Le Centre E.Leclerc de Gonesse (95) fait bonne figure face à la crise et atteint ses objectifs de CA grâce à l’optimisation de sa planification des RH

Avec 200 employés, une surface de vente de 5 840 m², 27 caisses traditionnelles et 8 caisses libre-service, ce point de vente est confronté à une planification complexe aux multiples contraintes (économiques, sociales, légales…). Mme Bernadette Jardin, responsable de caisses en charge de la planification devait réaliser les horaires de son équipe 3 semaines à l’avance tout en gardant une marge de flexibilité pour les imprévus : un exercice périlleux pour lequel un traitement manuel ou les limites de Ms Excel sont très vite dépassées. Confronté à un ralentissement de la consommation, le magasin a donc choisi de s’équiper de la suite Planexa^® pour professionnaliser et optimiser la construction des horaires & plannings.

2014 : une contraction du CA maîtrisée et compensée grâce à une gestion optimisée des plannings prévisionnels et réalisés

Planification : Planexa^® (Holy-Dis)
Interface : Evolutel (Infomil)
Effectif : 200 employés
Superficie : 5 840 m2
35 caisses

Grâce à Planexa^® ce point de vente « a pu rattraper une partie du retard au niveau du CA annuel en optimisant la planification des horaires de travail » ; Bernadette Jardin et son équipe ont travaillé ensemble pour concilier les objectifs de rentabilité, la qualité de service et le climat social.

En collaboration avec ses deux adjointes, Mme Bernadette Jardin, la responsable de caisses, a su tirer parti de la puissance de Planexa^® en passant de l’obscurité à la lumière alors qu’elle construisait les plannings manuellement par le passé ! Il lui suffit désormais d’une petite demi-journée pour faire les plannings contre une semaine auparavant.
Ce gain d’efficacité lui permet de passer plus de temps avec ses équipes et de mieux prendre en compte leurs attentes et désidératas.

Installée en 2011, la suite Planexa^® est au cœur de la performance du magasin, « nous pouvons affiner au quart d’heure le nombre de collaborateurs nécessaires pour répondre au niveau d’activité prévu dans le magasin. Cela nous permet désormais d’améliorer la performance des heures travaillées » explique Bernadette Jardin.

Dès les premiers signes d’un ralentissement de la consommation et donc du niveau d’activité, cette optimisation a permis d’atteindre les objectifs de mise à niveau des frais de personnel et de maintenir un équilibre stratégique entre :

• La qualité de service & la performance (temps d’attente en caisses, réaffectation de collaborateurs vers les différents rayons, limitation des temps improductifs, etc.)
• Les impératifs économiques (atteinte des objectifs, maintien du CA, limitation des heures supplémentaires, etc.)
• Les besoins des salariés (équité des horaires, flexibilité, respect des temps de pause, etc.)

« Notre direction a été très satisfaite de la réactivité et du réalisme que nous avons su déployer. Nous avons même surpassé les objectifs que nous avions déterminés tout en maintenant la confiance et l’engagement de nos équipes » ajoute Bernadette Jardin.

Un processus de planification optimisé, impartial, au service de la performance du supermarché

« Grâce à cet outil [ndlr : Suite Planexa^®] nous sommes impartiaux et transparents, et surtout très efficaces. Planexa^® nous permet de déterminer des objectifs avec la direction de manière objective » détaille Bernadette Jardin.

Le dispositif a été complété par les fonctionnalités de suivi de la modulation du temps de travail et de suivi des performances des employés.

Le Centre E.Leclerc de Gonesse a choisi d’offrir à ses employés l’assurance d’un planning gagnant/gagnant et équitable tout en affichant clairement le respect des obligations, les attentes de l’entreprise et les limites de flexibilité. Les trois utilisateurs de la Suite Planexa^® exploitent aussi les fonctionnalités optionnelles de :

• Suivi de la modulation du temps de travail pour contrôler l’adhérence des heures planifiées aux heures réalisées et les écarts de couverture de charges prévues et réalisées ; les écarts d’heures sont ensuite pris en compte pour les futures planifications.
• Suivi des performances individuelles pour calculer automatiquement des indices de performance de l’équipe caisses. En effet, grâce à l’interface avec Evolutel « en un coup d’œil on peut désormais identifier les collaborateurs moins performants sur une période donnée pour tenter de comprendre pourquoi avec eux et si nécessaire les aider à monter en compétence. Par exemple, pour 2014 nous avons décidé de fixer un objectif de 1 143€ de CA par jour et par hôtesse de caisse pour une moyenne de 18 articles / minute » explique Bernadette Jardin.

Une prise en main rapide pour un retour sur investissement concret

La prise en main de Planexa^® a été rapide. En 3 jours de formation nous avons pu configurer et maîtriser l’outil pour produire des emplois du temps cohérents. Plus pratique que théorique, la formation nous a permis d’apprendre en manipulant l’outil directement, sous l’œil avisé du formateur » étaye Bernadette Jardin.

Lors des sessions de formation, un consultant-formateur de Holy-Dis accompagne les futurs utilisateurs, pas à pas, dans la configuration de la solution logicielle au cours de 3 journées de formation complètes plus une séance quelques semaines plus tard pour les réajustements. Plus qu’un simple apprentissage à la manipulation de Planexa^®, « les formateurs offrent aussi des conseils pour améliorer l’organisation interne et s’adaptent à la réalité du point de vente » complète Bernadette Jardin.

« Aujourd’hui, Planexa^® nous permet d’ajuster au mieux le placement de chaque heure travaillée pour réduire le coût des heures supplémentaires et pour éviter les périodes d’inactivité. Par ailleurs grâce aux projections d’activité que nous faisons et à l’historique d’activité enregistré, nous pouvons aussi anticiper nos besoins en recrutement » conclut Bernadette Jardin.

Plus de 1 600 utilisateurs dans la grande distribution

La suite logicielle Planexa^® est amplement utilisée par la grande distribution alimentaire. A ce jour, 1600 hypermarchés / supermarchés dont 100 % du Top 100 des hypermarchés français utilisent déjà Planexa^® pour gérer les horaires de leur personnel Caisses, Rayons, Cafétéria, Station… et bien évidemment de leur Drive (natif, entrepôt ou point de livraison), parmi lesquels des magasins des enseignes Auchan, Carrefour (intégrés/franchisés), Centre E.Leclerc, Géant Casino, Intermarché, Système U, Leader Price…

Expériences Planification RH et Gestion des Temps E.Leclerc

Comme les témoignages des magasins de Courcelles-Lès-Lens, Saint-Martin de Ré, Albi, Drive Rennes, Reze, Autun ou encore Bollène !