SUPER U de Martres-Tolosane – Holy-Dis et GII rationalisent les flux d’information grâce à une interface dédiée

Le magasin Super U de Martres-Tolosane a choisi d’investir dans un ensemble de logiciels RH (de la planification à la paie en passant par la gestion des temps), les plus performants dans leur domaine respectif, et aussi capables de communiquer entre eux pour éviter toute ressaisie, contrôler les écarts et in fine gagner en fiabilité et en temps.

La solution retenue afin de répondre à ces besoins est Planexa^® v.3 (pour la planification optimisée des activités et des RH) et Tempsia^TM v.3 (pour la gestion des temps) : 2 logiciels nativement intégrés et édités par Holy-Dis, et sur Wingip (pour la paie) édité par GII. Ce sera l’occasion d’une collaboration pragmatique entre GII, SU Martres et Holy-Dis pour développer une interface entre la gestion des Temps et la paie.

A ce jour, ce sont presque 400 magasins U qui utilisent un ou plusieurs des logiciels Holy-Dis tout en entretenant une collaboration active et constructive pour faire évoluer en parallèle organisation du travail et logiciels.

Contexte

Le Super U de Martres-Tolosane (Haute-Garonne), dont la surface de vente est de 1700 m², possède une ligne de caisses avec 8 positions, un espace Culture et un espace Accueil. L’effectif est composé de 45 employés ce qui représente environ 225 heures de travail quotidien.

La distribution est un secteur complexe à planifier, où les contraintes sont nombreuses : fluctuation importante de l’activité (pics d’activité, fréquentation variable dans la journée et également selon le jour de la semaine), polyvalences, tâches multiples, variété des types de contrats, grande amplitude des horaires d’ouverture, légales (droit du travail, convention collective…) et individuelles (pauses, congés…).

Ces facteurs ont conduit le Super U Martres-Tolosane à faire appel à Holy-Dis, afin de planifier le plus finement possible son personnel, de contrôler les horaires réalisés tout en liant ces informations à la paie.

Etat des lieux

Le magasin de Martres-Tolosane a ouvert ses portes en octobre 2007 : la direction a immédiatement dû fidéliser la clientèle ; faisant face à d’importants frais de structures, il fallait néanmoins optimiser les frais de personnel tout en assurant un service de qualité. Dès l’ouverture, le Super U de Martres-Tolosane s’équipe de Planexa^® pour planifier ses équipes et Tempsia^TM pour la gestion des temps.
En novembre 2009, Holy-Dis et GI Informatique proposent au SU Martres-Tolosane d’être le site pilote pour tester une interface entre Tempsia^TM (solution de gestion des temps) et Wingip (logiciel de paie). Le besoin exprimé était de ne plus avoir à ressaisir dans Wingip les éléments nécessaires aux variables de paie (EVP) calculés dans Tempsia^TM. L’interface développée par les équipes de GI Informatique et Holy-Dis devait permettre le transfert de ces données entre les deux solutions.

Une solution de planification et de gestion des temps interfacée avec la paie

Wingip est un logiciel de paie simple d’utilisation et très adapté au monde de la Grande Distribution et à sa convention collective. La solution convient aux petites structures (10 salariés), autant qu’aux plus grands hypermarchés (200 à 300 salariés).
Le paramétrage (taux et règles de cotisation…) est maintenu par GI Informatique, qui dispose d’une forte capacité à réagir rapidement par le biais de sa hotline.

De son côté, Holy-Dis intervient dans de nombreux magasins du groupe Système U* et y est historiquement implanté avec notamment sa solution Planexa^®. C’est un acteur incontournable de la planification, reconnu par la centrale.

« Depuis quelques temps, nous avions noté auprès de nos clients une hausse des demandes d’interface avec les solutions proposées par Holy-Dis », précise Jacques Leder, président de GI Informatique.

Le fonctionnement et les points forts de l’interface

Grâce à l’association de GI Informatique et de Holy-Dis, les clients communs profitent de la synergie entre les solutions Wingip et Tempsia^TM. Le lien se fait entre la GT et la préparation de la paie à partir des horaires pointés par les salariés.
L’interface permet de recueillir les EVP tout en garantissant à l’utilisateur la possibilité de les modifier dans Wingip.

Mettre en place l’interface entre Tempsia^TM et Wingip, c’est gagner du temps lors de la saisie et de la récupération des informations (plus de double saisie des données dans le logiciel de gestion des temps et celui de gestion de la paie), mais c’est aussi avoir la possibilité d’exporter les heures travaillées par activité de Wingip (calculées dans Tempsia^TM) vers la solution propriétaire de gestion Système U.

« Holy-Dis et GI Informatique, avec leurs expériences respectives du secteur du Retail, se sont associés pour proposer une solution qui va plus loin que la communication des EVP entre Tempsia^TM et Wingip. La possibilité de transmettre les heures travaillées par activité vers l’outil de gestion utilisé dans les magasins de l’enseigne U est un plus non négligeable pour nos clients en termes d’analyse et d’aide à la décision », déclare Jérôme Chesnier, chef de Produits Planexa^®/Tempsia^TM chez Holy-Dis.

La GT au service de la préparation de la paie

« Planexa® / Tempsia^TM est un très bon duo de logiciels, très complémentaires, conviviaux, précis, modulables et personnalisables par ses mises à jour au niveau réglementaire», déclare Carole Vouters, responsable RH et associée du Super U de Martres-Tolosane. Elle poursuit : « La gestion des temps est un vrai choix stratégique et social. Ces deux applications sont extrêmement riches en possibilités de paramétrage ».

« La gestion des temps, c’est déjà de la prépaie », affirme Carole Vouters.

L’utilisation de l’interface commune évite toute ressaisie des données, chronophage et source d’erreur humaine. Elle poursuit : « L’interface fonctionne parfaitement, à condition de bien vérifier les résultats obtenus dans les compteurs au préalable ».

Intégrer la VHT dans le système de gestion globale du magasin

La notion de VHT (valeur heure travaillée = CA par heure travaillée) est très importante dans le secteur de la grande distribution. Tempsia^TM recueille les heures pointées, les tâches affectées aux collaborateurs et la répartition des heures travaillées par tâche. L’ensemble de ces informations peut être transmis directement à Wingip.
Wingip communique à son tour cette information à l’outil de gestion commerciale de Système U.
La VHT peut ensuite être utilisée dans le calcul de charge (nombre d’heures de besoin par tâche) dans Planexa^®.

L’ajout de l’option VHT dans l’interface commune touche une information très sensible. Carole Vouters précise : « La VHT est le seul levier dans l’entreprise pour faire bouger le chiffre ». Elle est en effet liée au suivi et à la gestion du magasin.

Plus de convivialité, plus de rapidité, plus de productivité

Une fois l’interface installée, l’utilisateur peut exporter les compteurs calculés dans Tempsia^TM, nécessaires à l’établissement de la paie vers Wingip, par un simple clic. Les données sont automatiquement ventilées dans les différentes rubriques du logiciel de paie.
Tempsia^TM ne cesse de s’enrichir de nouvelles fonctionnalités au fil des versions et le lien avec Wingip ajoute un élément de réponse aux besoins des managers Super U en matière de gestion des temps et de suivi de la productivité.

Par ailleurs, le combiné Tempsia^TM/Wingip laisse plus de temps pour la vérification et le contrôle des EVP : alors qu’avant, il fallait une journée pour préparer la paie, il ne faut plus qu’une heure aujourd’hui. Ce gain de temps et de productivité permet aussi de se concentrer sur d’autres tâches comme notamment la vérification des charges sociales.

« Bonne volonté et compétences de haut niveau sont au rendez-vous autant chez Holy-Dis que chez GI Informatique, mais les deux éditeurs peuvent aller encore plus loin, comme par exemple coupler GT et paie au niveau du référentiel personnel », conclut Carole Vouters.

Site du magasin : www.magasins-u.com/superu-martrestolosane >>