Planification RH : Les chaises musicales de la Planification RH

La planification ou comment construire les emplois du temps des salariés n’est pas simplement un jeu de chaises musicales. C’est une science qui booste la performance de l’entreprise. Un collaborateur en moins à un moment de forte activité et c’est le niveau de service au client qui en pâtit. Un collaborateur en trop et c’est une perte de productivité qui mine l’entreprise. Mais comment optimiser tout ce processus?

Placer la bonne personne avec la bonne compétence, au bon moment et au bon endroit est devenu bien plus que notre motto, c’est notre manière de voir les choses.

I – On conceptualise : la planification RH est une science

Pour Holy-Dis la planification est un schéma complexe qui comporte de nombreuses couches à décortiquer pour simplifier la création des emplois du temps de chaque acteur de l’entreprise. Que ce soit dans les domaines de la Relation clients, de la distribution, de la restauration ou de la logistique, la planification sous contraintes est devenue un axe de performance.

L’optimisation de la planification des RH est aujourd’hui possible grâce au moteur de calcul et au processeur dont la vitesse de calcul permet une exécution rapide. Ce moteur, au centre du schéma de la planification des RH, est entièrement conçu autour d’algorythmes qui répondent aux différentes sollicitations que formule l’utilisateur du logiciel. Ci-dessus, le schéma cristallise l’ensemble des étapes et des contraintes à maîtriser (et conceptualisées dans le moteur de calcul) pour délivrer un planning optimisé et qui respecte les besoins de l’entreprise, du collaborateur et des clients.

II – On simplifie : l’outil concentre le processus RH

Une fois que l’ensemble du processus de planification a été mis à plat, la création de l’interface pour l’utilisateur est primordiale car elle doit simplifier l’ensemble de l’organisation. En effet, l’interface est la pointe visible de l’iceberg qui, par son ergonomie & conception, permet à l’utilisateur d’appréhender et de répondre rapidement à un processus de planification lourd et complexe. Sur la base de contraintes simplifiées, le moteur de calcul parcours alors des dizaines de milliers de combinaisons de plages de travail pour obtenir le meilleur planning possible au regard du triptyque clients, collaborateurs, entreprise.

Au delà des  performances du moteur, le logiciel est donc principalement conçu pour simplifier le processus de planification.  Une solution logicielle doit être ergonomique et répondre aux besoins des utilisateurs simplement, il est donc important de se mettre à leur place. La solution est donc développée en fonction des besoins de l’utilisateur pour répondre à un besoin simple : calculer le meilleur planning possible dans un contexte donné (contraintes RH, dispositifs et règlements, obligations contractuelles, etc.).

III – On délivre : le planning couvre les besoins

Mais le planning de chaque collaborateur n’est pas pour autant terminé une fois qu’il est calculé. En effet cela reste un planning prévisionnel. Il doit ensuite être validé et délivré à l’ensemble des collaborateurs au minimum 2 semaines avant qu’il ne commence. Une fois l’édition du planning réalisée, il est alors nécessaire de contrôler l’adhérence de celui-ci et donc de mesurer l’écart entre le prévisionnel et le réalisé. Les solutions technologiques interviennent donc aussi pour faciliter et accélérer des processus généralement lourds et chronophages.

Après l’édition du planning il est possible de réaliser des modifications en cas d’absence ou de demande particulière d’un collaborateur. Le planning de travail n’est pas une ressource statique mais un support dynamique et évolutif qui doit accompagner les besoins des clients, des collaborateurs et de l’entreprise.