Comment les magasins INTERMARCHÉ optimisent les plannings et automatisent le suivi des temps avec TIMESQUARE ?

Zoom sur deux formats, deux villes et des contraintes différentes avec l’Hyper de Gif-Sur-Yvette et le Supermarché d’Etrechy. A date, les solutions Holy-Dis équipent 310 points de vente Intermarché et s’intègrent nativement avec le système d’encaissement STORELINE et la paie PEGASE d’ADP.

10 points clés sur l’optimisation des plannings chez INTERMARCHE avec TIMESQUARE

En résumé, TIMESQUARE a permis à INTERMARCHE d’optimiser considérablement la gestion de ses ressources humaines, en offrant une solution flexible, efficace et précise pour la planification et le suivi des temps.

Planifier la vie du magasin en fonction de son activité, horaires, équipes et toutes les contraintes légales et sociales

Entretien avec Annick Bodin, chef d’entreprise Intermarché 

Suite au déploiement de TIMESQUARE au sein de deux magasins INTERMARCHÉ, découvrez les enseignements clefs de ce projet. Une gestion des plannings et des temps optimisée des équipes.

L’article suivant est une retranscription – avec des reformulation pour en faciliter la lecture et compréhension – d’un webinar animé par Holy-Dis et Madame Annick Bodin, chef d’entreprise, de ces deux Intermarché.

Zoom sur l’hypermarché de Gif-sur-Yvette

Le magasin

160 collaborateurs
3 983 m2 (hyper)
18 caisses

Amplitude horaire

Lundi :   8h30 – 20h
Mardi :   8h30 – 20h
Mercredi :   8h30 – 20h
Jeudi :   8h30 – 20h
Vendredi :   8h30 – 20h
Samedi :   8h30 – 20h
Dimanche :  9h – 12h45

Un logiciel de gestion des Plannings et des Temps pour apprivoiser le millefeuille des règles et contraintes du magasin

Auparavant, les deux magasins étaient déjà équipés de PLANEXA. Les responsables avaient déjà l’habitude de gérer la planification des caisses, mais uniquement des caisses. Puis le magasin a été équipé d’une pointeuse mais qui n’était connectée à rien du tout. Elle permettait d’enregistrer des pointages puis de lancer des impressions pour vérifier ce qui se passait avec les salariés.

Construire les plannings prévisionnels

Comme l’explique Mme Bodin, « [les magasins] ont fait un très grand bond en avant ». En effet, désormais les deux magasins utilisent l’ensemble des fonctionnalités de TIMESQUARE :

• Collecte des historiques encaissement depuis Storeline (chiffre d’affaires, article, client au quart d’heure)
• Modélisation de l’activité et dimensionnement des besoins en ETP par tâche au quart d’heure près
• Planification automatisée avec des horaires variables, modèles horaires…
• Digitalisation des interactions avec les salariés (plannings, compteurs, souhaits, congés…)
• Gestion des congés et des absences
• Collecte automatique des pointages depuis des badgeuses Pyrescom
• Gestion des temps avec la gestion des anomalies et le calcul des compteurs
• Transfert des absences et des rubriques et EVP à PEGASE Paie

C’est-à-dire que l’on commence par l’étape de planification. Cette tâche nous permet d’établir les plannings optimisés depuis TIMESQUARE. Une fois validés, on envoie l’information de ces plannings à la pointeuse. En parallèle, les salariés se connectent via leur portail, dans leur espace, pour récupérer chacun leur planning et l’intégrer à leur agenda personnel. Ils peuvent aussi nous faire part de leurs commentaires s’il y a un souci, une demande ou une erreur.

Maîtriser le suivi des horaires et des durées le jour J…

Une fois ce planning prévisionnel validé, le jour J, chaque salarié pointe ses entrées, ses sorties, ses pauses. Ensuite nous contrôlons. TIMESQUARE nous alerte sur tout ce qui impacte le planning initial, que ce soit du retard, une absence ou même un salarié qui vient et n’était pas prévu.

Aujourd’hui on voit de tout. Nous constatons des écarts dans les 2 sens. Les collaborateurs doivent être là mais ne sont pas là, quand ils ne doivent pas être là il y en a qui arrivent…

Fiabiliser le suivi des absences et des compteurs pour la paie

Le processus de gestion des temps et des activités (GTA) est complet et bien structurée. Les données de pointages et d’absences s’alimentent automatiquement grâce aux différents circuits entre les salariés, les managers et les RH. Ces données permettent de calculer des compteurs fiables qui se déversent dans les rubriques du logiciel de Paie, Pégase (ADP). Cette automatisation des flux de données offre énormément de fiabilité et un gain de temps précieux. Tout cela permet d’être précis dans l’intérêt des salariés et de l’entreprise.

La mise en place d’une solution de gestion des Plannings et des Temps adaptée au contexte d’un point de vente

Une phase d’appropriation active : paramétrage, formation et surtout de la pratique accompagnée de conseil métier

L’appropriation de TIMESQUARE n’est pas compliquée. L’onboarding est très efficace et rapide. Néanmoins la profondeur de l’outil demande une phase d’apprentissage pour être autonome dans la gestion des particularités et règles de chaque point de vente ; l’outil est très flexible. Les équipes des 2 magasins ont bénéficié d’un plan de formation sur-mesure.

[…] les équipes de consultants-formateurs nous ont proposé un plan de formation tout à fait adapté que nous avions jugé un peu long à l’origine. Ce temps pris en paramétrage, formation et conseil qui dépassait le cadre du logiciel était nécessaire.

Après la formation initiale des managers et des responsables RH, l’accompagnement des experts métier de Holy-Dis a permis d’ajuster finement les paramétrages pour d’une part s’adapter aux besoins de chacun et normaliser les usages dans TIMESQUARE d’autre part.

Une gestion des plannings et des temps opérationnelle et efficace en moins de 4 mois

Aujourd’hui les collaborateurs, chefs de rayons et responsables d’équipe et RH qui utilisent l’outil ne souhaiteraient en aucun cas revenir en arrière. TIMESQUARE est un outil full-web qui fonctionne comme tous les outils connectés modernes et évolutifs. L’interface est intuitive et simple. Nous avons consacré du temps pour bien s’approprier toutes les capacités de la solution et au passage cela nous a permis de bien (re)définir nos processus et les formaliser dans TIMESQUARE.

Ce qui est par ailleurs très positif c’est que nous avons démarré le projet en mars 2023. Depuis, personne n’a eu besoin de nouvelles formations. Au départ, il a fallu investir un peu de temps, mais tous les collaborateurs ont bien compris cette nouvelle logique de circulation, logique de fonctionnement. Nous n’avons pas eu besoin de piqûres de rappel et nous sollicitons très, très rarement le Support Holy-Dis.

SiRH de Gestion des Temps : une automatisation de processus RH essentiels aux opérationnels

L’automatisation de toute la chaîne entre RH, opérationnels et direction apporte 100% de satisfaction. Depuis les managers rayons et chef de caisses, jusqu’au niveau comptable en passant par les RRH, l’organisation est structurée par des processus bien définis dans TIMESQUARE.

Super ou hypermarché, la bonne gestion des effectifs s’adapte aux équipes

Hyper ou supermarché, TIMESQUARE accompagne l’évolution RH de chaque point de vente. A l’hypermarché de Gif-Sur-Yvette l’effectif est de 170 collaborateurs environ tandis qu’au supermarché de Etrechy on compte 50 collaborateurs. La notion d’ETP (équivalent temps plein), le nombre de bulletins de paie et le nombre de personnes à intégrer sont un des points clefs d’une bonne gestion. Que l’on parle d’un salarié en CDI ou d’un contrat étudiant de 3h les dimanches, il faut organiser, planifier, pointer, suivre…

(Ré)Organiser la vie, les plannings, du magasin autour de la spécificité de ses temps forts

Tous les magasins sont soumis à une fluctuation de l’activité liée à la saisonnalité, aux opérations commerciales ou encore à des événements qui rythment une année. Même si certains ne sont pas en zone touristique, ils vont toujours avoir une rentrée scolaire chargée ou un mois de juillet plus léger selon les départs en vacances (-50% pour Etrechy & Gif-Sur-Yvette !). Cela demande une flexibilité et une capacité d’anticipation et d’adaptation des plannings pour s’aligner sur les comportements clients et aux périodes de forte ou faible fréquentation.

Le planning se conçoit en fonction de la charge prévisionnelle : mais quelles données utiliser ?

Dans TIMESQUARE,  cette charge de travail prévisionnelle est calculée à partir de plusieurs éléments clefs définis par le magasin (données d’historique d’activités, productivité horaires, tendances d’évolution…). En fonction du secteur du magasin, de l’équipe ou de la nature-même de la fluctuation d’activité, il sera nécessaire de construire les emplois du temps différemment.

Même si cela n’est pas une surprise, c’est tous les ans pareil. Avec l’expérience, on arrive à avoir une vision macro sans assistance, mais on a besoin d’un outil pour structurer la démarche et traiter les milliers de données qui vont permettre d’aligner précisément les plannings avec la charge de travail en tenant compte des contraintes légales et des compétences et souhaits de chaque salarié. C’est là que l’on a besoin de TIMESQUARE.

Le planning en ligne de caisses

Nous construisons le budget prévisionnel avec la directrice et le directeur que l’on remet aux chefs de rayons et aux chefs de caisses. Ces objectifs sont définis pour chaque journée et ils connaissent donc le chiffre d’affaires attendu. On a donc des objectifs sur 365 jours par an sauf les 3 ou 4 où l’on est fermé.

Chaque équipe ne construit pas les plannings de la même manière. Pour le service le plus sensible, la ligne de caisses, l’élément clef reste le chiffre d’affaires mais il doit impérativement être associé à d’autres données comme le nombre d’articles ou de clients. Il faut aussi prendre en compte la productivité.

Une prévision de chiffre d’Affaires, de nombre d’articles et de clients au quart d’heure près

Pour y parvenir il faut calculer le nombre de clients et d’articles / minute pour obtenir un niveau de productivité à atteindre et limiter l’attente en caisse minimale. Par exemple pour la période des fêtes de fin d’année, le prix moyen par article augmente. A l’inverse, durant la course aux fournitures de la rentrée des classes de septembre, le prix moyen par article diminue. Sur ces deux périodes le Chiffre d’Affaires est très important et il faut bien prévoir cette période.

Si on travaille uniquement sur le CA, on fait mal les choses. Parce qu’en réalité à Noël on vend des articles chers [du saumon fumé, des huîtres, de l’alcool]. Et pour un caissier c’est toujours un bip devant le scanner. En revanche, à la rentrée des classes quand on vend des gommes, des cahiers, des crayons, il faut beaucoup plus de bips pour faire du chiffre.

En clair, il faut beaucoup plus d’heures travaillées lors de la rentrée des classes par rapport aux fêtes. TIMESQUARE prend en compte toute cette réalité de la vie du magasin. Il tient compte de son historique de l’année pour calculer la charge de travail prévisionnelle. Il prend en compte le nombre d’articles vendus notamment. Timesquare va aussi calculer le panier moyen, la productivité horaire, etc.

L’organisation et la maîtrise des plannings dans les rayons

Le calcul des plannings pour les équipes en rayon n’est pas aussi « statistique » que pour la ligne de caisses. Le recours à TIMESQUARE permet de créer des roulements d’horaires en tenant compte d’une charge globale. Concrètement cela facilite notamment le respect des règles légales en matière de pauses ou d’amplitude de journée notamment. TIMESQUARE alerte le manager dès qu’un planning prévisionnel n’est pas valide.  Ces alertes automatiques, mécaniques permettent d’assurer une totale transparence et fiabilité légale des horaires prévisionnels.

Flexibilité concertée

Variabilité des horaires et des durées de travail, recrutement saisonnier… et l’impact sur la masse salariale

La modulation du temps de travail n’est pas systématiquement nécessaire en grande distribution. Mais TIMESQUARE intègre des fonctionnalités permettant d’adresser ce besoin de certains magasins. Il est notamment nécessaire de bien calibrer le recours aux saisonniers pour les périodes de forte activité. Pour les périodes de sous-activité, il est aussi important de garder une certaine variabilité des horaires.

Dans TIMESQUARE il est possible de fixer une règle pour éditer un planning hebdomadaire compris entre 32h et 39h. Cela n’est pas aligné avec le temps plein conventionnel de 36h75. L’outil permet d’alimenter des compteurs de récupération d’heures.

Aujourd’hui on suit aisément les compteurs d’heure. Cette aisance nous permet de bien ajuster les plannings en fonction des besoins. Quand un planning hebdo n’enregistre que 33h, les 3h75 qui manquent alimentent un compteur d’heure. Nous avons donc automatiquement un compteur qui nous permet de savoir où en sont les salariés.

Offrir un équilibre vie Pro / vie perso adapté aux souhaits de chaque collaborateur

Inversement, l’entreprise permet aussi aux collaborateurs d’aménager leurs contraintes horaires simplement grâce à TIMESQUARE. Que ce soit pour un engagement ponctuel ou une demande d’aménagement cyclique, le manager peut fixer des règles de planification qui respectent les souhaits des collaborateurs.

Nos collaborateurs ont parfois besoin d’assister à une réunion parents/professeurs. Ou ils ont besoin de quitter le travail à 16h les mardis. Plutôt que de forcer la pose d’une demi-journée, nous pouvons offrir cette flexibilité d’aménager les emplois du temps.

Une gestion des plannings sociale et humaine

En permanence, TIMESQUARE consolide le temps de travail, les écarts entre prévisionnel et réalisé, ce qui permet de travailler en confiance et équitablement avec les collaborateurs. On maîtrise ainsi les imprévus de manière plus objective avec des éléments pour décider. En cas d’imprévu, maladie ou problème de garde, il est possible de trouver une solution. Le manager et la direction vont pouvoir comptabiliser ce temps et ajuster les compteurs d’heure en fonction.

Une personne quitte son shift à 16h plutôt que 17h. Et elle n’atteint pas son objectif de 36h75 hebdomadaire. On va faire la balance et enregistrer une heure à récupérer pour le calcul du planning suivant. Idem si on a une absence partielle pour maladie sans certificat. Dans une relation de confiance, on relève l’anomalie dans TIMESQUARE. Ensuite plutôt que de comptabiliser une absence injustifiée et diminuer la PAIE de 4h, on rattrapera de concert avec le salarié.

TIMESQUARE modélise le cadre légal et la politique « social planning » du magasin

Conventions collectives, accords de branches, accord d’entreprise, TIMESQUARE structure vos processus. La politique RH de l’entreprise sur le sujet n’implique pas l’utilisation d’un moteur complexe. Cependant, la force de TIMESQUARE est de pouvoir paramétrer finement, de modéliser chaque règle.

Une gestion des temps centralisée : fiabilité et transparence

Après la production des plannings prévisionnels intervient le socle de gestion des temps.

L’outil de GTA, gestion des temps et des activités, automatise le processus

Auparavant, lorsque l’on voulait contrôler ce qui se passait, il fallait faire des éditions. Donc on faisait des éditions de pointage, pour les contrôler manuellement. Les allers-retours de contrôle entre la directrice, les responsable et la comptabilité étaient lourds et contraignants pour régler les anomalies de pointages.

Désormais, TIMESQUARE permet d’optimiser et automatiser ce processus d’acquisition des temps de présence. Chaque responsable constate directement les écarts entre le prévu et le réalisé. Un système d’alertes sur des anomalies de pointage permet d’attirer l’attention directement sur les situations à résoudre. En quelques clics, le responsable traite les retards, pointages manquant, écarts sur les durées journalières prévues versus réalisées ou encore sur le dépassement des durées de pause. Tout est conçu pour simplifier la mission de chaque acteur avec des vrais gains de temps.

La pointeuse connectée réconcilie les plannings prévisionnels aux horaires réalisés

L’hyper est situé en milieu urbain, francilien. Nous avons beaucoup de mouvements de personnel [du turnover] et des contraintes quotidiennes fortes qui impactent les plannings. TIMESQUARE nous fait gagner beaucoup de temps.

TIMESQUARE et la pointeuse sont connectés. L’ensemble des données des plannings prévisionnels et des pointages réels sont donc centralisés et facilement comparables.

• Les managers peuvent ainsi maîtriser l’OPÉRATIONNEL
• La direction pilote et contrôle la PRODUCTIVITÉ du magasin
• Les RRH s’assurent de la FIABILITÉ, ÉQUITÉ et LÉGALITÉ du processus RH
• La comptabilité compile les compteurs pour une mise en PAIE sans accrocs

Dématérialisation et automatisation GTA : quel ROI ?

En simplifiant ces flux de validation et de transmission, le magasin gagne plus de 20 jours de travail par an ! Les processus sont clairs et chaque acteur comprend la valeur ajoutée de son intervention. Cette simplification allège par ailleurs la charge mentale des managers. Cela permet d’éviter les feuilles volantes, les notes échangées sur plusieurs jours et différents tableur MS Excel.

Au global on a gagné en fiabilité, confiance et collaboration. Moins de stress. Moins d’erreurs de saisies. Les alertes automatiques de TIMESQUARE font que l’on a tout de suite une analyse sur laquelle s’appuyer.

Management, une gestion de l’équipe en direct, au quotidien

Par ailleurs, les responsables animent l’équipe au quotidien depuis TIMESQUARE. L’outil informe le manager en temps réel d’une absence à couvrir par exemple. Immédiatement, il peut alors le vérifier et rectifier le pointage si le collaborateur est présent ou indiquer une absence injustifiée.

Consolider et fiabiliser la PAIE

Ce traitement quotidien, en direct, des aléas de la vie, permet une action immédiate et limite les erreurs. En fin de mois, quand le processus arrive à l’étape PAIE le processus est plus rapide et serein. Il est plus facile de gérer quelques anomalies chaque jour que d’en avoir une centaine à traiter en fin de mois, une fois que tout est pointé. TIMESQUARE transmet automatiquement les heures travaillées et les absences à PEGASE Paie ; ce qui représente un gain de temps considérable pour nos équipes RH.

Plus on se rapproche de la fin du mois et plus la PAIE est critique et stressante. Ce travail tout au long du mois simplifie tout. D’ailleurs, il se produit toujours des événements entre le 25 et le 31. Désormais on reporte beaucoup moins d’événements sur le mois suivant, le temps de traitement est considérablement plus court.

Le magasin a énormément gagné en fiabilité. Avant il y avait des éléments de temps qui étaient oubliés, des erreurs, des heures non réalisées ou non saisies. Le magasin élimine aussi ce problème de communication.

Une gestion collaborative et dématérialisée

Concrètement, en central (RH ou direction), à chaque recrutement, on crée le collaborateur (contrat, règles, compétences, badge, autorisations). Il est ensuite affecté à une équipe, une structure dans TIMESQUARE. Le responsable de cette équipe est donc ensuite en charge de piloter ses temps au sein du planning de l’équipe.

La Portail Employé : une connexion internet pour gérer son temps

Chaque collaborateur accède à son espace My TIMESQUARE, depuis un smartphone, tablette ou ordinateur. À tout moment et de n’importe où, ils peuvent consulter leurs horaires de travail. Cela évite les oublis, erreurs et une gestion papier contraignante.

Régulièrement on avait des salariés qui oubliaient leur planning de la semaine suivante. Désormais ils se connectent et les consultent directement. Concrètement, c’est la transparence et l’efficacité de l’ensemble du processus qui permet cette mise à disposition en temps et en heure, à l’avance.

Un flux unique de gestion des congés et demande d’aménagement

Ce portail permet aussi aux managers et collaborateurs de gérer plus simplement et équitablement ces demandes de congés, repos, aménagement d’horaires. Tout est centralisé et intégré dans un même flux de travail.

Par ailleurs, les responsables peuvent fixer certaines règles de gestion comme positionner des périodes de réserve pour les congés. Ces périodes évitent d’avoir trop de demandes d’absences pendant les périodes les plus chargées.

Timesquare, la gestion des plannings dédiée aux supermarchés et hypermarchés

Crédits photo : iStock – Id : 1194709125