Retour sur Investissement et optimisation des plannings au Super U de Neuilly-Sur-Marne avec TIMESQUARE

Zoom sur l’expérience au Super U de Neuilly-Sur-Marne. A date, les solutions Holy-Dis équipent 420 magasins Coopérative U et s’intègrent nativement avec le système d’encaissement MONA (et futur NEMO) et plus de 15 systèmes de Paie. TIMESQUARE est référencé par Coopérative U au CATANOMA.

Les bénéfices de la centralisation des processus de planification RH et gestion des temps pour l’ensemble des équipes du magasin

Le projet : harmoniser les processus et mettre en place des circuits de travail collaboratif

Entretien avec Sandrine Lemaire, Associée Coopérative U 

Précédemment équipé de PLANEXA et TEMPSIA, le magasin a lancé un projet de rééquipement pour l’ensemble des collaborateurs. Avec plus de 220 collaborateurs, la solution TIMESQUARE a été retenue car elle permet une organisation à la fois centralisée et collaborative. Par ailleurs, TIMESQUARE permet d’organiser la vie du magasin en fonction des différents besoins, des différentes attentes de chaque secteur ou équipe. C’est donc avec cet objectif d’optimiser les processus de l’ensemble du magasin, qu’il a été décidé de créer un poste de planificateur expert pour accompagner les managers.

Suite au déploiement de TIMESQUARE, découvrez les enseignements clefs de ce projet. Une gestion des plannings et des temps optimisée des équipes.

L’article suivant est une retranscription – avec des reformulations pour en faciliter la lecture et compréhension – d’un webinar animé par Holy-Dis et Madame Sandrine Lemaire, associée Coopérative U.

Le logiciel de gestion des Plannings et des Temps pour apprivoiser le millefeuille des règles et contraintes du magasin

TIMESQUARE a été déployé courant mai pour remplacer PLANEXA et TEMPSIA. Désormais, cette solution organise donc les plannings de tous les secteurs du magasin.

Une fonction d’expert planification et GTA pour exploiter toute la puissance de TIMESQUARE

Au sein du magasin, Angélique, responsable de la planification et du DRIVE accompagne les managers dans la gestion des équipes. Cette organisation permet de construire des horaires prédéfinis, par roulements pour la boucherie, la jardinerie ou la fromagerie par exemple. Ces horaires prédéfinis permettent de créer des roulements sur 2 ou sur 3 semaines selon les effectifs. Concrètement, cela permet notamment d’organiser l’équité sur les week-ends des uns et des autres.

Coordonner les échanges dans le respect des processus

Quand il y a des modifications, chaque responsable les communique directement à Angélique. Elle répercute alors ces modifications dans les plannings. Ce travail collaboratif permet de centraliser et consolider le processus global tout en maintenant un contrôle et une maîtrise des processus.

L’optimisation des calculs de plannings de la ligne de caisses

Par ailleurs, la modélisation de l’organisation dans TIMESQUARE permet d’optimiser la planification des caisses. Étant donné l’activité fluctuante, selon les événements, les jours de la semaine il faut calculer les besoins en ETP au quart d’heure près. Pour y parvenir, il faut prendre des semaines de référence, des jours de référence avec les charges en conséquence. Et là, avec 44 collaborateurs, on définit une charge de travail prévisionnelle qui nous permet vraiment de bien optimiser les horaires en ligne de caisses.

Les processus liés à la gestion des temps mis en place dans le supermarché

Les employés pointent chaque jour : entrée, sortie, pauses. Puis le suivi administratif est effectué au quotidien, ce qui offre davantage de réactivité. Tous les matins, quand Angélique prend son poste, elle contrôle et valide les pointages de la veille. Et si, toutefois, il y a une anomalie, (si quelqu’un n’avait pas pointé), les responsables en donnent les raisons, pour signaler une absence, par exemple. Un e-mail peut être échangé pour vérifier s’il s’agit d’un oubli ou d’une erreur. En effet, il y a des gens qui peuvent perdre leurs cartes, oublier de pointer ou autre.

Un suivi au quotidien pour une consolidation efficace

A la fin du mois, la synthèse pré-paie est effectuée en quelques instants grâce à un suivi quotidien rigoureux. Il y a donc un travail de chaque instant qui est fait entre Angélique et les différents managers.

Ce mode de fonctionnement est fluide aujourd’hui.

Retards, absences : une gestion des équipes humaine

Dans la mesure où les compteurs sont contrôlés chaque jour, en cas d’anomalie le traitement se fait sur le moment. Peu importe la cause, il arrive que des gens arrivent en retard ou qu’il y ait des absences non prévues. Désormais, ces événements sont comptabilisés sous forme de compteur de récupération par exemple.

Cette rigueur de suivi permet de réduire le nombre d’anomalies.

Anticiper et aménager les plannings pour accommoder les collaborateurs

Désormais, grâce à TIMESQUARE, il est possible de produire des plannings qui intègrent les besoins de chaque collaborateur. Plutôt que demander un CP, pour un examen médical, le collaborateur peut désormais demander son repos hebdomadaire ce jour-là.

Un projet de déploiement fluide et une appropriation douce de TIMESQUARE

Nous avons signé et déployé TIMESQUARE pour 220 collaborateurs en quelques mois à peine.  Avec les équipes de Holy-Dis, nous avons effectué les paramétrages, formé l’équipe et suivi les différentes étapes du projet :

1. PLANIFICATION et CONNEXION MONA
2. GESTION DES TEMPS
3. PARAMÉTRAGE des BADGEUSES et BADGES
4. INTERFACE et connexion avec la PAIE
5. PORTAIL COLLABORATEURS

Nous avons souhaité lancer un projet par paliers pour adopter les bons processus. L’accompagnement à l’utilisation, l’appropriation de l’outil par les différents responsables est la clef de voute de la réussite.

La modélisation de l’organisation au cœur du succès du projet de GTA

Dès le départ du projet, la base et les paramétrages sont au coeur des performances de l’outil. Lors de cette phase avec le formateur chaque contrat est renseigné ainsi que toutes les règles dédiées. Si la base n’est pas bien renseignée ou qu’il manque un paramètre, il est possible de le faire un peu plus tard.

La courbe d’apprentissage et de maîtrise de TIMESQUARE permet une appropriation douce et évolutive si besoin.

Le paramétrage est à la base de la rigueur nécessaire pour bien déployer la suite de planification et GTA.

Timesquare, la gestion des plannings dédiée aux supermarchés et hypermarchés

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