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DOSSIER : Social Planning, de quoi parle-t-on au juste ?

DOSSIER : Social Planning, De Quoi Parle-t-on Au Juste ?

Voici la définition du Social Planning tel que nous le concevons : c’est un ensemble de dispositifs humains et participatifs mis en place dans le cadre du processus de planification des horaires des collaborateurs avec pour objectif principal d’améliorer l’équilibre vie professionnelle – vie privée de ces mêmes collaborateurs… mais pas seulement.

Au sommaire

Le social planning : effet de mode ou lame de fond ?

Les problématiques de planification ont souvent été appréhendées dans une démarche top-down, du management vers les collaborateurs. Sous la dénomination de Social Planning, c’est donc avant tout d’un mode de gestion plus inclusif, transversal et collaboratif dont il est question.

Expérience collaborateurs (EX)

Bruno Delhaye – CEO de Holy-Dis « On parle maintenant de « l’expérience salarié », comme de « l’expérience client ». Selon le principe de la symétrie des attentions, la qualité du relationnel en interne détermine l’attitude des employés avec les clients de l’entreprise. D’ailleurs, cela me rappelle une célèbre citation de Richard Branson, fondateur de Virgin, qui était : « Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de votre entreprise ». C’est vraiment une tendance que l’on observe globalement au niveau mondial. Le bien-être de vos salariés garantit en quelque sorte le bon fonctionnement de votre business. Si vos collaborateurs sont satisfaits de la relation qu’ils entretiennent avec leur entreprise, vos clients le seront aussi… En clair, mettre un babyfoot à disposition de ses collaborateurs ne suffit plus ». On fait référence ici à l’engagement (empowerment) des salariés pour leur entreprise.

Lire l’interview complète de Bruno  >>

Le recrutement et l’intégration (onboarding) de nouveaux salariés représentent des dépenses de plus en plus élevées et un processus chronophage pour les entreprises (le coût réel d’un recrutement >>), c’est pourquoi il est impératif, dans un cadre global d’optimisation des ressources, de fidéliser les collaborateurs et de mieux gérer leurs talents et compétences.

Plus de flexibilité pour tous : le collaborateur, le client, l’entreprise

« Il est impossible d’aller contre le sens de l’histoire. La flexibilité s’impose. Et, dans de nombreux secteurs où recruter et former coûtent de plus en plus cher, cette souplesse accordée aux salariés est un moyen pour conserver les talents. Car il faut savoir, qu’après le salaire, le planning est l’une des préoccupations majeures des Français », analyse Stéphane Chambareau, responsable Marketing & Communication de Holy-Dis.

En effet, l’emploi du temps est l’outil indispensable pour une meilleure conciliation entre vies privée et professionnelle.

Cette préoccupation conduit à divers modes de flexibilité, qui seront de moins en moins subis par les collaborateurs. Aujourd’hui encore, la flexibilité est souvent perçue comme une contrainte voire une exigence de l’entreprise, mais cet équilibre évolue du fait des changements sociétaux et de l’adoption des nouvelles technologies. Les entreprises doivent répondre à la fois aux attentes de leurs salariés tout en couvrant celles parfois divergentes de leurs clients. Elles ne pourront le faire qu’avec une proposition de valeur partagée par tous. En quelque sorte, il en va de la capacité des sociétés à mettre en place un modèle de confiance au sein de leur organisation sous la forme de programmes d’employee advocacy.

Cette flexibilité sera donc concertée.

Le passage aux 35 heures a apporté de la souplesse, permettant aux entreprises dans le cadre des dispositifs de modulation/annualisation de s’adapter selon les périodes de basse ou forte activité.

L’évolution des modes de consommation a fortement impacté les organisations et influencé le législateur. Les clients veulent tout, tout le temps. Phygital, omnicanal, 24/7, amplitude d’ouverture, travail du dimanche sont autant de réalités du quotidien pour de nombreuses entreprises en mutation vers un monde résolument moins régulé et standardisé en termes d’horaires.

Les entreprises doivent jongler avec des plages horaires de plus en plus étendues et des flux de fréquentation variables tout au long de la journée. L’organisation 9h00 – 18h00 a vécu. Cette journée de travail ne correspond plus à l’équilibre vie personnelle/vie professionnelle attendu par les nouvelles générations.

Vers la fin du salariat et des organisations issues des baby-boomers et de la génération X

Nous assistons à une réelle et profonde mutation dans le monde du travail.

Les générations Y ou Millénial (25-34 ans) et Z (18-24 ans) seraient exigeantes, impatientes, dispersées et rejetteraient l’autorité hiérarchique… à moins qu’il ne s’agisse là que d’une persona marketing. Une chose est certaine : depuis 2017, leurs tranches d’âges sont majoritaires dans la population mondiale (51,3%*). Pour ces digital native ultra-connectés, c’est surtout la relation au temps qui ne s’écoule pas de la même manière qui serait leur signe distinctif. Pour faire simple, c’est là encore, en quelque sorte, la fin des horaires fixes.

La journée de travail des Baby-boomers et de la génération X versus la journée de travail nouvelle génération (Y et Z)

Selon une étude récente, d’ici à 2025 dans les pays anglo-saxons, plus de la moitié des travailleurs seront freelance*. Cela aura un impact incontestable sur les relations employeur/employé. Demain, les deux parties joueront d’égal à égal et les règles qui régissent aujourd’hui ces relations seront assurément amenées à évoluer.

Gig économie, une nouvelle expression aux États-Unis et un tournant significatif (40% des travailleurs Américain seront indépendants d’ici 2020*). Certains diraient : c’est l’économie des petits boulots. D’autres, plus neutres, diront qu’elle caractérise la tendance des entreprises à avoir recours à des indépendants pour des contrats courts et dans le même temps, l’augmentation de professionnels prêts pour ce type d’arrangements.

Une autre statistique majeure concerne le nombre de travailleurs à distance dont la part atteindra 50% des effectifs pour un tiers des organisations, d’ici à 2025*.

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Livre Blanc Télétravail

Le travail à domicile, nouveau modèle pour les centres de contacts ?

 

C’est le concept même du salarié qui évolue. Le statut du freelance va se généraliser et, dans le même temps, on travaillera et on communiquera ensemble très différemment. La distance ne sera bientôt plus un frein. D’ailleurs, la digitalisation de l’espace de travail abolira ces distances et nos lieux de travail se transformeront pour devenir d’abord des lieux de collaboration. On ne viendra plus au travail pour travailler, mais surtout pour échanger, profiter des espaces spécialement étudiés pour.

Nos lieux de travail se transformeront pour devenir d’abord des lieux de collaboration – Bruno Delhaye

Sur ce thème, on vous renvoie aussi vers le livre « Utopies réalistes » (Éditions du Seuil) de Rutger Bregman, journaliste et essayiste néerlandais, qui estime que l’être humain ne peut être créatif que six heures par jour… Tout ceci en dit long sur l’évolution de nos organisations.

How working less could solve (nearly) all our problemsRutger Bregman, avril 2017, conférence TED >>

Pour finir, évoquons les slasher, terme anglais qui fait référence à la barre oblique /, désignant les personnes qui cumulent au moins deux emplois parfois très différents. En France, ils seraient ainsi plus de 4 millions dans cette situation (environ 16 % de la population active). Consultant RH le jour / Professeur de Zumba le soir, Professeur de Philosophie / Consultant en communication, Téléconseiller dans les assurances / Pigiste, Développeur informatique / Influenceur culinaire, Serveur du vendredi au lundi / Graphiste le reste du temps…Facilité par les plateformes collaboratives et l’ubérisation de certaines professions, exercer deux, trois voire quatre métiers est le plus souvent un choix qui n’est pas forcément contraint par des aspects économiques et qui peut aussi être motivé par l’envie de s’épanouir et de sortir de la routine.

Face à l’émergence de ces nouvelles « économies », les pays nordiques examinent une autre forme de modèle : la flexisécurité, une libéralisation totale des contrats, notamment sur les conditions d’embauche et de licenciement.

La planification agile et collaborative revêt dans ce contexte global toute son importance, cristallisée dans le concept de Social Planning.

La Loi Travail en France, vers la flexisécurité

« Plus de dialogue social, plus de souplesse et de visibilité pour les entreprises, plus de protections pour les actifs » – Impacts de la loi travail >>

Concrètement, quels dispositifs dans le cadre d’une démarche social planning ?

« Quoi de plus naturel que d’offrir à chaque collaborateur la possibilité de participer à la construction de son planning ? ». Il est désormais possible d’impliquer chaque acteur de l’entreprise dans ce processus socialement critique qu’est la planification.

Préférences horaires

Garde d’enfants, sport, obligations associatives, autre(s) emploi(s), études, de nombreux salariés souhaitent aménager leur emploi du temps en conséquence. Certaines entreprises ont largement recours à ces dispositifs permettant aux collaborateurs de faire des demandes d’aménagement d’horaires, de partager leurs desiderata/préférences sur la composition de leur emploi du temps (jours travaillés ou non, disponibilités matin / après-midi / soir, heures de début et de fin de journée, heures de début et de fin de coupure, etc.). Dans certaines entreprises ces demandes sont encadrées, dans d’autres elles peuvent être faites dès l’embauche ou encore au fil du processus de planification, dans tous les cas, ces préférences sont traitées et priorisées par le planificateur lors de l’élaboration des plannings (lors de l’optimisation du calcul des emplois du temps prévisionnels).

Chaque responsable accède à des outils d’administration, de contrôle et de pilotage de son équipe, ce qui lui permet de gérer simplement les demandes de congés ou d’aménagements d’horaires tout en simulant l’impact que ces desiderata auront sur la productivité du magasin

Choix d’horaires

Aujourd’hui, certaines organisations préfèrent créer des bibliothèques de modèles horaires calqués sur la charge d’activité pour ensuite les proposer aux collaborateurs. Ainsi une personne pourra choisir de travailler le lundi selon le modèle 6h/14h, 13h/19h ou 18h/00h par exemple. Cette méthode permet à l’organisation de rester efficace sur la couverture de ses différentes activités planifiées tout en offrant le choix pour le collaborateur. Dans certaines entreprises, la palette de choix est limitée, dans d’autres il faudrait plus d’une année à un salarié pour tous les tester, dépendamment de ses compétences.

Le moteur de calcul peut aussi bien gérer des situations simples avec calcul des plannings à partir de modèles horaires, que des situations très complexes avec des horaires variables fortement contraints par un jeu de paramètres.

Échanges d’horaires

Le principe des échanges d’horaires permet aux employés à travers une plateforme collaborative de permuter avec leurs collègues tout ou partie de leur planning sur le principe d’une bourse d’échange (offre/demande). Ce dispositif peut être associé à un circuit de validation sinon un contrôle automatisé des échanges peut être effectué. Il permet de s’assurer que des contraintes de type légales (conformité légale du planning après échange, durée hebdomadaire…), d’habilitation sur des tâches (compétences et niveaux) ou encore d’équité (nombre de matinées, soirées, nocturnes, coupures) sont bien respectées.

Une bourse d’échange interactive ainsi qu’une interface de demandes ponctuelles d’aménagements permettant aux conseillers de mieux gérer leur équilibre entre vie privée et professionnelle.

Absences

Au même titre que les présences, il est parfois judicieux d’automatiser ou simplifier les circuits de validation des demandes d’absence pour une autonomie accrue des collaborateurs. En complément, les collaborateurs peuvent être sensibilisés sur des périodes du mois propices à la prise de congés en raison d’une activité soutenue par exemple. Certaines entreprises mettent ainsi en place des réserves et peuvent préciser un nombre de semaines ou jours consécutifs maximum, un nombre de personnes absentes maximum avec une compétence définie… L’idée ici étant de mettre en place des systèmes d’arbitrage transparents et équitables.

Le manager peut mesurer les impacts de chaque demande sur l’activité du restaurant. Cette flexibilité offre des conditions de travail plus souples et participatives aux collaborateurs sans avoir un impact négatif sur la productivité au sein du restaurant.

Télétravail

Le travail à distance devient quasi une norme, apportant une flexibilité à l’entreprise et aux salariés volontaires. S’il est désormais mieux « encadré », il est toutefois nécessaire de l’orchestrer en permettant par exemple de définir les jours autorisés, les amplitudes maximums, les durées de coupure minimum et maximum, d’automatiser la mise en télétravail dès lors qu’une tâche commence très tôt le matin… Il faut aussi définir les tâches qui peuvent être réalisées en télétravail, tout comme il peut être nécessaire de définir un effectif maximum sur site pour des questions d’occupation des postes de travail.

Il a été possible de déployer un dispositif de planification optimisée des RH et des activités intégrant toutes les particularités du télétravail et de ses pratiques et cela dès 2010.

Covoiturage

Les plannings peuvent également faciliter la mise en place de covoiturage ou de navettes de transport d’entreprise. Les covoitureurs sont identifiés afin d’avoir des horaires quasi identiques. A l’inverse, il existe une alternative qui détermine puis organise la mise en relation de salariés ayant des horaires de travail et un parcours domicile-lieu de travail compatibles.

La problématique était jusque-là traitée dans l’autre sens, les covoitureurs étaient considérés comme une équipe pour avoir des horaires quasi identiques. Ce principe peut cependant présenter des limites et avoir des impacts sur l’activité et la qualité de service de l’entreprise.

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Formaliser dans le cadre d’un SiRH de Gestion des Temps : équité, atawad, optimisation…

La mise en place de ces différentes options dites ‘Social Planning’ nécessite une vigilance de tous les instants sur la notion d’équité et pour éviter tout jugement subjectif, il est préférable de mettre cela en place par le biais d’une solution neutre qui appliquera la charte définie en limitant le clientélisme et les mécontentements inhérents. Tenir compte mécaniquement et en toute transparence du nombre d’ouvertures et de fermetures, du nombre de nocturnes, de l’attribution de tâches plus ou moins fastidieuses n’est pas un luxe. L’équité est aussi un axe de performance et de paix sociale dans les entreprises.

L’ensemble des dispositifs repris en exemple ci-dessus peuvent être mis en place par l’intermédiaire de solutions de planification telles que celles proposées par Holy-Dis. Un portail dédié au collaborateur permet d’interagir avec son planning tout en restant dans le cadre du processus de planification. Il est donc simple pour le collaborateur de déposer une demande d’aménagement (par exemple de terminer avant 17h le mardi) et pour le manager d’anticiper l’impact de cette demande en production en fonction des compétences, de l’activité ou des ressources d’ores et déjà mobilisables.

Le Social Planning occupe une place importante dans le dispositif fonctionnel des solutions Holy-Dis et dans l’approche d’intégration. L’objectif étant d’améliorer l’équilibre vie privée – vie professionnelle des collaborateurs tout en restant dans le cadre du processus d’optimisation des plannings et de satisfaction clients.

La mobilité est aussi l’un des enjeux de ces dispositifs qui s’inscrivent dans une dimension ATAWAD.

A savoir

Une palette complète de type d’horaires est disponible notamment dans les solutions Holy-Dis : variables, fixes, modèles, tâche non affectée, libre-choix, îlots, mixtes… chacun offre des niveaux de flexibilité différents pour l’entreprise et le salarié.

Une large majorité des clients Holy-Dis ont mis en place un ou plusieurs de ces dispositifs, certains très récemment, d’autres depuis plus de 20 ans, dépendamment de leur secteur d’activité, de leur taille, de leur digitalisation ou plus simplement de la maturité de leur organisation.

Retrouvez de nombreux témoignages et exemples de gouvernance RH

O2 Care Services organise la vie du service client autour de plannings journaliers optimisés

Nespresso optimise les emplois du temps et la polyvalence de ses équipes en magasin, pour une expérience clients renforcée, Who Else ?!

Avec Timesquare, Nickel optimise la gestion des plannings des 180 collaborateurs de son Service Client pour répondre à ses clients dans les meilleures conditions

Sources*
– Bureau américain du Recensement, données disponibles en novembre 2017
– Workplace 2025 : Take a glimpse into the Future Workplace

Crédits photo
Unsplash.com – @Shane Rounce @curtis-macnewton @quickorder @thaddaeus-lim | Pixabay@Arek Socha @rawpixel @Free-Photos

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