3 supermarchés franchisés, 3 configurations, un même outil de planification automatisée des RH et des activités – Planexa®

Lyon (69), les Abrets (38) et Cluny (71), trois magasins sous franchise Carrefour Market ont adopté les solutions de planification RH de Holy-Dis. Insatisfaits de la solution précédente, les frères Lionel et Franck Vericel se sont tournés vers Planexa^® pour optimiser et maîtriser leur planification de A à Z. D’abord déployé au sein du magasin lyonnais en 2012, Planexa^® a ensuite été déployé au sein des 2 autres points de vente. Résultat : la performance est au rendez-vous avec plus d’équité entre salariés, un meilleur respect des contraintes légales, une plus grande adéquation entre la charge de travail et les équipes planifiées ainsi qu’une grande facilité pour construire les plannings horaires.

Dès 2012, Lionel Véricel nous explique qu’il souhaitait « lancer ce projet pour optimiser et professionnaliser la gestion RH de chaque point de vente ». Seulement, avec des tailles différentes (1400m² – 1920 m² – 3640 m²), des services variés (drive, livraisons à domicile, etc.) ou encore un nombre de salariés inégal, il était nécessaire d’acquérir un outil flexible et aussi bien adapté au supermarché de proximité urbain qu’à l’hypermarché plus rural.

Dès l’amorce du projet, 4 axes d’amélioration ont été définis :

1. Optimiser le service au client et réduire le temps d’attente en caisse
2. Assurer la légalité des plannings édités et fluidifier le processus
3. Atteindre un processus transparent et équitable d’attribution des horaires
4. Accéder à un outil simple d’utilisation.

Les emplois du temps impactent directement la qualité de service, la fidélisation clients, le chiffre d’affaires…

Déployé au sein du magasin de Lyon dès 2012, Planexa^® a permis d’optimiser, en quelques semaines à peine, l’affectation des ressources humaines disponibles sur l’ensemble des différentes tâches du magasin en fonction des niveaux d’activité. « Grâce à Planexa^® nous pouvons désormais anticiper et maîtriser les niveaux d’activité tout en planifiant les ressources nécessaires sur chaque tâche pour atteindre une meilleure qualité de service sans pertes en efficacité. L’utilisation de Planexa^® a permis de réduire le temps d’attente en caisse lors des pics d’affluence tout en limitant les temps d’inactivité de chaque collaborateur pendant les heures creuses » explique Franck Véricel.

C’est d’ailleurs cette recherche de l’équilibre entre les besoins de son magasin, les attentes de ses collaborateurs et la qualité de service à ses clients, qui est devenue le moteur même de la planification. « Aujourd’hui Planexa^® nous permet d’assurer la réalisation de nos objectifs qualité tout en respectant l’ensemble des contraintes légales de manière transparente et équitable » ajoute Lionel Véricel.

Equité et transparence sur la réalisation des plannings : meilleure implication du personnel

Avec des équipes de plus de 40 personnes par magasin, la transparence de la planification est devenue un facteur clef de motivation pour les équipes de Franck et Lionel Véricel. Grâce à Planexa^® il est par exemple possible de déterminer le nombre d’ouvertures et fermetures qu’un salarié doit faire au cours d’un même mois, une nouveauté très appréciée par les équipes des M. Véricel, qui étaient auparavant tributaires d’une planification moins maîtrisée. « Nous étions parfois confrontés à des tensions entre collaborateurs et direction sur la construction des plannings, aujourd’hui nos processus sont maîtrisés et cette « mécanisation » a permis de mettre tout le monde sur un même plan d’équité dans l’attribution des horaires de travail », complète Lionel Véricel.

Un calcul de charges pondéré pour plus de performance

L’investissement a donc porté ses fruits et la prise en main de Planexa^® a permis, après 6 mois d’utilisation, d’atteindre un niveau d’optimisation de la planification en phase avec les axes d’amélioration initiaux.
L’efficacité de l’utilisation d’un outil professionnel est progressive et Planexa^® ne déroge pas à la règle. « Avec une formation complète et une connaissance approfondie des fonctionnalités de Planexa^® nous sommes aujourd’hui en mesure de réagir très rapidement à l’annonce de l’absence d’un collaborateur. Le matin même nous pouvons désormais lancer un nouveau calcul pour réaffecter les ressources disponibles sur les différentes tâches. Cette réactivité limite l’impact des absences ou des réattributions de tâches en cas de fluctuation des niveaux d’activité » détaille Franck Véricel.

Aujourd’hui, chacun de ces 3 magasins dispose ainsi d’une solution permettant de bien répartir l’ensemble de ses ressources disponibles en fonction des besoins et des budgets prévisionnels. Les nouveaux processus mis en place au travers de cette solution facilitent l’anticipation des fluctuations d’activité et automatisent une planification optimale des horaires de travail, accueillie favorablement aussi bien par les clients que par les employés et que par le management. Le résultat est sans appel : les périodes d’inactivité sont désormais réduites au maximum pendant les périodes creuses et les équipes sont renforcées pour assurer un service optimal pendant les pics de fréquentation.

« La possibilité d’éditer des plans de charges ou encore d’éditer des emplois du temps complets et détaillés a considérablement fluidifié l’ensemble de la planification » ajoute Lionel Véricel. En effet, la diffusion personnalisée et individualisée des horaires de travail est aussi, pour lui, l’assurance de limiter l’occurrence d’oublis et d’erreurs au niveau des présences effectives.

Planexa^® : l’outil de planification conçu pour la grande distribution

Planexa^® permet de bâtir rapidement des emplois du temps qui tirent le meilleur parti des ressources disponibles pour couvrir la charge de travail à chaque instant tout en respectant les contraintes légales, sociales et organisationnelles.

Ce logiciel est plébiscité par la grande distribution alimentaire et équipe désormais plus de 1 600 hypers/supers, dont 100 % du Top 100 des hypermarchés français, parmi lesquels des magasins des enseignes Auchan, Carrefour (intégrés/franchisés), Carrefour Market, Centre Leclerc, Géant Casino, Intermarché, Système U, Leader Price…

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