33 000 heures planifiées à la minute près pour un service client et une efficacité organisationnelle optimales

Retour d’expérience d’un hypermarché franchisé.

Cet hypermarché organise et contrôle les horaires de ses 100 collaborateurs à l’aide de la Suite  Planexa® de Holy-Dis. Transversal, ce dispositif permet au magasin de structurer la vie de ses équipes  avec une approche collaborative et de parfaire des processus terrain rapprochant les salariés de leurs  responsables n+1 en assurant un pilotage transparent de chaque secteur du magasin.

Le dispositif : Une chaîne de valeur intégrée

• Planification RH (chaque responsable organise les plannings de son équipe),
• S’assurer du respect des contraintes (légales, individuelles, RH et liées aux tâches),
• Calcul d’horaires prévisionnels (production d’horaires légaux et optimisés), plus équitables et concertés,
• Implantation au poste de travail (priorisation des postes à ouvrir),
• Gestion centralisée des congés et des absences (simuler l’impact des absences),
• Acquisition automatique des horaires réalisés (badger sur une pointeuse),
• Gestion des Temps et des activités (comparer le prévisionnel au réalisé),
• Calcul automatisé et sécurisé des compteurs de temps et d’absences
• Préparation des EVP (pour un calcul de la paie fiable et automatisé).

Pour mieux maîtriser la fluctuation de son activité, le magasin a mis les moulinettes au placard (et vous ? >>) depuis plus de 10 ans. Désormais chaque responsable d’équipe maîtrise la planification de ses collaborateurs directement depuis la suite Planexa®. Grâce à un paramétrage fin de l’outil, une modélisation de l’organisation et des métiers a été conduite pour ‘optimiser’ les règles pour tout le magasin, comme l’obligation de respecter un roulement des repos toutes les 4 semaines.

 

« Tous les collaborateurs sont planifiés à l’aide de Planexa®. Mais tous les secteurs du magasin ne sont pas gérés de la même manière. Nous fonctionnons avec un mix d’horaires prédéfinis et variables. Pour le secteur caisses nous planifions entre 20 et 35 personnes en fonction de la période, une variation de près de 80% que nous devons maîtriser » détaille la responsable caisses du magasin.  Avec Planexa® il est possible de définir des secteurs et d’en attribuer la gestion à chaque manager.

• Horaires prédéfinis : Accueil, Caisse centrale, Station-Service, E-commerce, Drive, Rayons (sec et frais).
• Horaires variables : Ligne de caisses – 2 ilots de caisses LS, 2 caisses handi-accessibles / prioritaires, 12 caisses traditionnelles.

Prévoir l’activité et la charge de travail pour dimensionner les besoins en RH

Une planification optimisée dépend avant tout de la prévision de l’activité et de la charge de travail induite. Cette prévision permettra alors de placer le bon nombre de personnes au bon moment pour chaque tâche. Pour y parvenir, l’outil exploite la richesse des données du magasin, numériques ou texte, prévisionnelles ou historiques (fréquentation, CA par quart d’heure, panier moyen, nombre d’articles, etc.) et qui permettent de calculer la charge en fonction d’une productivité variable.

« En fonction du CA prévisionnel, fluctuations de 400% au cours de l’année, Planexa® calcule une charge prévisionnelle correspondant aux activités et par tâche. Ce besoin exprimé permet de dimensionner le bon nombre de personnes ou le bon nombre d’heures à planifier pour les jours ou semaines à venir. Planexa® calcule ensuite un planning qui respecte au mieux les contraintes tout en assurant la meilleure couverture de la charge prévisionnelle » détaille-t-elle.

Planexa® gère aussi la répartition des salariés sur les postes de travail ce qui nous permet de toujours prioriser l’ouverture des 2 caisses handi-accessibles ou les 2 ilots de caisses LS , explique-t-elle.

 

Gestion des temps : fiabiliser le calcul des compteurs et exporter les EVP pour automatiser la paie

Le magasin utilise aussi la gestion des temps intégrée et a automatisé l’acquisition des temps de présence avec des pointeuses qui enregistrent les entrées, sorties et pauses des collaborateurs pour mieux mesurer les écarts entre les horaires prévisionnels et réalisés. Le module permet ensuite au responsable RH de compiler des compteurs : Heures à payer, heures travaillées, bases contrat, horaires validés, absences, heures de manque, heures complémentaires, heures majorées (10, 25 et 50 %), etc. Disponibles sous forme d’éditions et à l’aide d’exports, le transfert des EVP vers la paie se fait alors plus rapidement et surtout en limitant les erreurs de saisie et de calculs.

Des bénéfices concrets pour le magasin

• Outil transversal pour planifier tous les collaborateurs
• Optimisation de la couverture de charge
• 0 erreur de saisie des horaires réalisés
• Gestion et politique RH 100% transparente et équitable
• Gains de temps pour les managers, moins de 3h pour planifier une semaine
• Une réduction nette du taux d’absentéisme
• Des processus automatisés et informatisés

« La suite Planexa® nous permet d’être plus efficaces, professionnels et productifs» conclue la responsable caisses.

Crédits photos & illustrations : @Holy-Dis @Intermarché