PODCAST – Divisez par 7 la charge de travail RH grâce à l’embauche 100% dématérialisée

Nous recevons aujourd’hui Fouad Sevimli, cofondateur de Staff & Go. Cette solution simplifie et digitalise le processus de l’embauche par une dématérialisation des flux de documents et des éléments administratifs.

Intégration, onboarding, oui, mais avant c’est l’embauche qu’il faut bien maîtriser  !

Après être recruté et pour amorcer son parcours d’intégration, l’embauche du collaborateur est un moment clef. Signature de contrat, premiers échanges administratifs, transmission de la déclaration de l’embauche, envoi de documents, questions pratiques sur la mutuelle : l’embauche est de plus en plus complexe.

En moyenne, un millénial change de poste tous les 5/6 ans ! Il est donc plus que jamais nécessaire de digitaliser et proposer un parcours d’intégration fluide et qui permet de garder un lien fort avec le nouvel arrivant. Bonne nouvelle, avec Staff & Go tout est intégré dans un flux et des processus clairs. Bonus et non des moindres, Staff & Go est intégré à la marketplace de Timesquare et évite aux utilisateurs de ressaisir tout d’une application à l’autre et dans le respect du RGPD !

Le texte qui suit est une retranscription du contenu de l’enregistrement.

Après le recrutement, simplifiez et digitalisez le processus d’embauche

Nous sommes aujourd’hui sur le point de lancer notre marketplace pour les utilisateurs et clients de Timesquare. Staff & Go fera partie des premiers partenaires associés. Est-ce que vous pouvez nous présenter la solution de gestion de l’embauche pour nos utilisateurs de Timesquare ?

Alors tout d’abord, un petit mot sur la Marketplace. Elle va permettre de connecter Timesquare (planification et gestion des temps) avec d’autres logiciels, dont Staff & Go. Et ça évite la ressaisie d’informations d’un logiciel à l’autre. On considère qu’on est, à peu de choses près, sur le même logiciel. En effet, les deux apps interagissent en temps réel. On est vraiment fiers de faire partie de cette initiative. Il y a une réelle complémentarité entre Timesquare et Staff & Go.

L’outil, en amont de Timesquare, libère les ressources humaines de l’administratif via la dématérialisation des bulletins. Mais aussi et surtout via l’embauche. En effet, on va diviser par 7 la charge de travail liée à chaque embauche.

Staff & Go a donc fait le pari d’outiller les candidats et futurs collaborateurs pour amorcer leur intégration avant même que le candidat ne signe son contrat. Est-ce que vous pouvez nous expliquer votre vision de ce parcours d’intégration et quel rôle joue ce processus dans l’intégration du candidat?

Oui tout à fait. Alors en fait on s’est rendu compte que premièrement les RH passent encore beaucoup trop de temps à échanger avec les futurs salariés. Pour leur demander des documents, la carte d’identité, la carte vitale mais également des informations qui sont nécessaires à la rédaction du contrat de travail. Très souvent les informations sont partielles et il y a beaucoup de va-et-vient entre les Ressources Humaines et le futur salarié.

Le 2e point que l’on a constaté c’est que souvent le candidat signe son contrat de travail et toutes les annexes le jour où il intègre l’entreprise. Alors, imaginez le stress pour un nouveau salarié qui intègre une entreprise qu’il connait peu (organisation, fonctionnement, etc) et qui doit signer une cinquantaine de pages en incluant les annexes ? Alors qu’il n’a pas le temps de lire le document ? Cela ajoute un stress inutile. Donc il est important d’offrir aux candidats d’avoir la possibilité de tout lire à tête plus reposée. Leur donner la possibilité de bien comprendre les contrats qu’ils signent.

Automatiser la rédaction du contrat de travail

C’est exactement le but de Staff & Go : anticiper un maximum possible la rédaction et la communication du contrat de travail aux salariés. On va d’ailleurs pouvoir le faire à distance grâce à cette techno qui est accessible depuis un smartphone. Le principe c’est que dès qu’on a créé le compte vide on va inviter la recrue à se connecter depuis son smartphone et à remplir ses informations personnelles. Il va également prendre une photo de sa carte d’identité,  de sa carte vitale et de tous les documents qui sont nécessaires à l’embauche du collaborateur.

Valider et faire signer les documents à distance

Le collaborateur va aussi en profiter pour consulter les documents d’entreprise comme le règlement intérieur, la complémentaire santé, etc. Et ce qui est important de savoir, c’est que toutes ces informations, saisies par le salarié, vont remonter automatiquement dans le contrat de travail. Celui-ci sera ensuite finalisé par les ressources humaines et envoyé en signature électronique. Une fois que le document est signé, il atterri dans le coffre fort numérique du salarié sans avoir à faire la moindre manipulation. Donc c’est un gain de temps assez conséquent et à plus aucun document écrit.

Respecter le RGPD et la confidentialité des données

L’autre point, c’est au niveau du RGPD. Aujourd’hui on se rend compte que la plupart des entreprises demandent tous ces justificatifs (qui contiennent des données personnelles) par e-mail alors que la CNIL le déconseille. En effet, l’e-mail est peu sécurisé. Avec Staff & Go, on répond aux prérequis du RGPD. Et la petite cerise sur le gâteau c’est vraiment le fait qu’on évite la ressaisie dans le logiciel de paie et Timesquare. On assure une communication en temps réel qui crée les fiches salariés dans ces 2 logiciels instantanément.

Améliorer le travail collaboratif entre managers, RH et direction grâce à l’outil qui compile le contrat de travail

En amont de la solution de planification, Staff & Go fluidifie aussi les interactions entre le candidat et le manager, les RH et la direction. Quels sont les différents rouages qui peuvent être mis en place?

Alors effectivement, dans des structures d’une certaine taille, on va encore plus loin en impliquant les managers. Je prends l’exemple de E.Leclerc qui a besoin d’impliquer les chefs de rayon dans le processus d’embauche. Quand le chef de rayon constate qu’il a un besoin de recrutement, il suit une procédure. Il remplit un formulaire papier, le fait valider et le fait signer à son responsable hiérarchique. Avec Staff & Go on a également digitalisé toute cette partie-là, puisque le responsable va pouvoir le faire depuis son smartphone.

Permettre aux RH, managers, direction, de mieux travailler ensemble

La communication est ensuite validée par le responsable hiérarchique. On l’envoie également aux RH pour pouvoir sourcer le candidat depuis des outils comme comme Flatcher. Ensuite, il est possible de récupérer les données du candidat sélectionné dans Staff & Go pour déclencher l’embauche et la rédaction du contrat de travail.

Donc c’est un gain de temps et on permet également d’impliquer encore plus les managers dans le processus de d’embauche des collaborateurs.

Améliorer les canaux de communication de l’entreprise

Le 2ème exemple que j’aimerais donner c’est notre module de communication interne. Il est essentiel avec la tension qu’il y a sur le marché du travail, de mieux sensibiliser et de mieux engager les salariés pour pouvoir les fidéliser. Et on va aider l’entreprise à le faire à travers ce module qui permet :

• de publier dans un fil d’actualité des visuels des événements de l’entreprise, des priorités de l’entreprise pour que les salariés soient au courant et davantage engagés au niveau des priorités de l’entreprise
• de communiquer aux salariés l’affichage obligatoire et/ou les comptes-rendu du CSE, un accord d’intéressement ou encore de collecter l’accusé réception de cette offre.

Donc tous ces éléments-là vont vraiment permettre aux salariés d’être mieux informés des évolutions de leur entreprise et d’être encore mieux engagés dans l’atteinte des objectifs.

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Créer une valeur ajoutée grâce à une suite SiRH qui améliore l’intégration de recrues

Alors comme pour Holy-Dis, les entreprises qui ont une forte croissance, un turnover sont particulièrement concernées. Est-ce que cette intégration nécessité un gros investissement en temps, en formation ou même sur la conduite du changement au niveau de l’implémentation de Staff & Go ?

L’intégration se fait très rapidement grâce aux interfaces avec les logiciels de paie. On importe les données du logiciel de paie ainsi que la liste des salariés sans afficher les données personnelles. Donc c’est très léger en terme d’implémentation. Cela prend entre 1h et 4h en fonction de la taille de l’entreprise. C’est lié à la structure de l’entreprise et au nombre de modules qui sera déployé.

Intégrer les outils SiRH dans une chaîne de valeur ajoutée

En ce qui concerne la conduite du changement on essaye de bousculer le moins possible les habitudes des RH. On ne remplace pas le logiciel de paie. Staff & Go se greffe au logiciel de paie et permet d’automatiser des tâches qui sont répétitives et sans valeur ajoutée. Par exemple, une entreprise qui a plusieurs sites et qui embauche ses salariés localement fait face à des défis. Si il n’y a pas de ressources humaines sur chaque site, il faut communiquer à distance. Donc ce qui est important, c’est de pouvoir compléter les fonctionnalités du logiciel de paie et d’éliminer toute la lourdeur administrative autour de de la gestion administrative du personnel.

Et depuis l’arrivée de la COVID il y a une forte tension sur le marché du travail avec des RH qui sont débordées. Les RH consacrent plus de temps au développement des compétences. Avec Staff & Go on réduit le temps d’une embauche de entre 60 (à 90 min) à une dizaine de minutes. Cela permet aussi de se focaliser sur le recrutement qui est de plus en plus compliqué depuis quelques années.

La marketplace est aussi une manière pour des acteurs du numérique français de se retrouver et de proposer leurs compétences, leur support, leur conseil directement à des entreprises. Il est possible d’enrichir des processus en exploitant une expérience terrain locale de tous les acteurs et leurs workflows existants.

Aujourd’hui de plus en plus d’acteurs du SiRH se complètent et cherchent à travailler ensemble. Selon vous, comment qualifierez-vous Holy-Dis dans cette démarche ? Que vous inspire Timesquare et notre démarche ?

Je pense que cette initiative de Holy-Dis est extrêmement intéressante et va apporter beaucoup de valeur aux clients. Et c’est là qu’on pense qu’effectivement, offrir la possibilité de connecter Timesquare avec un logiciel de recrutement. Avec un logiciel de gestion administrative comme Staff & Go, les salariés accèdent aux fonctionnalités dont ils ont besoin. Le meilleur des fonctionnalités.

A l’inverse, les grands acteurs SiRH ont une multitude de fonctionnalités qu’on n’utilise pas forcément. Mais on les paie très cher et inversement on n’aura pas certaines fonctionnalités SiRH pointues dont on a besoin. Cette collaboration permet de répondre à un besoin de plus en plus exprimé et sollicité de la part de nos clients.