Super U Saint-Père-sur-Loire – Simplifier la planification et la gestion du temps de travail des salariés dans le Retail

Holy-Dis, spécialiste de la planification optimisée des activités et des ressources humaines, illustre une nouvelle fois l’adéquation entre ses solutions Planexa® et Tempsia™ et les besoins spécifiques de la grande distribution et plus particulièrement d’un magasin de l’enseigne Système U : le Super U Saint-Père-sur-Loire.
Equipé de Planexa® depuis près de 10 ans, le magasin a procédé à une mise à niveau début 2009 et a étendu son installation aux fonctionnalités de gestion des temps via le logiciel Tempsia™. Les objectifs étaient d’uniformiser les pratiques au sein du magasin en termes de planification et de suivi du réalisé, d’apporter une visibilité maximale, en temps réel, sur les présences et les activités, mais aussi souplesse, équilibre, adaptabilité et gain de temps au quotidien.

Au Super U de Saint-Père-sur-Loire (45), les outils informatiques Holy-Dis sont utilisés pour organiser et optimiser les plannings de travail des 155 salariés de l’enseigne.

Ouvert en 1991, le magasin Super U de St Père-sur-Loire, dans le Loiret, gère 155 employés, 20 caisses et 4 caisses automatiques sur une surface globale de 3300 m².
Fin 2000, le point de vente décide de s’équiper de Planexa V2, la 2e version de la solution de planification Planexa^® éditée par Holy-Dis. Aujourd’hui, le Super U Saint-Père-sur-Loire a migré vers la version 3 de Planexa^® et s’est équipé du module de Gestion des Temps : Tempsia™.

Uniformiser les pratiques et l’informatique RH de la gestion des horaires

Etat des lieux

Planexa^® v.2 était seulement utilisé pour la gestion des plannings de la ligne de caisses.
Le magasin était équipé d’un logiciel de pointage, chargé uniquement de la récupération des pointages et de publier une feuille d’heures hebdomadaire. Aucun comparatif n’était effectué avec les horaires prévisionnels.
Cette solution ne comptabilisait que les entrées et sorties, mais pas les pauses. Le compteur utilisé ne permettait pas de maîtriser la gestion des heures. Par ailleurs, la récupération des feuilles auprès des managers se traduisait par du temps perdu. Enfin, le DRH n’avait aucun contrôle possible sur ces déclarations.

Solutions installées depuis début 2009

Début 2009, sous l’impulsion d’Elise Mathis, responsable RH du magasin, le point de ventes s’équipe de la nouvelle version de Planexa® en mode client-serveur 5 postes pour la planification et de Tempsia™ en mode client-serveur 3 postes pour la gestion des temps, afin de compléter la solution et de pouvoir comparer le prévisionnel et le réalisé.
Elise Mathis avait déjà utilisé ces logiciels au sein d’un Hyper U, elle en connaissait les avantages et en avait mesuré les bénéfices.
Par ailleurs, cette installation n’a pas occasionné de changement des badges, ces derniers étant compatibles avec les badgeuses Pyrescom proposées au magasin dans le cadre de l’installation de la solution Tempsia™.
Planexa® dispose d’une interface native avec le système d’encaissement adopté par l’enseigne Système U, « Mona » de Wincor Nixdorf, utilisé dans le magasin, permettant la récupération des données d’activité (chiffre d’affaires, nombre d’articles, clients…).

Le magasin dispose désormais d’une solution intégrée complète et homogène pour la gestion des horaires et des activités de l’ensemble des salariés : dimensionnement de l’activité, planification sous contraintes, diffusion des plannings, récupération des badgeages, suivi et contrôle des horaires réalisés, gestion des écarts prévisionnel versus réalisé, préparation des informations pour la paie…

Une visibilité prévisionnelle, en temps réel et a posteriori sur les horaires et les tâches

Grâce à Planexa^®, tous les salariés reçoivent désormais une édition de leur planning au même format. Mais aussi et surtout, Planexa^® facilite la création de plannings prévisionnels qui concilient de nombreux enjeux :

• légaux, de par la nécessité d’appliquer et de respecter la législation en vigueur et les règles internes de l’entreprise…
• sociaux, car la planification impacte et interagit avec la vie quotidienne des employés, facilite leur intégration au sein de l’entreprise grâce à une meilleure prise en compte de leurs contraintes et de leurs compétences tout en pérennisant les investissements en formation…
• économiques, par la réduction des coûts liés à une organisation inadaptée (sureffectif, sous-effectif, rotation d’effectif importante…), qualité de service non conforme et fuite de chiffre d’affaires…
• organisationnels, par une professionnalisation du processus de planification et une rationalisation du temps dédié à cette tâche souvent chronophage.

En effet, outre l’adéquation des plannings à l’activité et le respect de la légalité, on note aussi un gain de temps dans la mise en place des plannings. En rayon, des roulements peuvent être mis en place : les salariés peuvent changer de poste et d’horaire cycliquement ; on peut mieux organiser les plannings en fonction des congés ou des maladies… Un équilibre s’instaure et la répartition des horaires et des jours travaillés est plus équitable.

Grâce à Tempsia™, les managers n’ont plus à remplir des feuilles d’heures. Les anomalies détectées entre les horaires prévisionnels (établis par Planexa^®) et les horaires badgés sont mises en évidence dans Tempsia™ et sont ainsi mieux maîtrisées. Fini l’auto-déclaratif, c’est désormais le pointage qui fait foi, avec un arbitrage humain lorsque Tempsia™ détecte une anomalie (exemple : écart entre l’horaire prévisionnel de Planexa^® et le réalisé remonté par la badgeuse).

Concrètement, chez Super U Saint-Père-sur-Loire, la durée hebdomadaire type est de 36,75 heures. Les heures travaillées en plus ou en moins sont stockées dans le compteur de modulation. Planexa^® publie les horaires 2 à 3 semaines à l’avance. Par la suite, la badgeuse enregistre les pointages et, après vérification de leur cohérence, on peut comparer le prévisionnel et le réalisé.
Cette comparaison entre les horaires prévisionnels de Planexa^® et les horaires réalisés de Tempsia™ se fait automatiquement, ce qui permet un gain de temps considérable pour l’ensemble du management. Le rapport des anomalies de la veille est transmis chaque jour à la DRH qui peut valider ou non les écarts constatés. Cet arbitrage constitue la seule intervention nécessaire du manager RH dans le cadre de l’application.
Le magasin s’est aperçu de besoins spécifiques à son organisation, notamment en matière d’édition, (une édition ad hoc a notamment été proposée par les équipes Holy-Dis pour faciliter la correction des horaires par les managers).

Cette rigueur dans la gestion des plannings a provoqué une prise de conscience notable chez les salariés qui ont modifié leur comportement et diminué de facto les éventuels abus remarqués dans le passé. L’outil Planexa^® permet aussi à la DRH de préparer les entretiens individuels, grâce à l’état des anomalies montrant, via le tableau de bord, les changements injustifiés dans les horaires ou les écarts d’heures.

Enfin, grâce aux éditions ‘prépaie’, Elise Mathis dispose d’une synthèse efficace pour préparer les paies.

Un outil d’aide parfaitement adapté aux missions quotidiennes de la DRH

Le tableau de présence proposé par Holy-Dis dans Planexa^® offre la possibilité de savoir en temps réel le nombre de salariés présents en poste dans le magasin à l’instant T. Cette fonction facilite la mission de la DRH, qui sait immédiatement qui est en retard, qui est en poste, qui devrait bientôt partir en pause… De même, à l’accueil téléphonique : quand un collaborateur est recherché au téléphone, sa présence/son absence est immédiatement signalée.
A ce jour, Elise Mathis et les 20 managers utilisent Planexa® dans le magasin. Quant à Tempsia™, il est utilisé par la responsable administrative et RH du magasin et son assistante.

« Planexa® et Tempsia™ sont des outils parfaitement adaptés aux activités de la Grande Distribution. Chaque rayon a ses spécificités propres et l’outil Holy-Dis s’adapte encore une fois bien à la polyvalence », affirme Elise Mathis.

Avant la mise en place de la solution, la formation Planexa® et Tempsia™ des futurs utilisateurs a été assurée en magasin via 2 fois 2 jours par un formateur Holy-Dis.

« Au début, avoue Elise Mathis, les managers étaient quelque peu réticents à ce changement : ils avaient peur de perdre beaucoup de temps à s’habituer à ce nouvel outil. Mais concrètement, il s’est vite avéré que cela a été le contraire et que ces solutions répondaient parfaitement aux exigences en termes de délais à respecter pour rendre les plannings ».