentrer sur la gestion des plannings de leurs équipes ! C’est une situation gagnant-gagnant, grâce à Timesquare® On Demand on gagne beaucoup de temps et la société est assurée d’avoir des plannings transparents, justes et légaux » poursuit-il.

Des plannings optimisés et sur mesure pour chaque restaurant

Timesquare® modélise l’organisation de chaque restaurant pour calculer les horaires prévisionnels les plus adaptés à l’activité locale.

« La granularité au quart d’heure nous permet de prévoir en compétences et en nombre les équipiers nécessaires sur des périodes très précises. On définit alors les besoins tâche par tâche afin d’établir une charge prévisionnelle sur tous les postes du restaurant. Avec environ 15 tâches différentes, production, frites, drive, caisses, livraisons, entretien machine à glaçon, etc., on est en mesure de déterminer que pour le Burger King de Ploeren, il faudra trois collaborateurs dès 11h30, cinq à partir de 11h45 pour le début du service et une dizaine à 12h pour débuter la période de rush » détaille-t-il.

Grâce à cette planification optimisée, les restaurants sont aussi assurés de produire des emplois du temps légaux et équitables. Ouverts 7jrs/7 et avec une amplitude de présences pouvant aller de 8h le matin jusqu’à 00h, le respect, des règles, des contrats de travail ou encore de la convention collective nationale de la restauration rapide, est critique pour le restaurant. « Timesquare SaaS est un garde-fou essentiel pour nous protéger d’illégalités dans les plannings et il nous permet de respecter toutes les contraintes légales comme l’obligation de respecter une période de repos de 12h minimum entre deux services pour un équipier, l’imposition de 2 jours de repos consécutifs, le respect d’un minimum de 2 heures de travail par créneau et un maximum de 8 jours de travail consécutifs.

Une couverture fonctionnelle complète

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 Un Portail dédié pour les échanges responsables / employés

Seulement, il est parfois nécessaire d’effectuer des changements sur le planning prévisionnel. Les équipiers peuvent avoir des imprévus et le manager doit alors réaménager les emplois du temps prévisionnels. Grâce à un Portail dédié, le Module Collaborateurs, chaque restaurant centralise les demandes entre les équipiers et leurs responsables tout en permettant une intégration automatique des aménagements projetés sur les horaires de travail prévus. Le manager peut alors mesurer les impacts de chaque demande sur l’activité du restaurant. Cette flexibilité offre des conditions de travail plus souples et participatives aux collaborateurs sans avoir un impact négatif sur la productivité au sein du restaurant.

Une gestion précise de chaque tâche du restaurant

« Nous avons constaté une amélioration de l’organisation y compris en ce qui concerne l’absentéisme. Plus personne ne peut se justifier d’une absence sur une plage de travail prévue par un manque d’information. Chaque collaborateur accède à son planning virtuel depuis son espace dédié. Chaque équipier y fait aussi ses demandes de congés, ce qui accélère les échanges, centralise les demandes et permet au responsable de visualiser l’impact de chaque demande sur l’organisation du magasin ».

Sur l’ensemble des 3 restaurants il est aussi constaté une réduction des périodes de flux tendus (périodes de vacances par exemple), spécialement lors des pics d’activité saisonniers (vacances ou été).

Piloter le quotidien et sécuriser la préparation des Eléments Variables de Paie avec l’outil de Gestion des Temps de Holy-Dis

 Les 3 restaurants ont aussi accès à la Gestion des Temps intégrée et sont équipés de badgeuses-pointeuses qui permettent de contrôler les présences réelles et mesurer les écarts entre le prévisionnel et le réalisé. « Chaque équipier pointe quand il débute ou termine son créneau ce qui permet d’inscrire mécaniquement les temps de travail dans la Gestion des Temps. Ce dispositif permet de préparer rapidement les variables de paie, y compris les heures complémentaires ou les heures de nuit, dans le respect des obligations légales.  Depuis la mise en place de ce dispositif nous constatons moins d’erreurs de saisie / reports, un absentéisme mieux maîtrisé et un gain de temps et de flexibilité dans les échanges entre nos salariés et leurs responsables » complète-t-il.

Pointages automatisés, des badgeuses à la portée de tous et une Gestion des Temps et des Activités fluide
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