Le ZooParc de Beauval retient Timesquare v.2 pour planifier 1000 employés au plus fort de la saison touristique
Validé par l’équipe RH et les managers, Timesquare permettra de calculer les meilleurs emplois du temps possibles pour une moyenne de 650 ETP (Equivalent Temps Plein). Il permettra d’assurer le respect des règles RH et dispositions légales tout en offrant un pilotage local (pôles, services, équipes) aux managers des plus de 120 métiers et activités du parc, actif 24h/24, 7jrs/7.
Entretien avec Fabio Bennouar, chargé de développement RH au ZooParc de Beauval.
Le projet : Un outil pour planifier 1 000 collaborateurs et 120 métiers
Classé 4e plus beau zoo du monde, le ZooParc de Beauval accueille plus de 35 000 animaux sur 40 hectares. Pour assurer leur bien-être et offrir une meilleure expérience aux 1,6 M de visiteurs annuels (2019), 1 000 collaborateurs sur 120 métiers travaillent au rythme de vie des animaux et des flux visiteurs, des services et des horaires d’ouverture du parc (tous les jours de l’année de 9h à la tombée de la nuit, du lundi au dimanche, jours fériés inclus !)
« Depuis 2010, nous avons multiplié par 6 le nombre de collaborateurs. Jusqu’ici, les managers planifiaient leurs équipes sans disposer d’un moteur de calcul capable de gérer les spécificités et contraintes de chaque activité. Nous avons donc cherché un outil capable de modéliser l’organisation du parc au plus près des besoins de chaque secteur, que ce soit la restauration, l’hôtellerie, l’accueil et les boutiques, les animaliers ou même le centre de contacts.»
Automatiser le calcul d’horaires optimisés dans le respect des contraintes légales
Timesquare v.2 permettra à chaque manager d’automatiser entre 80% et la totalité du processus de production des plannings. Il s’affranchit alors des contraintes automatisées dans le calcul (règles, pauses et coupures, contrats, etc.) et optimise le calcul des plannings en intégrant simplement les spécificités de son activité (équité, polyvalence, fluctuation de l’activité, etc.).
« Cette automatisation permettra de limiter les erreurs, souvent chronophages à traiter. Par ailleurs, cela nous permettra [aux RH] d’avoir un regard global, un contrôle plus fluide et des alertes sur les écarts constatés. Nous opérons une révolution digitale dans laquelle la planification (Timesquare de Holy-Dis) sera un des points clefs de notre dispositif logiciel RH avec en parallèle la Gestion des Temps (Bodet), le SiRH (Aragon-eRH) et la Paie (Silae).
Intégré à notre SI, Timesquare v.2 facilitera et uniformisera le processus de planification en laissant aux managers une maîtrise totale du terrain et plus de temps pour accompagner leurs équipes. Timesquare permettra par exemple aux responsables de boutiques d’importer depuis le système d’encaissement (Cegid Retail) un historique, pour modéliser l’activité prévisionnelle, et dimensionner les besoins aussi bien en nombre qu’en compétences. Pareil pour la billetterie (Secutix) ou les restaurants (Rest’office). »
Intégré à notre SI, Timesquare v.2 facilitera et uniformisera le processus de planification en laissant aux managers une maîtrise totale du terrain et plus de temps pour accompagner leurs équipes.
Vos 3 critères pour choisir le logiciel de gestion des horaires
1 – L’aspect technique et fonctionnel : On a besoin d’un logiciel capable de couvrir l’ensemble des besoins opérationnels tout en assurant un contrôle réglementaire efficace.
2 – La finesse de paramétrage et le transfert de compétences : L’outil doit nous permettre d’affiner précisément le calcul et l’optimisation des plannings. Mais nous devons aussi être en mesure de l’exploiter à 100% en toute autonomie, d’où le besoin d’un transfert de compétences.
3 – L’ergonomie et l’expérience utilisateur : Timesquare donne envie de l’utiliser !
Pourquoi Holy-Dis ?
Au total, une dizaine d’éditeurs ont été consultés pour ce projet et finalement seuls deux étaient pertinents et adaptés à notre projet.
« Outre la solution Timesquare v.2, deux points ont été appréciés. D’une part, Holy-Dis équipe et accompagne des enseignes de la restauration, des commerces et centres de contacts, sur des projets semblables au nôtre. D’autre part, les équipes d’Holy-Dis ont eu une approche transparente et claire. Nous avons réalisé un audit et un POC avec des consultants qui ont démontré les bénéfices pour l’équipe RH, les managers et la direction. »
Quelles évolutions et perspectives pour vos équipes ?
Timesquare v.2 : un outil d’aide à la décision
« Timesquare va nous permettre de couvrir préventivement l’absentéisme sur certains métiers. Par exemple, en restauration, nous serons en mesure de prévoir le bon nombre de remplaçants [avec leurs compétences] sur la base d’un historique réel. »
Des plannings flexibles mais plus stables
« Paradoxalement, nous recherchons aussi davantage de stabilité pour nos équipes. Bien que les horaires soient flexibles, Timesquare permet de proposer des « journées identiques ». Sur une semaine, le collaborateur sera positionné sur le même horaire tous les jours. Des horaires cycliques pourront aussi être envisagés. »
Un processus plus équitable et transparent
Désormais, le manager lancera un calcul de shifts qui reposera sur des critères clairs et transparents : une attribution de tâches équilibrée, une équité sur les ouvertures et fermetures, etc. Un ensemble de règles qui seront appliquées mécaniquement dans le calcul des plannings.
Et pondérer les besoins de chaque collaborateur
Une fois les processus bien en place, chaque manager pourra simuler l’impact des souhaits des collaborateurs. Par exemple, ne pas être planifié les mercredis après-midi ou avant une certaine heure. Découvrez le Social Planning.
Un déploiement total à horizon Q2 2021
« Concrètement, nous souhaitons bien faire plutôt que d’aller trop vite au risque de râter le déploiement opérationnel. Nous procéderons donc par paliers pour absorber les retards, en raison notamment du Covid-19. »
Crédits photos et visuels : @Zoo Parc de Beauval 2020.