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Déjà 400 E. Leclerc équipés de Planexa pour la planification des RH et des activités

Déjà 400 E. Leclerc équipés De Planexa Pour La Planification Des RH Et Des Activités

Retour sur 25 ans de success stories et 95% de taux de satisfaction !

Depuis près de 25 ans, Holy-Dis accompagne les magasins du groupement E.Leclerc dans leur problématique de planifications sous-contraintes des RH et des activités. Les logiciels déployés ont évolué, aussi bien sur les aspects technologiques que fonctionnels, pour répondre aux mutations du secteur de la grande distribution alimentaire : nouvelles offres de services (drive, click and collect, …), changement des habitudes de consommation (expérience client omnicanale), évolution des réglementations RH, etc.
Découvrez pourquoi 400 Hypers/Supermarchés font confiance aux solutions de Holy-Dis et à l’expertise de ses collaborateurs pour planifier et gérer au quotidien les horaires de travail de leurs équipes !

Le 400ème E.Leclerc utilisateur de Planexa® – La Ville aux Dames (37700)


Planification : Planexa® (Holy-Dis)
Interface : Evolutel (Infomil)
Effectif : 200 employés
Superficie : 5 500 m2
Ouverture du lundi au samedi
Horaires : 9h – 19h45

L’adhérent de La Ville aux Dames vient de signer avec Holy-Dis et devient ainsi le 400ème magasin E.Leclerc à opter pour l’outil de planification des activités et des RH dédié à la grande distribution : la Suite Planexa®.
Holy-Dis équipera donc prochainement 400 magasins E.Leclerc. Près de 70 % des Hypers/Supermarchés de l’enseigne gère d’ores et déjà les emplois du temps de leurs salariés avec Planexa®.

25 ans de collaboration avec Holy-Dis

Dès le début des années 90, les magasins E.Leclerc de Gouesnou, Genay ou encore Civrieux d’Azergues optaient pour une solution de planification sous-contraintes des activités et des RH de Holy-Dis avec pour objectifs principaux :

  • Aligner les plannings à la fréquentation de leurs points de vente ;
  • Respecter la réglementation en matière de droit du travail ;
  • Automatiser un maximum ce processus chronophage ;
  • Attribuer les horaires de travail équitablement et en toute transparence.

Les premiers magasins utilisateurs sont toujours clients Holy-Dis et le taux de satisfaction des 400 magasins frôle les 95 %.

Les solutions ont bien évidemment évolué au même rythme que les bouleversements de leurs métiers de commerçants, des technologies et de la législation.

L’avènement de nouveaux services (Cafeteria, Manège à bijoux, Station, Drive, 1h pour soi…), les transformations de l’organisation (polyvalence, 35 heures, travail dominical…), le changement des habitudes de consommation (e-commerce, mutations du panier type …), les bouleversements technologiques (tickets de caisses électroniques, caisses SCO ‘Self Check Out’, paiement sans contact, file unique…) ou encore l’essor de l’Expérience Clients, devenue un moteur du Commerce, sont les axes qui poussent les équipes de Holy-Dis vers une innovation logicielle utile répondant à des problématiques concrètes. Ce sont autant de points qui nécessitent une étroite collaboration des équipes Holy-Dis avec l’ensemble des utilisateurs en magasin pour faire évoluer les logiciels en conséquence.

Aujourd’hui, Holy-Dis continue d’accompagner E.Leclerc et son leitmotiv « démocratiser la consommation ». Pour cela une organisation sans faille et une productivité optimale sont indispensables : les emplois du temps et l’adhésion des collaborateurs en sont les clefs de voûte.

L’activité à la genèse de la gestion des temps, la planification optimisée des RH à la racine de la performance

A la fois stratégique et opérationnel, le principe fondateur des solutions Holy-Dis peut se résumer à :
« La bonne personne, la bonne compétence, au bon moment, au bon endroit ».

Nombre de colis, nombre de palettes, nombre de visiteurs, nombre de clients, taux de conversion, nombre d’articles, panier moyen, chiffre d’affaires global, par secteur, par rayon, sont autant de données parmi les centaines existantes qu’un point de vente peut utiliser pour ses prévisions d’activité. Le dimensionnement est la pierre angulaire de la mise en marche d’un magasin. Aventure humaine par excellence, fourmilière des hommes, le monde du commerce englobe une multitude de métiers, de rôles, de tâches qu’il faut organiser, coordonner, planifier, piloter ; chacun avec ses propres contraintes. Quant aux ressources humaines, c’est tout un panel de profils, d’expériences, de personnalités, de désidératas qu’il faut comprendre pour manager et pour lesquels la planification revêt un caractère primordial, à la fois personnel et professionnel, à la mesure de ce secteur particulièrement contraint. Contraint de par sa vocation même, ses clients, sa sensibilité exacerbée par l’environnement (météo, actualités, saisonnalité, promotions…), les managers en Grande Distribution doivent s’adapter, trouver les meilleurs compromis tout en composant avec un cadre légal, nécessitant une attention de tous les instants. La flexibilité et l’agilité sont des qualités requises à toute organisation de ce secteur.

En pratique, la solution Holy-Dis modélise activité par activité, tâche par tâche, le volume d’heures travaillées nécessaires quart d’heure par quart d’heure, grâce aux statistiques issues du système d’encaissement Evolutel d’Infomil (Chiffre d’affaires, nombre d’articles, nombre de clients, caisses ouvertes…) qui alimentent automatiquement Planexa®, tout en étant associées à des notions de productivité (VHT, temps de passage en caisses ou file d’attente…).

Parallèlement, la solution permet d’intégrer l’ensemble des salariés, leurs compétences, leurs disponibilités ainsi que les contraintes liées au droit du travail, à la convention collective (commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire) et aux différents types de contrat : amplitude de repos, durées des coupures, durée de pause, modulation du temps de travail, emplois saisonniers, amplitude de travail quotidien, gestion des contrats à temps partiels

Les utilisateurs de Planexa® apprécient tout particulièrement sa richesse de paramétrage et la flexibilité apportée par le choix d’utiliser soit des horaires fixes (cycliques ou non), soit des modèles horaires, des horaires variables, des tâches fixes ou variables ou bien combiner les différentes possibilités. Cette richesse fonctionnelle permet d’atteindre un niveau de qualité de service pour les clients et un confort d’horaires pour les salariés à la hauteur des engagements des magasins E.Leclerc.

L’équité de traitement entre collaborateurs et leurs participations dans le processus de planification deviennent des vecteurs de satisfaction des employés et donc l’un des garants de leur engagement. La prise en compte de leurs désidératas, la possibilité de mettre en place des horaires en îlot ou libre-choix devient simple et fluide avec la Suite Planexa®, à chaque magasin son organisation !

Un moteur de calcul des plannings au cœur de cette performance

Le moteur de calcul des plannings dont bénéficient les 400 points de vente E.Leclerc est le plus perfectionné du marché. Propriété de Holy-Dis et fruit de plus de 30 années de R&D, ce moteur agrège toute l’expertise de Holy-Dis en matière de planification automatisée. Chaque adhérent équipé est ainsi en mesure de lancer un calcul qui va explorer des milliers de combinaisons de plannings possibles et proposer le planning qui respectera l’ensemble des contraintes et optimisera la couverture des charges de chaque tâche.

Chaque magasin accède donc à une solution de planification sur mesure livrée et installée par Holy-Dis. Un plan de formation dédié à l’enseigne permet d’assurer une efficacité opérationnelle optimale et quasi immédiate. Pour résumer, voici la liste des principaux bénéfices constatés (ROI) pour les magasins E.Leclerc :

  • Anticipation et pilotage en temps réel des flux clients et de l’attente en caisse ;
  • Planification multi-activités : points de vente tous formats, tous secteurs (de la logistique à l’encaissement en passant par les rayons), Drive, E-commerce… ;
  • Meilleur dimensionnement des ressources grâce à un processus simple de prévision d’activité : utiliser les chiffres historisés (CA, clients, articles) pour définir les charges de travail idéales ;
  • Conformité des horaires à la législation, aux règles du point de vente, aux contraintes individuelles, et respect de l’équité ;
  • Optimisation des horaires : couverture optimale des besoins, diminution des périodes de sureffectif rognant la productivité et du sous-effectif impactant l’activité, positionnement pertinent des coupures et des pauses ;
  • Processus industrialisé de la planification : gain de temps pour les managers, réduction des temps administratifs, augmentation du temps consacré aux clients ;
  • Contrôle et amélioration de la qualité de service : adapter l’effectif au flux des clients par une meilleure répartition des heures au sein d’une journée et dans la semaine ;
  • Maîtrise du turnover (diminution des coûts de recrutement et de formation) ;
  • Optimisation de la multicompétence ;
  • Implication et sensibilisation des salariés aux contraintes d’organisation et de planification ;
  • Outil d’aide à la décision avec de nombreuses données chiffrées ;
  • Maîtrise des frais liés aux ressources humaines.

Une suite intégrée, modulaire et dédiée au secteur du Commerce

Implantation au poste de travail : affectation d’un poste de travail physique en tenant compte de contraintes comme la continuité de présence, les pauses… Il est possible d’interdire certains postes à certains salariés et de paramétrer un roulement sur un poste moins prisé (endroit bruyant, caisse rapide, caisse gauche ou droite…). Il permet ainsi de prévenir les risques de TMS (troubles musculo-squelettiques) tout en surveillant les risques liés à la pénibilité.

Prévision d’ouverture de caisses : ce module repose sur la technologie du traitement d’images, mesurant les flux d’entrée en magasin et l’attente en caisses. Intégré à la Suite Planexa®, ce module propose une optimisation des ouvertures de postes de travail en adaptant leur nombre prévu à la fréquentation et au niveau d’attente en caisses constaté.

Pilotage en Temps Réel : module de supervision et de pilotage en temps réel d’un ensemble de postes de travail. Il propose une vision globale de l’occupation des positions et permet de suivre les arrivées, pauses et départs sur les différents postes de travail, en prenant pour base le planning prévisionnel de Planexa® et l’attribution des postes de travail calculée par le module d’implantation.

Portail Salariés : dématérialisation de la diffusion des emplois du temps et de la gestion des flux des demandes d’absences. Les collaborateurs accèdent à leurs plannings depuis tout terminal disposant d’un accès internet.

Suivi des Performances : ce module offre la possibilité d’assurer un suivi précis des événements qui jalonnent la vie du salarié dans l’entreprise, comme les formations et les entretiens individuels réalisés en proposant une synthèse individuelle et collective.

Gestion du temps et des présences (SiRH) : un outil pour contrôler les horaires réalisés des collaborateurs, suivre les compteurs de congés, d’absences, de modulation, heures de nuit ou d’heures complémentaires. Cette solution résolument RH permet d’exporter les EVP vers les principaux logiciels de paie agréés dans le cadre de la DSN (déclaration sociale nominative). Elle propose automatiquement de nombreux indicateurs (nombre d’ETP, jours de maladie cumulés, total des heures prévues, etc). Le suivi automatique de la pénibilité au travail est facilité par l’identification des heures travaillées par personne et par tâche.

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De la planification des hôtesses de caisses à la planification de l’ensemble des salariés tous secteurs

Depuis plus de 10 ans, les magasins ont adapté leur organisation RH à l’évolution des services offerts aux clients. De facto, le personnel est donc devenu plus polyvalent et les plannings ont intégré plus largement la notion de «tâches».

Grâce à une prise en compte des contraintes spécifiques du travail en rayon, en cafeteria, en station-service et, plus récemment, dans le Drive, les solutions de Holy-Dis intègrent nativement des fonctionnalités permettant à la fois de calculer des charges de travail et les plannings associés pour tout type de tâche et pour tout type de secteur/département.

Drive : une problématique ‘planification’ soumise à de très fortes contraintes

Par exemple, des fonctionnalités dédiées au modèle du Drive et une interface avec Middle Office permettent d’ores et déjà à plus de 20 E.Leclerc Drive de professionnaliser à leur tour les emplois du temps d’un modèle florissant.

Le cas E.Leclerc DRIVE de Rennes qui pilote les plannings de ses 90 salariés au rythme des commandes passées sur internet. Avec 3 entrepôts (Bruz, Cesson, Rennes), une superficie oscillant entre 1 600 et 2 700 m² par bâtiment et une moyenne de 250 commandes à traiter par jour sur chacun des sites avec des pics à 430 commandes, 45% des commandes sont à livrer pendant le créneau 16-18H. La gestion des horaires des 90 salariés (pour moitié des contrats ‘temps plein’ et l’autre des étudiants) est loin d’être une sinécure ; il faut planifier les tâches de préparation, de réapprovisionnement et de livraison. D’autant que le Drive offre aux clients une large amplitude d’horaire pour les retraits – de 8h30 à 20h30 du lundi au samedi – et que du personnel est mobilisé dès 5h30 pour notamment réceptionner le frais et gérer le réapprovisionnement.
« Au-delà du gain de temps, de l’uniformisation et de l’adaptation des horaires aux fluctuations intra-journalières des livraisons, c’est aussi la possibilité d’alterner facilement les tâches de préparation ‘Ambiant’ / ‘Frais’ / ‘Surgelés’ / ‘Fruits et Légumes’ et réapprovisionnement pour une meilleure équité entre les salariés, qui suscite l’adhésion de tous les salariés » commente Cédric François, le responsable du Drive.
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98% du top 100 des hypers français équipé d’une solution Holy-Dis !

La suite logicielle Planexa® est largement plébiscitée par les enseignes de la grande distribution alimentaire. A ce jour, 1600 Hypermarchés/Supermarchés dont 98 % du Top 100* des hypermarchés français utilisent Planexa® pour gérer les horaires de leur personnel Caisses, Rayons, Cafétéria, Station… et bien évidemment de leur Drive (natif, entrepôt ou point de livraison), parmi lesquels des magasins des enseignes Auchan, Carrefour (intégrés/franchisés), Centre E.Leclerc, Géant Casino, Intermarché, Système U, Leader Price…

* réalisé par le magazine Linéaires sur la base du chiffre d’affaires.

Extraits de témoignages clients E.Leclerc

Mme Isabelle Guillaume, E. Leclerc Bollene (7029 m2, 30 caisses, une station-service) : « […] grâce à Planexa®, je réalise et optimise mes plannings avec souplesse et facilité. Je peux donc répondre aux attentes du personnel de caisses (impératifs ou préférences des salariés) ainsi qu’à celles de ma direction (optimisation du temps de travail, productivité, meilleure gestion du flux clients)… ».

Mme Céline Lechevalier, E. Leclerc Reze (11000 m2, 40 caisses, parapharmacie, espace culturel, station-service, drive) : « Planexa® est très fiable au niveau législation. La gestion du nombre d’heures travaillées par rapport à l’année précédente permet une bonne gestion des frais de personnel ».

Mme Sophie Chatellier, E. Leclerc Autun (4080 m2, 24 caisses, parapharmacie, espace culturel) : « Il m’est arrivé une seule fois d’avoir à faire les horaires du service à la main à cause d’une panne d’ordinateur : c’est dans ces moments-là que vous réalisez à quel point le logiciel Planexa® est performant et qu’il devient difficile de s’en passer… ».

Mme Bernadette Jardin, E. Leclerc Gonesse (5840 m2, 35 caisses) : « Nous pouvons affiner au quart d’heure le nombre de collaborateurs nécessaires pour répondre au niveau d’activité prévu dans le magasin. Cela nous permet désormais d’améliorer la performance des heures travaillées ».

Des photos, des témoignages clients >>

Du Made in France qui s’exporte

La solution est disponible dans 7 langues et est utilisée dans plus de 40 pays dans le monde. On compte d’ailleurs des magasins E. Leclerc utilisateurs de Planexa® au Portugal, en Espagne, en Pologne et en Slovénie.

Toute l’équipe Holy-Dis remercie les magasins E.Leclerc et l’ensemble de ses clients de la Grande Distribution pour leur confiance.

 

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