Planification et Gestion des Temps, Accefil choisit le best of breed
Accefil, centre de contacts qui compte plus de 150 collaborateurs, utilise les solutions Kelio pour gérer les arrivées, les temps et les activités de ses collaborateurs
et Timesquare®, la solution de planification optimisée pour adapter les horaires de travail aux fluctuations d’activité.
Deux solutions ergonomiques Cloud
Avec 22 salariés dans ses rangs, Accefil (GIE de la Mutuelle Nationale des Hospitaliers et de la Banque Française Mutualistes) assure le service après-vente des adhérents, la gestion des contrats et le suivi des dossiers clients. L’essor des activités commerciales et du SAV a poussé l’entreprise à renforcer ses équipes pour atteindre 151 collaborateurs fin 2016. Avec cette croissance, la gestion papier des horaires variables et du pointage devenait trop fastidieuse. La mise en place d’un logiciel de planification et de Gestion des Temps était alors nécessaire.
Accefil a donc choisi l’outil Kelio Pro Plus car il répondait à leurs impératifs :
- Permettre le badgeage virtuel sur le poste de travail des salariés ;
- Gérer l’annualisation du temps de travail ;
- Simplifier le suivi des activités et la refacturation des prestations au temps passé ;
- Interfaçable avec le logiciel de planification Timesquare® by Holy-Dis.
« Notre choix s’est vite tourné vers Kelio. La solution nous a tout particulièrement séduit par son ergonomie : l’environnement est très intuitif et son utilisation est particulièrement facile. Les possibilités d’interface avec notre solution de planification sous contraintes [Timesquare®] et les outils de paie en place ont été un véritable plus », souligne Carole LAUNAY, Responsable des Ressources Humaines.
Une gestion à posteriori des activités en lien avec Timesquare®
Kelio Pro Plus permet d’importer les activités et horaires de travail planifiés depuis Timesquare® de Holy-Dis et d’effectuer une refacturation fiable et réelle du temps passé par activité.
À partir des prévisions élaborées en fonction des données d’activité d’historique (ACD), un modèle prédictif, propre aux centres de contacts, permet de dimensionner les effectifs nécessaires en ETP, quart d’heure par quart d’heure pour chacune des tâches. Ainsi, le moteur de Timesquare® calcule des plannings adaptés permettant une couverture optimale des pics d’appels en tenant compte des absences prévisionnelles, des compétences des collaborateurs sans oublier les contraintes réglementaires.
Astuce – Si l’activité change par rapport aux plannings prévisionnels de chaque collaborateur, le module Intranet de Kelio permet de le signaler directement. Les managers peuvent ensuite comparer les temps passés par activité par rapport aux temps prévisionnels.
Un suivi des congés et de la gestion des temps simplifié
Kelio Pro Plus permet de gérer les 5 types de contrats horaires en place (modulation, 35h, contrat au forfait…). Cela permet de mieux prendre en compte la saisonnalité de l’activité chez Accefil, une modulation des temps de travail a été mise en place pour certains salariés.
« Nous avions une vraie demande de la part des salariés en modulation d’avoir un suivi de leur contingent d’heures, afin qu’ils sachent s’ils allaient avoir des heures supplémentaires à récupérer par exemple. Avec Kelio, ils ont accès facilement à cette information », ajoute Carole LAUNAY.
Les salariés badgent leurs entrées/sorties et déposent leurs demandes de congés grâce à Kelio Intranet.
Cette transformation numérique a permis à la DRH d’atteindre :
- un meilleur suivi des temps de travail et des pauses,
- une simplification de la gestion des congés,
- un calcul automatique du nombre de titres restaurant acquis chaque mois,
- un renforcement de l’équité entre services.
Une gestion facilitée des arrivées/départs
La saisonnalité engendre aussi un turnover conséquent sur le centre de contacts avec une trentaine d’arrivées et de départs sur l’année. Pour simplifier la gestion des arrivées et des départs du personnel, le module Administration du Personnel de Kelio SIRH a été mis en place.
Un déploiement maitrisé
La mise en place du projet a été rapide et très bien maitrisée. Accefil a particulièrement apprécié le professionnalisme et la disponibilité des différents intervenants. « Nous avons travaillé avec des équipes extrêmement compétentes. Et le service support est toujours très réactif pour répondre à nos questions », conclut Carole LAUNAY.
Holy-Dis et Bodet Software démontrent l’efficacité d’un best-of-breed intelligent
« Il faut attribuer à nos clients le mérite d’être à l’origine de ce partenariat. Ce sont eux qui nous ont signifié clairement qu’ils préféraient nous voir travailler ensemble, plutôt que de faire appel à un acteur généraliste » se remémore Eric Ruty, Directeur Général de Bodet Software.
Bien que concurrents sur un certain périmètre de leurs activités Holy-Dis et Bodet ont rapidement été convaincus par l’intérêt du rapprochement.
« Je crois que notre tissu clients, de la PME aux grands comptes, a effectivement démontré une nouvelle fois son amour du best-of-breed et du “small is efficient” » reconnait Bruno Delhaye, Président-Directeur Général de Holy-Dis.
Pourquoi utiliser conjointement Timesquare® et Kelio ?
- Pour tirer parti des fonctionnalités avancées des deux solutions dans leurs domaines respectifs sans se soucier de l’intégration entre les deux solutions grâce aux échanges automatisés des données entre Timesquare® (Planification) et Kelio (GTA) ;
- Pour gagner en fiabilité et en efficacité ;
- Pour mesurer facilement les écarts entre prévu et réalisé, et être ainsi en mesure de décider d’actions correctives adaptées ;
- Pour bénéficier de l’interopérabilité des horaires et absences entre Timesquare® et Kelio et de l’offre de Services d’accompagnement des deux éditeurs.