Avec Planexa, SUPER U Vivonne gagne un temps précieux et optimise les plannings de ses 110 collaborateurs

En 2004, Béatrice Patinier, Directrice du Super U Vivonne (Vienne) misait sur la solution Planexa^® de Holy-Dis pour la planification des ressources humaines et des activités de son magasin. 10 années plus tard, la confiance est toujours là et les solutions couvrent un plus large périmètre. Les logiciels se sont adaptés aux développements de l’activité et des services du magasin.

Pari gagné pour la planification RH

En 2004, la Directrice du Super U Vivonne a décidé de professionnaliser la gestion des horaires prévisionnels du service «Encaissement» et a donc choisi d’installer le logiciel Planexa^® plébiscité par les hyper et supermarchés en France.

Il faut savoir que la distribution est un secteur complexe à planifier, où les contraintes sont nombreuses : fluctuation importante de l’activité (pics de fréquentation, activité variable d’un jour à l’autre et dans la journée), polyvalences, tâches multiples, variété des types de contrats, grande amplitude des horaires d’ouverture, règles légales (droit du travail, convention collective…) et individuelles (pauses, congés, desiderata…).

« A partir de 8-10 caisses, s’équiper de Planexa^® présente tout son intérêt, dans la mesure où les responsables notent un véritable gain de temps et de productivité », affirme Béatrice Patinier.

Au Super U Vivonne, il y a majoritairement un recours à des contrats de type CDI et les CDD représentent en moyenne moins de 13 % de l’effectif. Parmi les contraintes RH, on note une forte proportion de congés maternité et de congés parentaux ainsi que des règles particulières liées aux temps partiels (principalement des 28 à 30h hebdomadaires).

En 2010, après cette première expérience positive, la Directrice du Super U Vivonne décide d’étendre l’utilisation de Planexa^® à l’ensemble des responsables pour gérer les plannings d’activités de tout le point de vente et des 110 collaborateurs. Chaque responsable prépare les emplois du temps de son équipe afin de pouvoir les communiquer au minimum 3 semaines en avance à chaque salarié ; la loi oblige l’employeur à les porter à la connaissance du personnel au moins 15 jours avant la date prévue pour leur mise en application (Convention collective nationale du commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire – Article 5.2).
Au total, ce sont maintenant 10 personnes dans l’équipe (Chefs de caisses et Chefs de rayons) qui utilisent Planexa® au quotidien pour établir et gérer les horaires de leurs équipes.

Du temps et de l’efficacité gagnés pour se consacrer à son métier

A partir des données d’activité fournies par le système d’encaissement Mona – Wincor Nixdorf (chiffre d’affaires, nombre de tickets, nombre d’articles…), un calcul de charges est opéré pour chacune des tâches. A l’aide d’une productivité horaire associée (ex : la VHT – Volume par Heure Travaillée – pour la caisse), le logiciel détermine le dimensionnement idéal, quart d’heure par quart d’heure, pour une meilleure adaptation aux fluctuations de fréquentation. Les charges de travail prévisionnelles sont ensuite exploitées par le moteur de calcul de Planexa^® pour déterminer la combinaison de plannings idéale permettant d’obtenir une couverture optimale.

La gestion des files d’attente est au cœur des préoccupations majeures des chefs de caisse et l’attente le nerf de la guerre d’une bonne relation client.

En cas de forte affluence, Béatrice Patinier a mis en place une caisse de secours en matinée pour désengorger les autres caisses, grâce au suivi des polyvalences de Planexa^®. Il est alors simple de trouver une ressource compétente et disponible. En plus du calcul des horaires et de l’attribution des tâches, Planexa^® opère une implantation optimale des hôtesses aux différentes caisses selon les besoins et les objectifs donnés au départ.

Outre le gain de temps pour l’ensemble des utilisateurs et la possibilité d’utiliser le temps ainsi gagné dans le véritable métier des équipes, Super U Vivonne retient l’uniformisation du processus de planification et in fine la diffusion du planning conforme et homogène pour tous les secteurs du magasin, jusque-là impossible.

Planexa^® offre également une grande souplesse et permet de réajuster, voire forcer, à tout moment les plannings ou modifier le paramétrage sans avoir recours aux équipes de l’éditeur.

«Tout le monde a accès aux mêmes états et peut consulter les mêmes plannings, on parle désormais le même langage au niveau des horaires».
Béatrice Patinier, Directrice du Super U Vivonne

La direction dispose ainsi d’un outil unique pour centraliser la planification. Elle peut aussi contrôler que ses plannings respectent scrupuleusement le cadre réglementaire du moment, « ce qu’un tableur de type Ms Excel ne permet pas », ajoute Béatrice Patinier.

Teddy Carvalho, Ingénieur d’affaires chez Holy-Dis, précise : « Super U Vivonne utilise Planexa^® pour gérer tout le point de vente grâce notamment à une prise de conscience très rapide de la nécessité de professionnaliser la gestion des plannings dans tous les secteurs et d’avoir une vue globale sur les horaires et les activités de chacun ».

Perspective : automatiser le processus de la planification à la paie

Par ailleurs, Béatrice Patinier étudie avec l’éditeur Holy-Dis comment compléter son dispositif avec le module de gestion des temps (GTA) Tempsia™, qui lui permettrait de récupérer automatiquement les horaires réalisés par ses équipes, de les comparer aux horaires prévisionnels de Planexa^® et les transmettre en éléments de paie à l’outil Cegid en place.

Actuellement, le comptable prépare le récapitulatif des horaires réalisés des salariés (jours de solidarité, jours fériés, travail le dimanche, écarts d’horaires…). Cela prend beaucoup de temps et l’équivalent de 4 tableaux Excel format A3 !! L’arrivée de Tempsia^™, module de la Suite Planexa^® réduirait grandement cette perte de temps tout en rationalisant les échanges de données avec la paye.

« Planexa^® est un outil très pointu, et quand on est satisfait d’une solution et des services de l’éditeur, il n’y aucune raison d’en changer ! », conclut Béatrice Patinier.

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Holy-Dis accompagne Système U

A ce jour, ce sont près de 361 magasins U qui utilisent une ou plusieurs des solutions Holy‐Dis dédiées à la grande distribution tout en entretenant une collaboration active et constructive afin de faire évoluer en parallèle organisation du travail et solutions logicielles.