Comment traduire le Temps de l’entreprise ? et oui on gagne une heure de sommeil grâce au changement d’heure d’hiver !
Lorsque nous apprenons un nouveau langage, on commence souvent par les jurons. Pour parler du « temps » et de son langage nous n’en ferons pas forcément de même. Mais quand même, c’est un bon point de départ… En vérité, de temps à autre, le verbe nous échappe, frustration, douleur, difficulté, énervement, de nombreuses raisons nous y conduisent parfois, ok, souvent. « Pschhhhhht » la soupape se relâche pendant quelques instants, cela relève d’un sentiment, d’un moment, en réalité c’est ce que l’on appelle ‘l’instant présent’. A l’inverse, l’entreprise ne peut pas se laisser porter dans l’instant présent, l’organisation doit le « maîtriser » ou du moins tenter de le prévoir. Comme nous le faisons depuis l’apparition de notre pensée / conscience.
« Le présent du passé, c’est la mémoire, le présent de l’avenir, c’est l’attente, le présent du présent, c’est la perception. »
Le temps assume une dimension physique : il est quantifiable. En effet, la seconde est la durée de 9 192 631 770 périodes de la radiation correspondant à la transition entre les niveaux hyperfins F = 3, mF = 0 et F = 4, mF = 0 de l’état fondamental 6S½ de l’atome de césium 133.
Le temps assume une dimension philosophique : c’est sous la forme du « temps qui passe » que toute existence humaine prend conscience du phénomène du Temps .
Mais, mis à part cette relation scientifique ou individuelle et personnelle au temps, l’entreprise et l’activité de celle-ci assument aussi une dimension qui mérite aussi une définition. Une entreprise est composée d’individus qui doivent coordonner leurs actions pour répondre à un besoin.
Le temps ‘productif’ de l’entreprise
En amont un manager va donc prévoir des niveaux d’activité pour mieux planifier les ressources et, en aval, il devra démontrer et analyser les écarts constatés entre le prévisionnel et le réalisé. Au cœur de cette méthodologie, l’entreprise doit donc déterminer et fractionner un mode de fonctionnement par ‘périodes’, un dénominateur temps commun à l’organisation. Par exemple l’entreprise va pouvoir définir des périodes intra journalières (ex. tranches horaires), hebdomadaires (ex. demi-journées) ou à l’année (ex. mois). La durée de ces périodes est alors fixée en fonction du contexte de l’entreprise ou de son activité. Un ensemble de ‘cadres’ définissent aussi des limites claires à la maîtrise du temps dans l’entreprise.
Fractionner pour mieux planifier et piloter le quotidien
La granularité prédéfinie (définition de la taille de la plus petite durée possible) offre à l’entreprise a une mesure de temps commune et indivisible. Chez Holy-Dis, les outils permettent de définir une granularité en nombre de minutes (généralement 15 minutes), caractéristique qui définit la plus petite tranche horaire visible et saisissable dans le logiciel. Ce choix permet d’ajuster la finesse du système déployé pour organiser et cadrer les ‘espaces temps’ à couvrir tout au long d’une période donnée. Le fractionnement permet aux managers et à leurs entreprises d’être plus flexibles lorsqu’ils doivent faire face à une activité fluctuante.
La granularité au quart d’heure nous permet de prévoir en compétences et en nombre les équipiers nécessaires sur des périodes très précises. On définit alors les besoins tâche par tâche afin d’établir une charge prévisionnelle sur tous les postes du restaurant. Avec environ 15 tâches différentes, production, frites, drive, caisses, livraisons, entretien machine à glaçon, etc., on est en mesure de déterminer que pour le Burger King de Ploeren, il faudra trois collaborateurs dès 11h30, cinq à partir de 11h45 pour le début du service et une dizaine à 12h pour débuter la période de rush » détaille M. Ruellan, gérant de trois restaurants. Lire son témoignage complet >>
Moduler le temps de travail pour pérenniser l’activité économique
La modulation du temps de travail est une manière pour les organisations de mieux maîtriser la fluctuation du niveau d’activité tout au long de périodes longues. L’entreprise répartit alors la durée du travail de ses collaborateurs sur une période donnée (un an maximum, c’est l’annualisation). Ce dispositif permet par ailleurs un lissage des rémunérations, ce qui signifie que la rémunération mensuelle des salariés est stable, aussi bien lors des périodes de haute que de basse activité.
A savoir : À défaut d’un accord de modulation, l’employeur peut mettre en application les articles D. 3122-7-1 à 3122-7-3 du Code du travail, pour organiser le temps de travail par périodes (4 semaines au plus).
Quel rapport au temps Privé / Pro ?
Mais le temps revêt aussi une dimension unipersonnelle qui est unique et propre à chaque individu. L’entreprise est composée d’hommes et de femmes qui vont avoir un rapport au temps très varié. L’horloge est l’un des outils qui permettent de le définir plus précisément dans l’entreprise. Mais l’appréhender uniquement de cette manière est réducteur.
Il y a beaucoup d’idées reçues. Qui n’a jamais trouvé le temps long quand il s’ennuie et qui n’a jamais trouvé que le temps défile vite lorsque l’on s’amuse ? Mais cela recoupe très souvent une perception altérée par un état présent (ex : angoisse d’être en retard chez la nounou). L’employé n’y est pas étranger et il emporte cette dimension avec lui au travail et qui peut l’empêcher de se concentrer correctement.
Alors pour l’aider à mieux gérer ce que l’on pourrait appeler une émancipation temporelle, il est possible de mettre en place des outils et dispositifs pour offrir à chacun de mieux conjuguer les temps professionnel et privé de l’employé :
- Bourse d’échange d’horaires (échanges de tranches horaires entre collaborateurs)
- Portail collaborateurs (demandes spécifiques)
- Demandes d’aménagements d’horaires (demande des mercredis pour gérer les enfants)
- Pointeuses et badgeuses (possibilité de maîtriser les temps effectifs)
- Etc.
Gestion des temps – les centièmes d’heures
Pour établir des compteurs et comptabiliser les heures réalisées, l’entreprise et son administration doivent alors comptabiliser le temps en centièmes. Une heure représente 60 minutes mais notre système de calcul décimal force la conversion des minutes en centièmes. Par exemple, si au niveau RH il est nécessaire de comptabiliser 45 minutes pour calculer une heure majorée, le responsable RH devra effectuer le calcul suivant :
