Commerces : horaires et plannings optimisés, gains de productivité !

Accueil, rayons, caisses, au Super U Arradon, la suite Planexa 4 permet de gérer
toutes les activités pour l’ensemble des collaborateurs.

Au Super U Arradon (56), la gestion des emplois du temps est optimisée et les processus RH ont été centralisés (EVP, compteurs, pose des congés, administration du personnel, gestion des temps, etc.). Chaque responsable d’équipe dispose d’un accès à un portail de gestion des plannings pour construire des horaires prévisionnels optimisés en fonction de l’activité de son secteur.
Découvrez le retour d’expérience de M. Pavec, Responsable administratif et comptable au Super U Arradon.

Le projet : Fluidifier le processus de gestion des horaires (prévision, dimensionnement, planification, contrôle…) de l’ensemble du point de vente tout en l’intégrant au système d’encaissement MONA et à la paie NAVISO.

La planification du magasin : optimisation des plannings en fonction de l’activité et des disponibilités 

Dimensionnez les besoins RH en ETP quart d’heure par quart d’heure

Que ce soit en rayons ou pour le secteur caisses, chaque responsable anticipe les contraintes de ses équipes en fonction des objectifs de Chiffre d’Affaires prévus et définis par la direction dans l’outil. Secteur par secteur, chaque responsable va calculer les niveaux d’activité prévus en fonction des données historiques (fréquentation, chiffre d’affaires, nombre d’articles, productivité…), c’est la charge prévisionnelle (concrètement cela correspond à un nombre d’heures nécessaires pour chaque tâche et chaque quart d’heure). Une fois ces besoins dimensionnés, la Suite Planexa® simule des centaines de plannings différents pour trouver celui qui colle au plus près des besoins du magasin en fonction des collaborateurs présents.

Nous sommes soumis à une activité fluctuante qui impacte notre efficacité en tant qu’organisation.

« Les fêtes sont des exemples de temps forts de notre activité, tout comme la météo, qui vont avoir un impact sur les taux de fréquentation pour l’ensemble ou une partie du magasin » détaille M. Pavec. Le magasin est planifié secteur par secteur, en tenant compte des compétences et tâches attribuées à chaque collaborateur.

Respectez et assurez une conformité réglementaire totale (code travail, contrats, conventions, accords, etc.)

Grâce au dispositif, l’équipe RH paramètre en amont l’ensemble des contraintes légales et règlementaires dans la Suite Planexa® : respect des contrats, des temps de pause, des récupérations, etc. Ces paramètres sont directement intégrés dans l’outil sans intervention directe de la part des responsables d’équipe. Ils sont alors plus à même de piloter leurs effectifs sur le terrain sans se soucier des contraintes prises en compte automatiquement par le logiciel pour une production de plannings sans illégalités.

Historique et données métier pour mieux anticiper les pics d’activités

Planexa® compile l’historique et le réalisé du magasin pour mieux prévoir les besoins par période, par secteur ou pour tout le magasin. Cette base permet d’optimiser l’acquisition des niveaux d’activité en se fixant sur un ensemble de données métier et RH, depuis les données d’encaissement (CA/heure, articles/min., panier moyen etc.) jusqu’au niveau de performance de chaque collaborateur (productivité).

Sans ce logiciel de planification et son moteur de calcul, nous ne pourrions pas manipuler toutes ces données pour obtenir des plannings optimisés.  Avec plus de 10 ans d’historique disponible, les saisons ne constituent plus le casse-tête insoluble auquel nous étions confrontés auparavant. commente M. Pavec.

Une gestion des horaires avec un dispositif dédié

Des gains en efficacité et en productivité grâce au best of breed intégré

« Nous sommes passés d’un processus manuel qui concentrait l’attention des responsables d‘équipes, plusieurs heures durant, à un système de gestion des plannings et des temps automatisé, à la portée de quelques clics. Le dispositif intègre tout le processus, depuis le calcul des horaires jusqu’à l’interface de la Gestion des Temps avec notre logiciel de paie, Naviso » explique M. Pavec.

Le passage d’une planification manuelle et complexe vers une planification optimisée a permis d’obtenir de nombreux gains de productivité et d’efficacité organisationnelle. Grâce à cette centralisation des processus « chaque responsable accède à des outils d’administration, de contrôle et de pilotage de son équipe, ce qui lui permet de gérer simplement les demandes de congés ou d’aménagements d’horaires tout en simulant l’impact que ces desideratas auront sur la productivité du magasin » détaille M. Pavec.

Par ailleurs, chaque responsable diffuse directement les emplois du temps par e-mail, en quelques clics, permettant au magasin de virtualiser un processus qui était souvent chronophage et complexe.

Un gain de temps considérable et un confort pour tous.

Remettre les acteurs du magasin au centre des horaires

Une gestion équitable des salariés

La Suite Planexa® offre aussi l’assurance de processus transparents pour tous les collaborateurs du Super U Arradon. Un paramétrage sur mesure permet d’assurer l’équité des emplois du temps : le nombre maximum de dimanches travaillés, le nombre d’ouvertures ou de fermetures… Cet outil de planification calcule, ‘sans biais’, les horaires prévisionnels et renforce l’impartialité et le leadership du manager.

Contrôle, pilotage et consolidation du réalisé

Chaque acteur du magasin participe activement à la consolidation du réalisé. « Nous sommes équipés de terminaux de pointage directement connectés au dispositif et à son module de Gestion des Temps. Il est du ressort de chaque manager de contrôler et valider les compteurs réalisés (Heures supplémentaires et complémentaires, CP acquis, Cumul heures de récupération, etc.). Planexa® opère les pondérations nécessaires des heures travaillées en fonction des majorations appliquées au travail dominical, en soirée ou encore sur les fériés. L’export des EVP (éléments variables de paie) vers notre logiciel de paie [Naviso] est automatique et nous permet de nous assurer une marge d’erreurs quasi nulle » conclut le Responsable administratif et comptable.

DAF : « Planexa® est facile d’utilisation et est devenu un carrefour de notre organisation »

Responsable Caisses : « Aujourd’hui, il serait inconcevable de faire machine arrière, l’outil est essentiel »

DG : « Les gains de productivité sont très importants »

RH : « La centralisation nous permet de mieux administrer et gérer les demandes et d’y répondre au plus vite ! »