TEMOIGNAGE du E.Leclerc de Châteauneuf du Faou : Gain de temps et d’équité grâce à TIMESQUARE et sa gestion optimisée des horaires

Planifier la vie du magasin en fonction de son activité, horaires, équipes et toutes les contraintes légales et sociales

Entretien avec Aliénor Le Seac’h

Suite au déploiement de TIMESQUARE au sein du magasin E.Leclerc de Châteauneuf du Faou, découvrez les enseignements clefs de ce projet. Une gestion des plannings et des temps optimisée en ligne de caisses.

Entretien réalisé dans le cadre d’un Webinaire dédié aux magasins E.Leclerc.

Zoom sur le centre E.Leclerc de Châteauneuf du Faou

Le magasin

77 collaborateurs
2 900 m2

Amplitude horaire

Lundi   9h à 19h
Mardi   9h à 19h
Mercredi   9h à 19h
Jeudi   9h à 19h
Vendredi   9h à 19h30
Samedi   9h à 19h

Le texte qui suit est une retranscription de l'entretien mené avec Mme Le Seac'h

Le projet : une gestion des plannings et des temps dédiée à la ligne de caisses

Au E.Leclerc de Châteauneuf du Faou, la ligne de caisse a grandi. Quand nous avons repris le magasin il n’y avait que 10 caisses et 38 collaborateurs. Aujourd’hui, nous sommes 77 et nous avons une ligne de 12 caisses. Désormais nous avons aussi des caisses libre-service. Et le pôle caisses gère aussi la station et le service location. Rattaché à la caisse centrale, ce pôle est un poste important. Nous avons eu besoin, au bout d’un moment, d’avoir un système qui nous permette de planifier ces horaires et postes en caisse.

Au départ nous construisions les horaires avec MS Excel. Nous mettions des petits traits à la main et on se rendait compte que ce n’était plus possible. Nous passions énormément de temps à faire ce genre de choses. Nous avons donc déployé une solution de gestion des plannings dédiée, TIMESQUARE. Nous l’utilisons depuis quelques mois désormais.

Les objectifs du projet de gestion des plannings caisse

Prévoir le nombre de caisses à ouvrir et intégrer les contraintes RH

A l’origine, quand nous avons déployé TIMESQUARE, nous y avons intégré tous nos historiques de vente. Cela nous a permis de calculer la charge de travail, quart d’heure par quart d’heure, de chacune des caissières.

Ainsi, en fonction de cela, nous intégrons la notion d’amplitude horaire et le nombre minimum de caisses à ouvrir. Ensuite, TIMESQUARE optimise et calcule tout seul. L’outil de planification nous indique alors qu’il va falloir 3 caissières sur tel quart d’heure. À ce moment-là, on ajoute toutes les contraintes horaires que l’on a pour notre personnel. Par exemple, nous avons des temps partiels thérapeutiques, ceux qui doivent absolument faire avoir leur mercredi de repos ou d’autres situations de ce type. On a en plus des lignes directrices centrales telles que le respect absolu du droit du travail automatiquement gérée par TIMESQUARE.

Un paramétrage précis qui encadre les règles de calcul des horaires

L’équipe est donc sereine et intègre des garde-fous qui assurent la légalité des horaires. Par exemple, le planning ne proposera pas des amplitudes horaires supérieures à 10h00. Le logiciel assure aussi le respect des 12 h de repos, etc. Et donc, une fois que tous ces paramètres sont définis, TIMESQUARE produit le planning optimisé.

Tout ce processus grâce à TIMESQUARE fait qu’aujourd’hui, non seulement les plannings sont faits en moins de 5 minutes mais en plus ils sont faits au minimum 15 jours à l’avance. Et nous savons tout de suite si l’équipe va être en sous-effectif en validant les congés. A l’inverse, on saura rapidement si nous prévoyons du sureffectif pour telle ou telle semaine.

Une prévision d’activité à partir du nombre d’UVC pour un planning aligné à la charge

On calcule les prévisions d’activité à l’UVC. En effet, avec l’inflation, nous avons besoin de maîtriser le chiffre d’affaires de manière plus réactive. Par ailleurs quand on passe une télévision en caisse ou une bouteille de soda, nous sommes sur le même nombre d’UVC alors que le chiffre d’affaires n’est pas du tout le même.

UVC : l'Unité de Vente Consommateur est le conditionnement élémentaire d'un produit qui correspond à l'unité que le consommateur peut acquérir séparément

Objectif : réduire l’attente en caisse en ouvrant le bon nombre de caisses

Nous nous sommes rendu compte qu’avec TIMESQUARE, moi-même et la comptabilité n’avons plus besoin de descendre en caisse. On descendait régulièrement en caisses pour donner un coup de main. Maintenant, cela ne se produit qu’au dernier moment, quand un collaborateur est malade l’après-midi. Mais on n’a plus du tout ce souci-là.

Aujourd’hui on observe qu’il y a une fluidité sur la ligne de caisse. Nous n’avons plus de moments où nos caissières s’ennuient ni de moments où on a beaucoup trop de clients dans la file d’attente en caisses.

TIMESQUARE, une solution de gestion des plannings qui dématérialise et automatise les processus

Désormais, nous observons un gain de temps énorme pour les responsables caisses qui passaient beaucoup de temps sur la planification. Des petits coups de crayon et des coups de gomme toute la journée parce que l’affluence était plus faible cet après-midi-là. Donc l’équipe modifiait et ajustait les plannings en continu.

Moins de temps de gestion, meilleure adéquation des horaires & obtention d’une paix sociale

Et aujourd’hui, il y’a aussi une forme de paix sociale en ligne de caisse. D’une part car elles n’ont plus de moments où elles s’ennuient. D’autre part elles n’ont plus non plus de moments avec une charge de travail trop importante. Et comme on anticipe beaucoup mieux, on a aussi des heures de récupération que l’on n’avait pas avant. Cela permet de mieux gérer certaines semaines et d’avoir des jours de repos positionnés plus facilement.

Renforcer l’expérience collaborateurs

Par ailleurs, jusque-là, on avait une majorité silencieuse ainsi qu’une minorité expressive. Cette dernière, venait facilement dire qu’elle était tout le temps planifiée le samedi après-midi ou de fermeture. Sans outil centralisé, la chef de caisse avait tendance à les écouter. Donc forcément elle adaptait ses plannings un petit peu en fonction des demandes des uns et des autres.

Davantage de transparence et équité dans les plannings

Aujourd’hui, on a un système neutre. TIMESQUARE organise des roulements équitables tout seul des samedi après-midi, des soirées, etc. Et quand quelqu’un a besoin d’une journée, s’il prévient longtemps en avance, on bloque l’après-midi dont il a besoin. TIMESQUARE calcule automatiquement tous les plannings et des roulements transparents.

Donc on a une vraie équité sur la ligne de caisse.

Une organisation RH plus flexible et réactive

Donc, on a non seulement moins d’attente en caisse pour les clients, mais aussi une caisse centrale qui est davantage disponible. Elle passe moins de temps à refaire les plannings.

Les clients sont contents. On a beaucoup moins de retours en disant qu’il n’y a pas assez de monde en caisse.

Réagir rapidement aux évolutions de l’activité et face aux concurrents en simulant de nouvelles organisations

Et depuis, nous avons observé un concurrent qui ouvre ses portes un peu plus tôt que nous. Avec TIMESQUARE on a pu très vite adapter nos plannings. En effet on a tout de suite vu que nos clients arrivaient une demi-heure plus tôt qu’avant. Désormais, dès l’ouverture à 9H, nous n’avons plus uniquement 2 ou 3 clients. Nous avons désormais un afflux de clients dès 09h00 et on a pu changer comme ça aussi nos plannings et se réadapter beaucoup plus vite. Donc on est très intéressés par les possibilités offertes par cette solution : moins d’attente en caisse, disponibilité en caisse centrale et réactivité.

Une gestion administrative simplifiée pour maîtriser le millefeuille règlementaire

Nous avons aussi des mi-temps thérapeutiques. Parfois, on oubliait d’intégrer ces contraintes au moment de construire le planning. Du coup en cas d’erreur sur un contrat de 36 h 45 classique, ça râlait tout de suite. Directement c’est une impression d’illégalité, l’inspection du travail peut être saisie. Sur la base d’une erreur de ce type, on déjà eu cette situation très délicate.

Contrats, règles, code du travail : TIMESQUARE respecte mécaniquement les obligations paramétrées

Et aujourd’hui, TIMESQUARE nous permet vraiment d’éviter ce genre de situation. On sait qu’on ne va pas se planter parce que ce collaborateur est bien marqué mi-temps thérapeutique. Ses disponibilités et contraintes sont mécaniquement appliquées. Ça va être 22 h, 25 h, 18 h, on est sûr de notre coup, le planning est édité avec les bonnes heures. Et on ne peut pas rajouter une après-midi sans s’en rendre compte.

Un planning édité et diffusé plus de 15 jours à l’avance, sans erreurs

Aujourd’hui on a les plannings plus de 15 jours à l’avance. La limite légale c’est à partir de 15 jours pour les horaires variables. Cela permet aussi de bien positionner les impératifs personnels des collaborateurs à l’avance, comme les rendez-vous médicaux. Au final, TIMESQUARE permet d’être sûr de ce qu’on fait, de ne pas avoir d’erreur. On ne peut pas valider un planning de 50 h hebdomadaire en rajoutant une journée sans le voir ou en être alerté sur la validité légale du planning. Comme cela, tous les acteurs sont sûrs du planning.

SiRH : Intégration de TIMESQUARE avec les outils du PDV

À une certaine époque, on faisait les plannings au petit bonheur la chance. On avait des horaires qui n’étaient pas toujours justes, qui changeaient un peu au dernier moment. Et donc ça engendrait des erreurs lors des pointages en GTA. Aujourd’hui, avec TIMESQUARE, on a des horaires qui sont très clairs, très précis. Quand il y a une après-midi qui est posée, on sait que c’est vraiment un après-midi qui devait être de 03h00.

Du planning à la paie en quelques clics

Alors que quand on est sur des plannings fictifs, c’est 07h21 par jour ou il n’y a pas d’horaires. Pour la suite, nous comptons intégrer prochainement TIMESQUARE et la plateforme de GTA Kelio (bodet software). Cela permettra d’ajuster automatiquement les compteurs de temps. Nous saurons et enregistrerons quand quelqu’un est en retard. On saura quand il y a eu des heures supplémentaires / complémentaires et nous pourrons planifier les heures de récupération beaucoup plus rapidement.

En revanche, on n’a pas encore de lien avec la Paie (CEGID). Nous avons encore trop d’erreurs de pointage à l’arrivée. Donc on préfère avoir des paies maîtrisées et consolidées, particulièrement pour les soldes de tout compte de tous nos CDD. L’objectif est d’avoir des paies qui soient vraiment justes. Pour le moment on rajoute tous les comptages et toutes les heures à la main.

Une archive sécurisée des horaires planifiés sans manipulation humaine : Droit du travail respecté

D’ailleurs, autre point très intéressant avec TIMESQUARE, c’est que l’on a des archivages informatiques, un historique. Il n’y a pas de manipulation manuelle à ce niveau. On a l’assurance de récupérer les horaires prévisionnels originaux, validés et diffusés. Ce sont les horaires que chaque collaborateur avait, il ne pouvait pas ne pas être au courant. Voilà, les horaires sont clairs, ils sont archivés et en cas de contrôle par l’inspection du travail on peut prouver que les horaires ont toujours été comme ça, qu’ils étaient affichés et connus de tous.

Ajuster, paramétrer et adopter une nouvelle organisation

Alors la grande phrase de mon mari, c’est de dire qu’il n’aime pas la révolution. Après chaque révolution c’est la terreur. Donc on préfère y aller petit à petit, faire des évolutions, des choses les unes après les autres. Il y a quelques années, quand on est arrivés dans le magasin, on n’avait pas de pointeuse. Nous avons commencé par l’installation d’une pointeuse. Désormais nous en avons 3 dans le magasin pour les secteurs et la caisse. D’ailleurs, la caisse était la plus ancienne structure sur les processus, avec des plannings faits à la main.

Faire le choix d’un outil structurant nécessite une appropriation par paliers

Voilà, on évolue petit à petit, on passe sur TIMESQUARE dans un premier temps les plannings. Prochainement on proposera My TIMESQUARE. Ce portail collaborateurs accessible par navigateur web permet de faire les demandes de congés en ligne ou de déposer et administrer des demandes d’échanges de plannings. Aujourd’hui nous intervenons encore manuellement sur ces processus, papier. Tous les collaborateurs n’ont pas 22 ans des affinités technologiques. Donc, on progresse petit à petit parce qu’on on ne veut pas trop les bouleverser.

Mais clairement, aujourd’hui, on voit déjà un impact, une évolution grâce à TIMESQUARE. C’est un vrai plaisir pour diffuser les plannings. Elles le savent, c’est clair.

Chaque collaborateur sait exactement ce qu’il va faire. Et ça c’est vraiment plus agréable pour travailler.

My TIMESQUARE : Le Portail pour accélérer les échanges

My TIMESQUARE c’est le futur projet chez nous. Ce que j’aime dans l’idée, c’est que ce soit accessible en lien URL et non pas une appli. Ainsi on respecte le droit à la déconnexion. On ne force personne à avoir un smartphone qui est allumé. On a juste une contrainte : avoir accès à Internet. Mais comme aujourd’hui les impôts demandent d’avoir un accès internet, on est dans les clous.

Souhaits, demandes, horaires centralisés et échanges… améliorés par des flux collaboratifs

D’ailleurs, les collaborateurs ne sont même pas obligés d’avoir internet, on peut aussi proposer un accès à Internet au sein du magasin. Ainsi ils peuvent même anticiper leur planning quand ils sont en congé à l’autre bout de la France.

Cela évite aussi l’oubli de leur papier / coupon de planning qui ferait qu’ils ne savent pas quel jour, à quelle heure ils reprennent. Ils peuvent accéder à leur planning, ils peuvent demander un échange d’horaire parce que finalement ils ont obtenu un rendez-vous chez le dentiste ce mardi après-midi. Ainsi dans une bonne entente collaborative, ils peuvent échanger leur planning, ça devient officiel, ça devient déclaré et propre. Et oui, le fait que ce soit disponible simplement grâce à un lien internet et non pas par une appli, ça me plaît beaucoup.

Le travail à distance

À l’heure actuelle, je ne me déplace plus au GALEC, mais je vais bientôt y retourner. Et c’est vrai que ce sera pratique pour moi d’avoir accès directement à TIMESQUARE sans passer par mon domaine Leclerc. En cas de pépin je sais s’il y a eu des erreurs au niveau de la caisse. Etant DRH je fais aussi les contrats. Donc je dois être en mesure de faire des contrats au dernier moment. Je dois pouvoir projeter si je dois embaucher ou pas, valider les congés, intégrer les remplacements, etc. L’accès en quelques secondes est un vrai plus.

Accéder à TIMESQUARE en tout temps et lieu

J’ai aussi mon chef comptable qui fait du télétravail. Et avoir accès de cette manière-là pour pouvoir récupérer les compteurs et avoir une paie qui est juste sans être physiquement présent. C’est intéressant aussi dans ces cas-là de de passer par une plateforme web.

ROI / Gain de temps de la solution de planification pour le supermarché

Avant TIMESQUARE, les responsables de caisse passaient parfois des journées complètes à refaire les plannings.

Ils essayaient de voir si tout le monde était bien à 36 h 45. Ils cherchaient à rattraper les horaires, à compter et intégrer les heures de récupération. Cela, en calculant que la semaine d’avant, tel collaborateur avait fait 2 h de plus. Du coup ils rentraient dans un casse-tête pour essayer d’enlever 2 h sur telle semaine. Désormais tout ça est calculé et maîtrisé dans TIMESQUARE.

Le casse-tête des plannings résolu sans encombre

On a beaucoup gagné. Bien que je n’aie jamais connu PLANEXA, on est passé directement sur TIMESQUARE son successeur. On s’était renseigné auprès d’autres magasins justement sur ces systèmes de planification, tout le monde nous avait conseillé de consulter Holy-Dis.

Quand on s’est tourné vers vous, on a découvert TIMESQUARE et je ne regrette rien du tout. Donc même si je n’ai jamais connu PLANEXA, On est très contents de TIMESQUARE.

Timesquare, la gestion des plannings dédiée aux supermarchés et hypermarchés