PODCAST – Nos conseils avec HRMAPS pour bien gérer l’intégration GTA et SiRH des processus et outils

Nous recevons aujourd’hui Loïc Claire, directeur de projets et Denis Le Chevalier, CSO, chez HRMAPS. L’entreprise a été créée à Lyon en 2014, autour d’un logiciel de Talent Management. Dynamique, HRMAPS a rapidement évolué, avec les besoins de ses clients, vers un SIRH à la carte.

Le texte qui suit est une retranscription du contenu de l’enregistrement.

Les points clefs du projet SIRH dans un écosystème interconnecté avec d’autres systèmes

L’appropriation et l’accompagnement pour faire évoluer l’organisation

Une attention très forte est portée sur l’intégration et la formation. L’onboarding administratif, qui inclut aussi le plan de développement des compétences, font l’unanimité auprès des PME et ETI. Les entreprises recherchent une vraie réponse opérationnelle et pointue dans le SiRH.

Défis économiques et réglementaires en 2025

Allongement des délais de décision pour les projets SiRH

Première conséquence, les délais de réflexion s’allongent. Quand le projet demandait 9 à 12 mois, désormais on observe 12 à 18 mois. Il faut vérifier et contrôler que le SiRH répond aux enjeux réglementaires auxquels l’entreprise doit faire face.

Par ailleurs le SiRH doit apporter des réponses aux X% de salariés qui quittent l’entreprise dans les 6 mois. Cet enjeu d’intégration des collaborateurs grâce au SiRH permet d’améliorer la rétention des collaborateurs.

Cette pression de plus en plus forte sur les entreprises oblige HRMAPS à avoir une réponse encore plus opérationnelle. Le SiRH doit aider son client à avoir cette réponse aux normes, au contexte économique et aux enjeux talents. Par exemple, les nouvelles technologies permettent ça beaucoup plus facilement.

Optimisation de la productivité grâce à l’intégration des systèmes

Au-delà de ses besoins terrains il est essentiel de mieux intégrer les systèmes. Les liens avec les systèmes tiers comme TIMESQUARE nous permettent d’optimiser le Workforce Management. Ces connecteurs permettent de disposer d’une vision claire des forces internes en nombre et en compétences. Cette connexion permet ensuite de mieux définir et planifier les compétences nécessaires et mieux dimensionner les plans de recrutement.

Concrètement, au niveau des compétences, on définit les besoins, on constate les défaillances et on prévoit des actions de (re)formation au travers des modules d’HRMAPS.

Amélioration de la gestion managériale et de la marque employeur

• Il faut répondre à des obligations réglementaires. Aujourd’hui, que ce soient les entretiens professionnels, les bilans à 6 ans ou autres, doivent être menés sans trop consommer de temps. Donc, il faut chercher à optimiser la gestion des campagnes, avoir des outils qui sont faciles d’utilisation pour les managers et avoir des outils qui permettent d’assurer une vraie traçabilité. Il doit identifier et les souhaits de formation ou de mobilité par exemple.

• L’entreprise doit soigner sa marque employeur. L’entreprise cherche grâce à l’outil SiRH comme HR Maps à soigner et proposer la meilleure expérience candidat (ATS) mais aussi d’expérience Il faut des outils au service des carrières et des collaborateurs (formation, évolution, optimisation du workflow de demandes des collaborateurs). Le salarié doit se sentir entendu par l’outil, et donc forcément par les RH et managers.

• Le pilotage de la dynamique terrain et de l’avenir des collaborateurs (Carrières et compétences). Cela passe par les processus de onboarding. Face à un gros turnover, il faut recruter de manière récurrente sur des gros volumes. Les collaborateurs doivent être formés pour bien intégrer leur poste. Il faut bien tracer tout le processus. Le onboarding est bien tracé et définit. Au-delà, au niveau de l’avenir il faut identifier les talents, développer les passerelles métier.

Processus d’Intégration structuré pour une performance optimale

À court terme on intègre le collaborateur. L’outil SiRH doit permettre un processus de pré-boarding puis un onboarding qui se passe bien. Je recrute quelqu’un, je l’intègre au mieux.

A moyen terme on associe un poste au collaborateur. Donc la personne en lui associant le poste il faut le suivre, le faire monter en puissance (formation), mettre en place une évaluation et construire un parcours de maintien des compétences. L’objectif est d’améliorer les performances au poste.

À long terme, Il faut projeter l’individuel dans l’avenir, c’est-à-dire à 3 ou 5 ans. Ici nous intégrons les souhaits, les passerelles métier, la mobilité, une évolution verticale ou horizontale, un enrichissement des tâches, etc. Cela relève du pilotage des talents et des carrières.

SiRH – Une transformation organisationnelle pour un avenir collaboratif optimisé

Lors du déploiement d’un SiRH comme HRMAPS, il y a 3 publics à adresser : les collaborateurs, le manager et les RH. Il faut donc bien inclure des échantillons de ces 3 catégories pour concevoir les processus RH et paramétrer l’outil. L’objectif du projet SiRH étant de répondre au mieux aux besoins de chaque profil.

Des bénéfices pour tous les acteurs de PME et ETI

Le collaborateur va être entendu sur ses besoins et avoir des feedbacks réguliers à ses demandes. C’est l’objectif premier de l’outil, ni plus, ni moins.

Le manager souhaite avoir un outil simple d’utilisation pour l’aider dans son management au quotidien. Il y suit son équipe, les compétences, la formation, les souhaits. Le manager a par ailleurs un rôle dans l’approche, l’intégration et le onboarding.

Pour les Ressources Humaines c’est un peu plus complexe. Les RH ont besoin d’outils qui font gagner du temps sur l’administratif. Il y a donc un ROI sur le temps administratif et la récurrence des tâches.

Au-delà de ce périmètre, le 2eme objectif RH est d’avoir une vue d’ensemble des collaborateurs. En fait, il a une vision globale, un grand périmètre. Donc sur la qualité de vie au travail (QVT) notamment faire des entretiens ou des enquêtes sur le climat social qu’il pourrait mettre en œuvre via l’outil de SiRH.

L’interopérabilité au cœur des outils SiRH

La connexion entre différentes solutions SiRH et / ou opérationnelles est devenu une obligation. Par exemple, cela permet de connecter l’outil de GTA et l’outil de gestion des talents. Il est aussi possible de connecter les différents outils de recrutement et proposer un flux d’intégration d’un nouveau collaborateur. Dès la phase de recrutement et gestion des entretiens, profils, l’alignement des solutions prépare la phase de onboarding des nouveaux collaborateurs.

Cela permet de centraliser la création des profils administratifs et RH et ensuite de lancer une création du collaborateur dans l’outil GTA automatiquement.

Simplification des processus RH : De la double saisie à l’automatisation

Aujourd’hui il est impossible d’imaginer de continuer en double saisie. Ce ROI fait partie des premiers points clefs adressés.

Dès le recrutement : la dématérialisation favorise une intégration réussie

Souvent dans les entreprises, la DRH, est un bien pour un mal. Évidemment, il est nécessaire de passer par un respect de la conformité réglementaire. Cela a un coût parce que cela s’impose à l’utilisateur et son organisation. Souvent on se confronte à une obligation de se conformer. Mais cela amène une transparence, un outil centralisé et des processus clairs pour tous.

Les habitudes et technologies nous permettent aujourd’hui d’aller plus vite et plus loin. La simplification est au cœur de cette expérience utilisateurs.  Cela permet notamment de limiter cette perte de temps sur des tâches chronophages de double saisie, voire de triple saisie, entre le SiRH, la GTA, la Paie et les outils métiers.

Le SiRH, carrefour et maître de la donnée RH

Objectivement, l’outil SiRH a vocation à être master de la donnée RH. Le collaborateur, est d’abord candidat, devient futur collaborateur et finalement collaborateur. A chaque étape de la vie d’un collaborateur, ce parcours permet un enrichissement des profils centralisé, dans le temps. Le SiRH ventile la donnée aux outils métiers CR et autres RPS. Cela fiabilise et assure la bonne structuration des informations et données.

La dématérialisation du recrutement : réduire les coûts et le taux d’échec

Par ailleurs, au niveau de l’intégration administrative la dématérialisation de toute la chaine est un plus. Au niveau du recrutement et contrats, il est délicat d’estimer la question de l’envoi papier, l’impression, courriers, temps de gestion.

• En moyenne, un recrutement sans dématérialisation représente environ 250€
• Un recrutement dématérialisé avec HR Maps c’est entre 10 et 20€ (avec signature)

Ce processus aligné sur les usages et attentes des utilisateurs permet de limiter le taux d’échec de recrutement.

Par expérience, les organisations expliquent qu’un recrutement coûte cher. En adoptant un processus digital on améliore son taux de réussite.

Piloter un projet SiRH : expertise, expérience, compétences techniques

5 conseils à suivre pour réussir un projet SiRH

Définition et objectifs du projet SiRH

Le premier risque est de ne pas avoir un projet et des objectifs suffisamment précis. La définition d’un cahier des charges est une étape importante. Cela garantit la bonne compréhension des enjeux de part et d’autre. Par ailleurs, on assure ainsi la capacité de répondre fonctionnellement aux attentes de l’organisation dans l’outil.

Il faut savoir qu’aujourd’hui 70% des clients s’équipent de solution sans cahier des charges.

Piloter et organiser le projet au sein de l’organisation

Il est nécessaire de s’assurer de la mobilisation des ressources en interne. Un projet, c’est coûteux, ça prend du temps hein. En interne, il faut mettre en avant 2 acteurs importants

• 1 responsable de projet en capacité de statuer sur les processus et de prendre des décisions. Cela est souvent la direction générale ou la DRH.
• 1 acteur en change de la conduite du projet en interne. Il est nécessaire de déployer une réelle compétence en gestion de projet.

On constate souvent que le chef de projet ne sait pas gérer un projet SiRH. Nous avons souvent des profils très opérationnels, très métier.  Mais qui ne sait pas gérer le projet. Résultat, cela allonge les délais et paliers de validation internes pour bien poser sa structuration.

L’appropriation : un marketing interne pour l’adoption de l’outil RH

L’appropriation de l’outil et une intégration rapide des utilisateurs finaux doivent permettre de consolider son utilisation, proposer une courbe d’apprentissage positive.

Un collaborateur ou un manager doivent participer de ce travail d’approfondissement sur les besoins. A chaque étage de l’organisation, la solution et ses fonctionnalités se basent, par exemple, sur les retours d’expérience, sur l’utilisation quotidienne. Il faut un marketing interne pour susciter cette adoption par tous.

Davantage d’agilité : (Ré)organiser les processus RH

Il est nécessaire d’adopter une posture de remise en cause de certains processus.  En effet, très souvent les clients souhaitent que l’outil s’ajuste totalement parfaitement à leur processus. C’est rarement possible. Il est donc nécessaire de concevoir dès le déploiement une agilité pour retravailler ou façonner les processus.

En général il faut admettre que 20% du processus va être revu pour l’optimiser l’efficacité de l’organisation.

Le pragmatisme pour digitaliser sans imposer

Il faut envisager la majorité des impacts d’une digitalisation dans le quotidien des salariés.

Certaines organisations souhaitent mettre en place la signature électronique, sur les entretiens, sur les contrats. Mais la grande majorité des salariés n’ont pas d’adresse e-mail professionnelle. Ou qui, éventuellement, ne veulent pas donner leur adresse e-mail personnelle. Comment mettre en place la signature électronique sans l’un des 2 éléments ?

Se donner du temps pour un SiRH durable et profitable

Un dernier point clef est la capacité du client d’accorder suffisamment de temps pour conduire ce projet. Le projet peut prendre de 4 à 12 mois. Son déploiement, va ensuite dépendre du périmètre.

Nous considérons qu’il faut l’équivalent d’un demi ETP (équivalent temps plein) pour conduire ce projet. Peu importe que cette charge soit répartie parmi plusieurs personnes. Il faut concevoir ce périmètre lors du devis qui est accordé au projet de déploiement.

Et intégrer l’objectif d’intégration des systèmes SiRH et GTA par exemple

Le SiRH doit aussi s’intégrer dans un écosystème, des outils tiers. HRMAPS et TIMESQUARE sont totalement interopérables.  Cette connexion permet notamment de cogérer

• les formations dans le planning
• les absences prévues
• la création des salariés
• la gestion administrative RH

Un réseau d’alliances entre éditeurs SiRH

Par ailleurs, lorsque ce socle est clairement intégré dans le développement de la solution, l’évolutivité est donc un point clef de succès dans le temps. Les solutions doivent évoluer et le travail entre éditeurs SiRH permet d’assurer une longévité et une assise fonctionnelle pointue qui répond aux attentes des entreprises dans la profondeur. C’est ce dernier point qui permet de valoriser la co-construction des solutions sur plusieurs années.