Le E.Leclerc DRIVE de Rennes pilote les plannings de ses 90 salariés au rythme des commandes passées sur internet

Le E.Leclerc Drive Rennes accorde la plus grande importance à la satisfaction clients. Cela se traduit pour un Drive par le respect des commandes enregistrées et des engagements en termes d’horaire de livraison. Avant même l’ouverture, la nécessité de bien dimensionner les RH nécessaires pour absorber le flux des commandes a rapidement été considérée comme un élément clef. Le choix de la solution Planexa^® est apparu comme une évidence pour concilier à la fois les impératifs de qualité, la maîtrise des coûts et l’engagement des salariés dans ce projet novateur.

Drive : une problématique ‘planification’ à très fortes contraintes

Avec 3 entrepôts (Bruz, Cesson, Rennes), une superficie oscillant entre 1 600 et 2 700 m² par bâtiment et une moyenne de 250 commandes à traiter par jour sur chacun des sites avec des pics à 430 commandes jour et 45% de commandes à livrer pendant le créneau 16-18H, la gestion des horaires des 90 salariés (pour moitié des contrats ‘temps plein’ et l’autre des étudiants) à organiser sur des tâches de préparation (ambiant / frais / surgelés / fruits et légumes), réapprovisionnement, livraison est loin d’être une sinécure. D’autant que le Drive offre aux clients une large amplitude d’horaire pour les retraits – de 8h30 à 20h30 du lundi au samedi – et que du personnel est mobilisé dès 5h30 pour réceptionner le frais et gérer le réapprovisionnement notamment.

Planexa^®, plébiscité par de nombreux secteurs et décliné pour le Drive

Partir d’une problématique terrain et ensuite RH, tel est le postulat de Holy-Dis pour élaborer ses solutions de planning prévisionnel. Données d’encaissement pour la grande distribution, volumes d’appels et durée moyenne de communication pour les centres d’appels, nombre de couverts pour la restauration, nombre de colis pour la logistique… sont autant d’exemples de données que les logiciels de planification de Holy-Dis sont en mesure d’agréger pour permettre aux utilisateurs d’établir leur prévision d’activités, d’analyser leur productivité et de calculer le besoin RH associé. Pour le Drive, il faut s’aligner sur le système de commandes en ligne (volume) et sur les créneaux horaires de livraison afin d’assurer la meilleure couverture possible des pics de traitement.

Cédric François, le responsable du Drive, n’a pas hésité une seconde lorsqu’il a été informé de la disponibilité d’une version de Planexa^® spécialement adaptée et paramétrée pour gérer les emplois du temps des Drive. Ancien responsable Caisses, Cédric François a très vite compris que la problématique Drive avait de nombreuses similitudes et que le succès passerait notamment par l’optimisation des plannings. Il savait aussi qu’il devrait consacrer un maximum de temps au terrain et aurait donc besoin d’une solution performante pour ne pas perdre de temps à chercher lui-même le planning idéal. En clair, il fallait se donner toutes les chances d’atteindre les objectifs découlant d’un planning idéal :

• La maîtrise des coûts RH
• Le respect des engagements Clients
• La croissance du chiffre d’affaires
• La fidélisation des employés
• L’augmentation de la productivité des équipes
• La conformité au cadre réglementaire.

Concilier les fluctuations de commandes clients (besoins) avec la disponibilité et les contraintes des salariés (ressources)

« Pour notre organisation, c’est un choix stratégique que de capitaliser sur des employés à temps plein et des contrats étudiants à temps partiel ; nous avons autant de temps complets que de temps partiels choisis. Cela nous permet de faire travailler les temps partiels sur les créneaux stratégiques (ces pics d’activités correspondent d’ailleurs très souvent aux disponibilités des étudiants, c’est donc du gagnant-gagnant) et à l’inverse pendant les périodes plus calmes, il est possible de maintenir un effectif minimum. » Explique-t-il.

Planexa^® facilite la prévision de l’activité du Drive grâce à l’import des historiques de commandes traitées depuis Middle-Drive (exemples de données : nombre et temps de livraisons, nombre et durée de préparations ‘Ambiant’, ‘Frais’…). En fonction de ces données, les solutions Holy-Dis facilitent et automatisent la production de plannings adaptés à la courbe prévisionnelle d’activité. Toutefois, ces actions nécessitent d’être mises en œuvre dans le respect du cadre réglementaire, des salariés et des objectifs de qualité de services.

L’optimisation des plannings permet de limiter le sous-effectif et ainsi de contribuer à garantir les engagements clients (temps d’attente, préparation, etc.) et, à l’inverse, de limiter le sureffectif et donc de maîtriser les coûts RH.

« Au-delà du gain de temps, de l’uniformisation et de l’adaptation des horaires aux fluctuations intra-journalières des livraisons, c’est aussi la possibilité d’alterner facilement les tâches de préparation ‘Ambiant’ / ‘Frais’ / ‘Surgelés’ / ‘Fruits et Légumes’ et réapprovisionnement pour une meilleure équité entre les salariés, qui suscite l’adhésion de tous les salariés » commente Cédric François, le responsable du Drive.

En effet, la planification dans le Drive doit aussi tendre à simplifier la gestion des contraintes individuelles légales et fonctionnelles. Par exemple, la tâche de picking des produits frais dans des chambres froides négatives (- 20 ° C) doit faire l’objet d’une rotation soutenue pour préserver les collaborateurs. Le logiciel Planexa® permet, en la matière, de :

• paramétrer le profil de chaque salarié (contrat, heures, desideratas, compétences etc.),
• définir des tâches (picking, réapprovisionnement, ouverture et fermeture, etc.),
• déterminer des contraintes (horaires d’ouverture, charge de travail, temps de pause, etc.)

L’ensemble de ces éléments est alors pris en compte par le moteur de calcul d’horaires afin de produire des plannings optimisés. Enfin, à l’heure de l’e-commerce et de la digitalisation, Cédric François de conclure : «Le Drive, c’est aussi Internet. C’est pourquoi tous les plannings sont aujourd’hui dématérialisés (plus d’éditions papier, c’est dans la politique environnementale de l’enseigne). Les plannings sont envoyés par e-mail et sont consultables aussi bien sur un ordinateur que sur un Smartphone.»

La suite logicielle Planexa® est amplement utilisée par la grande distribution alimentaire. A ce jour, 1600 hypermarchés / supermarchés dont 100 % du Top 100 des hypermarchés français utilisent déjà Planexa^® pour gérer les horaires de leur personnel Caisses, Rayons, Cafétéria, Station… et plus récemment de leur Drive (natif, entrepôt ou point de livraison), parmi lesquels des magasins des enseignes Auchan, Carrefour (intégrés/franchisés), Centre Leclerc, Géant Casino, Intermarché, Système U, Leader Price…

Demandez la cartographie des 398 magasins E.Leclerc utilisateurs des logiciels de planification RH de Holy-Dis et leurs témoignages, comme celui du magasin de Courcelles-Lès-Lens, ainsi que nos solutions pour les DRIVE E.Leclerc.